Business Letters - Format & Style-8RXbsFZCctc

सॉफ्ट स्किल्स (soft skills) पर एनपीटीईएल (NPTEL) ऑनलाइन व्याख्यान में आपका स्वागत है।
 पिछले व्याख्यान में हमने व्यापार पत्रों के बारे में बात की और हमने उनकी संरचनाओं के बारे में बात की थी ।
 व्याख्यान के अंत में हमने विनम्रता पर चर्चा की थी कि ये सभी व्यावसायिक पत्रों की पहचान होती है।
 बेशक, हम भाषा के संदर्भ में विनम्र हो सकते हैं, लेकिन फिर हमे भी विनम्र होना पड़ेगा और इसलिए हमारा विचार उचित प्रारूप बनाए रखना हो सकता है।
 इस व्याख्यान में हम विभिन्न प्रारूपों के बारे में बात करने जा रहे हैं और फिर उस शैली के बारे में भी जो एक प्रभावी व्यावसायिक पत्र की आवश्यकता है।
 अब आपको याद है जैसा कि मैंने कहा था कि आपको अपने संगठन में पत्र लिखने के अभ्यास का पालन करना होगा जो वहां मौजूद है।
 अब, विभिन्न संगठनों के पास प्रदान की गई सुविधा के आधार पर विभिन्न प्रारूपों के अलग-अलग तरीके हैं और एक संगठन में चल रहे अभ्यास के आधार पर आपको प्रारूप का पालन करना है, लेकिन अन्य प्रारूपों के बारे में जानने में कोई नुकसान नहीं है।
 आमतौर पर एक पत्र में चार प्रारूप हो सकते हैं।
 सॉफ्ट स्किल्स (soft skills) डॉ।
 बिनोद मिश्रा मानविकी और सामाजिक विज्ञान विभाग भारतीय प्रौद्योगिकी संस्थान, रुड़की व्याख्यान - 28 व्यापार पत्र: प्रारूप और शैली।
 (Business Letters: Format & Style) सॉफ्ट स्किल्स (soft skills) पर एनपीटीईएल (NPTEL) ऑनलाइन व्याख्यान में आपका स्वागत है।
 पिछले व्याख्यान में हमने व्यापार पत्रों के बारे में बात की और हमने उनकी संरचनाओं के बारे में बात की थी ।
 व्याख्यान के अंत में हमने विनम्रता पर चर्चा की थी कि ये सभी व्यावसायिक पत्रों की पहचान होती है।
 बेशक, हम भाषा के संदर्भ में विनम्र हो सकते हैं, लेकिन फिर हमे भी विनम्र होना पड़ेगा और इसलिए हमारा विचार उचित प्रारूप बनाए रखना हो सकता है।
 इस व्याख्यान में हम विभिन्न प्रारूपों के बारे में बात करने जा रहे हैं और फिर उस शैली के बारे में भी जो एक प्रभावी व्यावसायिक पत्र की आवश्यकता है।
 अब आपको याद है जैसा कि मैंने कहा था कि आपको अपने संगठन में पत्र लिखने के अभ्यास का पालन करना होगा जो वहां मौजूद है।
 अब, विभिन्न संगठनों के पास प्रदान की गई सुविधा के आधार पर विभिन्न प्रारूपों के अलग-अलग तरीके हैं और एक संगठन में चल रहे अभ्यास के आधार पर आपको प्रारूप का पालन करना है, लेकिन अन्य प्रारूपों के बारे में जानने में कोई नुकसान नहीं है।
 आमतौर पर एक पत्र में चार प्रारूप हो सकते हैं।
 पहला, पूर्ण ब्लॉक प्रारूप है(full block format )।
 हम उसकी एक-एक करके चर्चा करेंगे और उदाहरणों के माध्यम से उन्हें दिखाएंगे।
 फिर संशोधित ब्लॉक प्रारूप है और फिर हमारे पास अर्ध ब्लॉक प्रारूप है और फिर हमारे पास सरलीकृत प्रारूप है।
 अब, चर्चा करें कि पूर्ण ब्लॉक प्रारूप से हमारा क्या मतलब है।
 यदि आपके आजकल लिखे जाने वाले पत्रों पर नज़र डालें, और उनके प्रारूपों पर तो आप देखेंगे की चारों यहाँ दिये गए हैं ।
 अब, पहला प्रारूप एक पूर्ण ब्लॉक है।
 दूसरा एक संशोधित(modified) है, तीसरा इंडेंट(indented) है और चौथा सरलीकृत(simplified) है।
 अब वास्तव में एक पूर्ण ब्लॉक प्रारूप की विशेषताएं क्या हैं? आजकल अधिकांश संगठनो में इस प्रारूप का, मेरा मतलब है कि पूर्ण ब्लॉक प्रारूप उपयोग में है।
 अब, हम इसे पूर्ण ब्लॉक क्यों कहते हैं और यह विशेषताएं क्या हैं।
 आपको अब तक के पूर्ण ब्लॉक प्रारूप में मिलेगा, जिसे आप अभी तक जानते हैं कि आपने लेटरहैड के अलावा दाईं ओर तारीख लिखने का अभ्यास किया है।
 पत्र के लेटरहैड को वहीं रहने दें, लेकिन आप जानते हैं कि तिथि रेखा हमेशा दाईं ओर लिखी जाती है, लेकिन मैं कभी-कभी बहुत हल्के ढंग से कहता हूं कि अब हम पूर्ण ब्लॉक प्रारूप के साथ, वास्तव में बाएं का अनुसरण करने वाले व्यक्ति बन गए हैं, जिसका अर्थ है कि इस पत्र के सभी हिस्से बाएं हाथ के हाशिया पर हैं।
 उदाहरण के लिए, यदि आपको व्यवसाय पत्रों का प्रारूप याद हो तो तारीख पहले आती है ।
 तो, तारीख बाईं ओर भी होगी।
 और तारीख के नीचे ही अभिवादन होगा मेरा मतलब है कि तारीख, अभिवादन, अंत, हस्ताक्षर रेखाएं, बायी ओर भी किया जाएगा।
 इसके अलावा, पत्र में कोई विराम चिह्न नहीं होगा।
 विशेष रूप से मुख्य भाग को छोड़कर मेरा मतलब है कि यदि आप तारीख लिखते हैं तो किसी भी अल्पविराम को रखने की आवश्यकता नहीं है।
 यदि नीचे आप एक बार फिर अंदरूनी पता लिखते हैं तो कोई विराम चिह्न लगाने की आवश्यकता नहीं है।
 और फिर जब आप प्रिय महोदय या प्रिय महोदया लिखते हैं तो आप अभिवादन को लिखते हैं।
 आप पाएंगे कि आपको बाईं ओर एक संरेखण करना होगा।
 अभिवादन के ठीक नीचे आप विषय पंक्ति लिखेंगे जो बायीं तरफ भी होगी और फिर इसे संरेखित करके, आप अपना पत्र शुरू करेंगे।
 लेकिन याद रखें कि एक प्रावधान है कि अंदरूनी पते में और यहां तक कि पूरक अंत में कोई विराम चिह्न नहीं होगा, लेकिन पत्र के मुख्य भाग में खुले विराम चिह्न होंगे।
 और अंदरूनी पते में कोई विराम चिह्न नहीं है, याद रखें कि आपको यह नहीं भूलना चाहिए कि मुख्य भाग में स्वयं में कोई विराम चिह्न नहीं था।
 यह एक मुख्य भाग में विराम चिह्न होगा।
 लेकिन ना ही अंदरूनी पते में कोई विराम चिह्न होगा और ना ही मानार्थ अंत में ।
 अभिवादन और विषय पंक्ति के बीच दुगुने खाली स्थान की अनुमति होगी।
 उदाहरण के लिए, यहां एक है जिसे मैं आपको दिखाना चाहता हूं।
 अब यहां आप इस नाम को पाते हैं कि मेरा मतलब है कि यह लेटरहैड है जो वास्तव में शीर्ष केंद्रित है और नीचे आप पाते हैं कि यह तारीख है, आप पाते हैं कि हम आपको कोई ज्ञात अवधि या उसके जैसा कुछ नहीं डाल रहे हैं ।
 हम तिथि लिखते हैं और फिर सीधे रास्ते में आते हैं, हम अंदरूनी पते पर आते हैं।
 अंदर के पते में कोई विराम चिह्न देने का कोई प्रावधान नहीं है और शुरूआत करें जहां हम प्रिय महोदय के साथ शुरू करते हैं जो कि अभिवादन है।
 और फिर हम विषय और विषय की भाषा लिखते हैं और संरेखण होता है जो आप देखते हैं कि संरेखण बाईं ओर है।
 और जब आप इसे बंद करने जा रहे हैं तो आप एक बार फिर से एक मानार्थ अंत कर देंगे कि आप आपका ईमानदारी से या भवदीय लिखने जा रहे हैं।
 और उसके बाद आप अपना नाम लिखेंगे, अपना नाम टाइप करेंगे, लेकिन आप अपना नाम ब्रैकेट में रखेंगे और आपके नाम के बीच और इस प्रशंसनीय अंत के बीच कुछ जगह होनी चाहिए जो कि जगह की कमी की वजह से मैंने नहीं दिया पर यह सलाह दी जाती है कि आप एक अंतर बनाए रखें।
 मेरा मतलब है कि आपको आपका ईमानदारी से और मानार्थ अंत के बीच कुछ जगह रखनी चाहिए और फिर आप व्यक्ति का नाम लिखते हैं।
 कई मामलों में यदि आपको लगता है कि यह किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा लिखा जा रहा है जिस का पदनाम और ऐसा कुछ है, तो आप इस पदनाम को नाम के नीचे भी उल्लेख कर सकते हैं जैसे कि वह प्रियम सुंदर के नीचे अपना पदनाम दे ।
 और जो भी अब यह पूर्ण ब्लॉक प्रारूप का एक उदाहरण है।
 और अधिकांश संगठनों के मेरा मतलब है कि दो प्रारूप हैं जिनका पालन किया जा रहा है, एक पूर्ण ब्लॉक प्रारूप या संशोधित प्रारूप या सरलीकृत प्रारूप है लेकिन याद रखें कि एक अर्ध ब्लॉक भी है, आप पाएंगे कि एक अर्ध ब्लॉक भी है।
 यहां एक बार फिर, एक उदाहरण है जो आप पाते हैं कि यह वास्तव में एक मिश्रित संस्करण है, लेकिन फिर आप यहां पा सकते हैं कि अंदर के पते में कोई विराम चिह्न नहीं है।
 और फिर नमस्कार पंक्ति में भी कोई विराम चिह्न नहीं है, फिर फिर इस विषय में कोई विराम चिह्न नहीं है, लेकिन विराम चिह्न यहाँ हैं यह पत्र के मुख्य भाग में खुले विराम चिह्न हैं।
 और जब एक मानार्थ अंत होता है तो व्यक्ति आपका सचमुच लिखता है, तो आप आपका ईमानदारी से लिख सकते हैं।
 मेरा मतलब है कि मैं यहां भाषा के दृष्टिकोण से ध्यान केंद्रित नहीं कर रहा हूं, बल्कि संरचना के साथ-साथ प्रारूप के दृष्टिकोण से भी।
 अगला एक संशोधित ब्लॉक है।
 अब सवाल यह है कि इस ब्लॉक में यह संशोधन क्या है।
 यह भी वैसे ही लिखा गया है जैसे एक ब्लॉक प्रारूप तैयार किया जाता है , लेकिन पता, विषय पंक्ति और अभिवादन के कारण यह ब्लॉक है।
 वे बाईं ओर संरेखित होते हैं और अनुच्छेद भी खंडो में होते हैं लेकिन जब तारीख , मानार्थ अंत और हस्ताक्षर की बारी आती है ।
 मेरा मतलब है कि कोई निर्धारित दिशानिर्देश नहीं है, हमने देखा है कि कई लोग इस तारीख को लिख चुके हैं।
 तिथि शीर्ष में दाएं हाथ की तरफ हो सकती है, आपको पता है कि मेरा मतलब है कि बाएं हाथ की तरफ भी तारीख डालने का कोई अभ्यास नहीं है।
 यह तिथि हो सकती है कि यह वास्तव में उन उपयोगकर्ताओं को प्रदान की जाने वाली सुविधा का एक प्रकार है जो मानार्थ अंत और हस्ताक्षर की तारीख है।
 वे दाईं ओर भी हो सकते हैं, लेकिन दाएं और केंद्र की तारीख के बीच, दाएं हाथ के हाशिया और पृष्ठ के केंद्र के बीच मानार्थ अंत और हस्ताक्षर रखा जाता है।
 यही कारण है कि हम इसे एक संशोधित ब्लॉक प्रारूप कहते हैं।
 उदाहरण के लिए, यहां आप पाएंगे कि यह फिर से प्रारूप है।
 यहां आप पा सकते हैं कि तारीख दाएं हाथ की ओर है और मानार्थ अंत है और यहां तक कि एक हस्ताक्षर रेखा भी है जो दाईं ओर स्थित है।
 और इसके अलावा, अगर उदाहरण के लिए एक मानार्थ अंत है, तो कहें कि यह आपको धन्यवाद दे रहा है या यदि यह सादर है तो यह इसके और उसके बीच आ सकता है।
 मेरा मतलब है कि वे केंद्र में आ सकते हैं, लेकिन फिर जब पते की पंक्ति की बात आती है या जब यह अंदरूनी पते की बात आती है, तो वह हमेशा बाईं तरफ होगी और फिर प्रिय महोदय और फिर प्रिय महोदय के नीचे विषय पंक्ति होगी।
 आजकल, एक नया अभ्यास हो रहा है कि प्रिय महोदय के बाद कई लोगों ने एक कोलन (अपूर्ण विराम चिन्ह) लिखना शुरू कर दिया है।
 यहां तक कि कुछ संगठन भी प्रिय महोदय के बाद एक कोलन देने में आगे आए हैं।
 लेकिन याद रखें कि अन्य चीजें बाईं ओर संरेखित की जाएंगी और खुले विराम चिह्न पत्र के मुख्य भाग में होंगे।
 इसलिए, इसे पत्र का संशोधित प्रारूप कहा जाता है।
 इसके बाद, यहां एक बार फिर एक उदाहरण है जिसे आप देख सकते हैं जो कि मैंने एक पुस्तक से लिया है।
 मेरा मतलब है कि आप पाएंगे कि दिनांक रेखा दायीं ओर दी गई है और जैसा कि मैंने कहा था कि हमने चर्चा की है कि दिनांक रेखा, मानार्थ अंत, मेरा मतलब है कि आप मानार्थ अंत देख सकते हैं, मानार्थ अंत भी संरेखित किया गया है, लेकिन फिर दिनांक रेखा और अंत करें और फिर आखिरकार, हस्ताक्षर रेखा जो बायीं तरफ प्लावित होती है।
 अन्यथा आप जानते हैं कि पता , फिर विषय और फिर अभिवादन करते हैं और फिर पत्र के मुख्य भाग , सभी को प्लावित कर दिया गया है।
 उन सभी को प्लावित कर दिया गया है क्योंकि यह इस ब्लॉक में है।
 इसलिए, हमें ध्यान में रखना होगा।
 अगला सेमी (अर्द्ध) ब्लॉक प्रारूप है।
 अर्ध ब्लॉक प्रारूप में आप जानते हैं कि नाम अर्द्ध है, अर्द्ध मतलब आधा है।
 तो, यह केवल आधे ब्लॉक का होगा।
 इसलिए, कम या ज्यादा यह संशोधित ब्लॉक शैली के ही समान है।
 आप में से कुछ जानते होंगे कि कुछ पत्र लेखकों का मानना है कि संशोधित ब्लॉक और अर्द्ध ब्लॉक प्रारूप एक हैं।
 तो, अनुच्छेद, लेकिन फिर अंतर का एक बिंदु है।
 और अंतर यह है कि अनुच्छेद इंडेंट हैं।
 मेरा मतलब है कि आपको अनुच्छेद शुरू करने के बाद एक स्थान छोड़ना होगा।
 यदि वहां फिर से दूसरा अनुच्छेद है तो आपको इंडेंट करना होगा।
 इसलिए, जब आप अनुच्छेद को इंडेंट करते हैं तो वे वास्तव में सुंदर दिखते हैं, वे सुंदर दिखाई देते हैं।
 तिथि और मानार्थ अंत संशोधित ब्लॉक शैली के समान हैं और फिर अंदर का पता बाएं हाशिए पर लिखा गया है।
 तो, ये अर्द्ध ब्लॉक प्रारूप की विशेषताएं हैं।
 अब, आप देख सकते हैं कि यह वास्तव में एक पत्र है जो कि एक संगठन से है।
 यहां आप उस तारीख को पा सकते हैं जिस तारीख को उन्होंने दायीं तरफ या बाईं ओर नहीं लिखा है, लेकिन यहां की तारीख मध्य में लिखी गई है, आपको पता है।
 और संगठन का नाम लेटरहैड भी बाईं ओर है।
 इसलिए, विभिन्न संगठनों के पास उनके पत्र तैयार करने या प्रारूपण के विभिन्न तरीके हैं।
 और यदि उनके पास मुद्रित एक है तो आप जानते हैं कि आपको कुछ भी नहीं करना है, सिवाय इसके कि आपको पत्र को लेटरहैड पर तैयार करना है।
 फिर तारीख यहां है और फिर आप यहां पाते हैं कि अंदर का पता बाईं ओर की ओर है जो आपको पता है।
 जो कुछ भी नाम है और फिर यहां यह व्यक्ति प्रिय महोदय या प्रिय महोदया नहीं लिखता है, लेकिन वह प्रिय मिस जो भी कोई ऐसा लिखता है।
 अब इसका मतलब है कि वह वास्तव में पत्र के प्राप्तकर्ता को जानता है।
 वह पत्र के प्राप्तकर्ता को जानता है।
 कभी-कभी ऐसा होता है कि लोग अक्सर व्यक्ति के लिंग के बारे में भ्रमित होते हैं।
 ऐसे मामले में आपको बस व्यक्ति का पहला नाम लिखना चाहिए।
 उदाहरण के लिए, प्रिय रहील, अगर आप प्रिय रहील लिखते हैं या आप प्रिय स्टेला, प्रिय स्टीफनी भी लिख सकते हैं, मेरा मतलब है कि आप उस व्यक्ति के लिंग से अवगत नहीं हैं।
 यही कारण है कि सुरक्षित पक्ष प्रिय लिखना है और फिर पहला नाम लिखना है।
 और फिर आपको हर व्यावसायिक पत्र में ,यदि यह उत्तर है ,यदि यह प्रतिक्रिया पत्र हैं, तो यह धन्यवाद के साथ शुरू होगा, यही वह जगह है जहां हम सौहार्दपूर्णता के बारे में बात करते हैं, हर व्यवसाय पत्र को सौहार्दपूर्ण होना चाहिए।
 तो, हम क्या करते हैं हम एक पत्र के लिए धन्यवाद लिखते हैं।
 मेरा मतलब है कि आप सोच सकतें हैं कि कुछ लोग इस तरह से एक पत्र के लिए धन्यवाद जो कि इस दिनांक को था ,ऐसा भी लिखते हैं, लेकिन फिर आप लिखने के अभ्यास का भी पालन कर सकते हैं जैसा कि मैंने पहले व्याख्यान में कहा था कि आप अपना संदर्भ संख्या , उनकी संदर्भ संख्या लिख सकते हैं।
 या आप इस तरह के एक पत्र के लिए धन्यवाद का भी उल्लेख कर सकते हैं और फिर आप सीधे उस विषय पर आते हैं जो कुछ भी था और फिर यदि आप उत्तर दे रहे हैं या उनके कुछ सूचना दे रहे है तो प्रत्यक्ष तौर पर कहना हमेशा बेहतर होता है कि मेरा मतलब सीधे तौर पर कहना है।
 मेरा मतलब है कि सीधे बिंदु पर आओ, कृपया संलग्नक प्राप्त करें, कृपया संलग्नक को पाएँ मेरा मतलब है कि शुरुआत में बहुत कुछ लिखने की आवश्यकता नहीं है।
 क्योंकि लोगों के पास समय नहीं है और यह उन्हें और अधिक भ्रमित कर सकता है।
 इसलिए, सीधे कहना हमेशा बेहतर होता है, जिसका अर्थ है विशेष रूप से उल्लेख करके कृपया इस तरह के विवरण प्राप्त करें।
 और आखिरी पंक्ति आखिरी पंक्ति हमेशा सौहार्दपूर्ण अर्थ से पूर्ण होनी चाहिए जिससे व्यापार पत्र के सभी प्रकारों में आपको मिल जाएगा जब आप व्यवसाय पत्र के विभिन्न उदाहरणों के बारे में बात करेंगे।
 आपको पता चलेगा कि आपको जोर देना है कि मेरा मतलब है कि आपने कुछ कहा है, लेकिन फिर ज़ोर देना इसे वास्तव में प्रदर्शित करता है।
 न केवल आपकी ईमानदारी, बल्कि साथ ही आपके व्यवसाय की समझ भी।
 एक तरह से, आप जानते हैं क्योंकि प्रत्येक व्यवसाय पत्र में एक तरह का मित्रवत दृष्टिकोण होना चाहिए, जिस तरह से आप संपर्क करते हैं, जिसे हम आपका दृष्टिकोण कहते हैं ।
 और फिर आखिरकार, एक बार फिर आप अंत को पाते हैं, जिसका मतलब है कि हम खत्म करने से पहले मानार्थ बंद कर सकते हैं और यह भी कहते हैं कि आपका ईमानदारी से कहा जाता है और फिर यह न तो बाएं और न ही दायें होना चाहिए है, बल्कि बीच में हो।
 लेकिन देखभाल की जानी चाहिए कि डेटलाइन और मानार्थ बंद वे वास्तव में संरेखित हैं।
 कभी-कभी मैंने कहा कि वहां संलग्न होना है।
 तो, कृपया संलग्नक की संख्या लिखें और संलग्न करें ।
 अगला सरलीकृत प्रारूप है।
 सरलीकृत प्रारूप में, लेखक प्राप्तकर्ता की स्थिति या लिंग से अवगत नहीं है।
 जैसा कि मैंने कहा था कि आप प्रिय स्टेफनी , प्रिय स्टेला, इस तरह लिख सकते हैं, लेकिन फिर तिथि, मानार्थ अंत और हस्ताक्षर दाहिने हाथ के हाशिये पर हैं, मेरा मतलब है कि सुविधा के कारण कई संगठनों में इस तरह के एक पत्र को टाइप करना मुश्किल नहीं है ।
 तो, वे क्या करते हैं वे वास्तव में कुछ मामलों में सरलीकृत प्रारूप के लिए जाते हैं, जिन्हें आप कुछ मामलों में पाएंगे, वे ध्यान पंक्ति का भी उल्लेख करते हैं और ध्यान रेखा भी बड़े अक्षरों में लिखी जाती है।
 उदाहरण के लिए, यदि आप एक संगठन से लिख रहे हैं और आप संगठन में किसी विशेष व्यक्ति का ध्यान चाहते हैं तो मेरा मतलब है कि जैसे चार्टर्ड अकाउंटेंट, वित्त अधिकारी।
 तो, आपको ध्यान देने का जिक्र करना होगा।
 और फिर एक कॉलम डालें और फिर वित्त अधिकारी लिखें या आप रजिस्ट्रार वित्त या जो भी लिखते हैं।
 स्वाभाविक रूप से यदि यह संगठन में जाता है, लेकिन तुरंत इसे उस संबन्धित व्यक्ति के पास भेजा जाएगा।
 तो, यह बहुत महत्वपूर्ण है।
 यहां आप एक उदाहरण देख सकते हैं।
 सरलीकृत पत्र में यह अनिवार्य नहीं है कि आप अभिवादन दें।
 बस अंदरूनी पता लिखकर या बस व्यक्ति का पदनाम लिखकर आप सीधे पत्र शुरू कर सकते हैं, लेकिन आपको विषय देना होगा।
 आपको यहां विषय देना होगा, आप लेटरहेड के बाद पा सकते हैं कि इसके बाद तारीख है और तारीख यहां दायीं तरफ है, यहां केवल अपने क्षेत्रीय अधिकारी के लिए व्यक्ति का पदनाम है।
 और नीचे बस किसी भी अभिवादन का कोई उल्लेख नहीं है।
 इसका मतलब यह नहीं है कि यह चोट पहुंचा रहा है, वास्तव में, कभी-कभी आप जानते हैं कि लोग महसूस कर सकते हैं कि यह चोट पहुंचा रहा है या अपमानजनक है, लेकिन यह सवाल नहीं है।
 यह वास्तव में है क्योंकि पत्र के लेखक को लिंग के बारे में पता नहीं है और यह स्पष्ट नहीं है और चूंकि यह आधिकारिक व्यवसाय है और इसलिए वह आधिकारिक व्यवसाय में आता है और वह यात्रा के बारे में, भ्रमण के बारे में लिखता है, यह वास्तव में विषय परक और सीधा है, वह पत्र शुरू करता है और फिर वह इस मुद्दे पर चर्चा करता है।
 और आखिरकार, इस तरह के एक पत्र में एक मानार्थ बंद करने या छुट्टी लेने का उल्लेख करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
 इसके बजाय सीधे आपके ज्ञापन की तरह क्योंकि मुझे लगता है कि आपको याद है कि हमने ज्ञापन में चर्चा की है, यह एक ज्ञापन की तरह है।
 तो, वहां आप बस अपना नाम लिखते हैं, मेरा मतलब है कि लेखक का नाम जो भी हो और वह दाएं हाथ के कोने पर लिखा गया हो।
 इसलिए, तिथि रेखा और हस्ताक्षर रेखा वे वास्तव में एक दूसरे के साथ संरेखण में हैं, बाकी बची चीजों को खुले विराम चिह्न में रखा गया हैं, लेकिन अंदर के पते में कोई खुला विराम चिह्न नहीं है।
 विषय पंक्ति का कोई उल्लेख नहीं है , मानार्थ बंद का भी कोई उल्लेख नहीं है।
 इसलिए, इसे पत्र लेखन का सरलीकृत प्रारूप कहा जाता है।
 और चूंकि इसमें बहुत अधिक तकलीफ़ शामिल नहीं है, इसलिए कई संगठनों को यह आसान लगता है लेकिन याद रखें कि आपको क्या करना है जब भी आप एक पत्र लिखने जा रहे हैं, उस प्रवृत्ति का अनुसरण करें, जो उस संगठन में मौजूद है, जिसमें आप हैं।
 पत्र के प्रारूप को समझने के बाद आप यह जानकर उत्सुक हो सकते हैं कि क्या होना चाहिए।
 एक पत्र की शैली विशेष रूप से एक व्यापार पत्र व्यवसाय के अन्य रूपों से अलग नहीं है, लेकिन फिर व्यवसाय लेखन के अन्य रूपों में आपको लगता है कि शब्दों का चयन विशेष क्षेत्र या विशेष विषय या विशेष मुद्दे पर निर्भर करता है ।
 लेकिन एक पत्र में, भले ही समस्या अलग-अलग हो, लेकिन विनम्रता या सौहार्दपूर्णता को बनाए रखा जाना चाहिए।
 तो, एक भाषा को अपनाएँ ।
 भाषा के संदर्भ में हमें यह समझने की जरूरत है कि, हम उस भाषा को समझने की कोशिश करें जिसकी दृष्टिकोण मित्रतापूर्ण हो।
 मेरा मतलब है पाठक अनुकूल दृष्टिकोण।
 पाठक अनुकूल दृष्टिकोण से हमारा मतलब है कि पाठक की स्थिति में खुद को रखना।
 इसलिए, यदि आप ऐसा करते हैं तो आप खुद को पाठक की स्थिति में रहने की कल्पना करते हैं, स्वाभाविक रूप से यही कारण है कि आपको एक पत्र लिखने से पहले बहुत सारी योजनाएं बनानी होंगी।
 हमने पहले से ही चर्चा की है कि एक पत्र आपका प्रतिनिधित्व करता है या उसकी अनुपस्थिति में भी उस व्यक्ति का प्रतिनिधित्व करता है, यही कारण है कि एक पत्र को पाठक के अनुकूल होना चाहिए।
 और इसे पाठक मित्रवत बनाने के लिए, आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि इसे आपके दृष्टिकोण को बनाए रखना चाहिए।
 ऐसा कई बार होता हैं जब आप एक विशेष पंक्ति लिखते हैं और आपको लगता है कि यदि यही पंक्ति या यही पत्र आपको पहुंचता है तो शायद आप अच्छा महसूस नहीं करते।
 और इससे आपको अपनी भाषा में सुधार करने और इसे एक ऐसी भाषा बनाने का मौका मिलेगा जो एक मित्रवत दृष्टिकोण के अनुकूल है।
 हमने विनम्रता और विचारों के बारे में भी चर्चा की है।
 आप जानते हैं कि आप विनम्रता कैसे बनाए रख सकते हैं।
 अब जब आप एक पत्र लिख रहे हैं तो यह विनम्रता की मांग है, जैसा कि हमने कहा है कि हर व्यवसाय पत्र में धन्यवाद नोट के साथ शुरुआत की है ।
 तो, धन्यवाद नोट के साथ शुरू करें और यह भी उल्लेख करें क्योंकि आप जानते हैं कि एक पत्र जोड़ने का माध्यम है।
 यही कारण है कि जब आप इस तरह के एक पत्र जो कि अमुक दिनांक का है , के लिए धन्यवाद देते हैं, तो आप वास्तव में जोड़ रहे हैं, आप वास्तव में पाठक या प्राप्तकर्ता दोनों के बीच के पत्राचार को याद दिलाना चाहते हैं।
 तो, एक प्रकार की विनम्रता बनाए रखें और विचार करें।
 इसलिए, जब हम विचार के बारे में बात करते हैं, तो हमें न केवल भाषा बल्कि सामग्री और उसकी लंबाई का भी ध्यान रखना होगा ।
 आप जानते हैं, आजकल कोई भी लंबा पत्र नहीं चाहेगा।
 हर किसी के पास चाहे वो नौकरी में या नौकरी से बाहर हो , के पास एक पत्र पढ़ने के लिए पर्याप्त समय नहीं है जो बहुत लंबा है।
 इसलिए, आप न केवल सौहार्दपूर्ण भाषा या विनम्र दृष्टिकोण सुनिश्चित करके बल्कि मुद्दे पर रहकर भी अपना विचार दिखा सकते हैं।
 और विशेष रूप से व्यावसायिक पत्रों में आपको इस शिष्टाचार को बनाए रखना है, कि आप उस मुद्दे पर हैं जो विशिष्ट हैं।
 कभी-कभी आप पाएंगे कि जब आप कुछ सामानों के लिए आदेश देते हैं और वे सही तरीके से नहीं आते हैं या देरी होती है या कुछ अन्य प्रकार के भ्रम हो जाते हैं और आप गुस्से में होते हैं।
 हम सभी इंसान हैं, हम भी क्रोधित हो जाते हैं लेकिन याद रखें कि जब आप क्रोध में कुछ भी लिखते हैं, यह कुछ और होने वाला है।
 इसलिए, यही कारण है कि आपको खुद को प्राप्तकर्ता की स्थिति में रखना होगा और सोचें कि यदि गुस्से से भरा हुआ पत्र आपको आता है तो आप कैसे प्रतिक्रिया देंगे।
 तो, इससे बचने का सबसे अच्छा तरीका पाठक को दोष नहीं देना है।
 मान लीजिए कि किसी को शिकायत पत्र मिल रहा है, एक संगठन काम कर रहा है और शिकायत पत्र प्राप्त करता है शिकायत पत्र की भाषा बहुत आक्रामक है।
 यह आरोपों से बहुत भरा है, भाषा बहुत तेज है और चुने गए शब्द भी बहुत कठोर हैं।
 तो, ऐसी स्थिति में आप पाठक को दोष न देकर हमेशा अपने आप को एक सुरक्षित स्थिति में डाल सकते हैं।
 पाठक को दोष न दें और कभी-कभी जब आप कुछ लिख रहे हों, तो हमेशा खुद को प्रतिबंधित करना बेहतर होता है कि बहुत नकारात्मक न हो।
 उदाहरण के लिए, यदि कोई लिखता है कि अगर आप यह भुगतान इस समय तक नहीं कर रहें है तो ।
 मेरा मतलब है कि आप हमें एक ग्राहक के रूप में खो देंगे।
 मेरा मतलब है कि इसे एक अलग तरीके से भी कहा जा सकता है।
 इस तरह यदि आप इस तरह लिख रहे हैं तो आप एक तरह का सौहार्द नहीं बनाए रख रहे हैं।
 इसलिए, आपको बस इतना करना है कि आपको वास्तव में सोचना हैं कि आप क्या लिख रहे हैं।
 और सबसे अच्छा तरीका यह है कि जब आपने कुछ लिखा है।
 बेशक, जो भी आप लिखते हैं वह वास्तविक हो सकता है, लेकिन यह भी चोट पहुंचा सकता है।
 इसलिए, आप दृष्टिकोण बदल सकते हैं और आप यह भी कह सकते हैं, अगर हमें इस तरह के भुगतान समय पर किए जाते हैं तो हम सराहना करेंगे।
 मेरा मतलब है कि आप एक ही बात कह रहे हैं, लेकिन आपके पास एक अलग भाषा है।
 हम अपने ग्राहकों के साथ सतत संबंध रखने के लिए समय पर भुगतान की सराहना करते हैं।
 और फिर आपको बहुत सटीक होने की आवश्यकता है, लेकिन सटीक होने के लिए तथ्यों का त्याग न करें।
 सटीक रहें लेकिन स्वाभाविक रहें।
 आपको भी बहुत सरल होना है।
 जब मैं सरल कहता हूं तो मेरा मतलब है कि शब्दों की पसंद सरल होनी चाहिए और शब्दों की पसंद विशिष्ट होनी चाहिए।
 मेरा मतलब है कि यहां मान लीजिये कि आप एक शिकायत पत्र लिख रहे हैं, या आप ऑर्डर का एक पत्र लिख रहे हैं, लेकिन आप व्यक्त नहीं कर रहे हैं या आप नमूने के प्रकार या ढाचें के प्रकार का उल्लेख नहीं कर रहे हैं, बनावट किस तरह की होगी या रंग कैसा होगा ।
 ऐसी स्थिति में आप केवल अव्यवस्थित नहीं हैं, लेकिन आप विशिष्ट भी नहीं हो रहे हैं।
 और आप जानते हैं कि विशिष्ट पत्रों का तेजी से जवाब दिया जाता है।
 इसके अलावा, आपको मेरे और हमारे के उचित उपयोग के बीच अंतर करना होगा और जो लोग हमारे पत्रों का जवाब दे रहे हैं या संगठन में पत्र तैयार करने वाले लोग आपके और मेरे जैसे लोग हैं।
 इसलिए, जब आप संगठन के दृष्टिकोण से लिख रहे हैं, तो मेरे और आपके बीच के अंतर को समझने की कोशिश करें, आपको आप बनाए रखना चाहिए, आपको हम लिखना चाहिए लेकिन ऐसे समय होते हैं जब आपको अधिक अनौपचारिक होने की आवश्यकता होती है, तो केवल आप, मान लीजिये एक प्रबंधक स्वाभाविक रूप से लिख रहा है तो वह मै लिखेगा , और जब वह मै लिखता है, तो वह वास्तव में संगठन का प्रतिनिधित्व करता है।
 यह हमेशा बेहतर होता है कि आप अपने सभी वाक्यों का मसौदा सक्रिय तरह से बनाते हैं।
 और आपको हमेशा सक्रिय तरीके का उपयोग नहीं करना चाहिए।
 याद रखें कि जब आप उन्हें कुछ अच्छी खबर दे रहे हैं तो यह हमेशा बेहतर होता है कि सक्रिय तरीके का उपयोग किया जाये, लेकिन कभी-कभी जब आपको लगता है कि आपको एक पत्र लिखना है जो उदाहरण के लिए अप्रत्यक्ष है, जब किसी ने आपको दोषी ठहराया है या आप हैं अपने आप को स्वाभाविक रूप से बचाने की कोशिश कर रहे हैं आपको निष्क्रिय या कर्मवाच्य तरीके के लिए जाना है।
 ऐसे कई उदाहरण हैं जो मैं आपको दे सकता हूं जो बहुत ही अव्यवसायिक प्रतीत होते है।
 उदाहरण के लिए, यदि आप इनमें से कुछ वाक्यों को देखते हैं जिन्हे कुछ पत्रों से लिया गया है, आप पाएंगे और आप सोचेंगे कि ऐसी भाषा से बचा जाना चाहिए था।
 उदाहरण के लिए, भाषा को देखिये आपकी रेफ्रिजरेटर की वारंटी पहले से ही समाप्त हो चुकी है।
 आपकी मशीन के लिए कोई भी सेवा भुगतान के आधार पर प्रदान की जाएगी।
 अब, चूंकि हम कहते हैं कि व्यवसाय संगठन अपने ग्राहकों के साथ सद्भावना बनाए रखने की कोशिश करते हैं और अगर वे ऐसी भाषा लिखते हैं , वे ऐसी भाषा का उपयोग करते हैं, तो शायद यह बहुत अपमानजनक होगा।
 इसलिए, इसे संशोधित किया जा सकता है और आप इसे एक बहुत ही सकारात्मक भाषा में लिख सकते हैं।
 और फिर आप यह भी कह सकते हैं कि हम आपका मान्य ग्राहकों में से एक या हमारे मूल्यवान ग्राहकों में से एक के रूप में स्वागत करते हैं, लेकिन फिर अगला वाक्य उन वस्तुओं के लिए हो सकता है जो वारंटी अवधि से बाहर हैं और आप इस तरह से भुगतान का उल्लेख कर सकते हैं और अमुक तरह का भुगतान किया जाना है।
 या जो लोग वारंटी अवधि के बाद भी सेवा की उम्मीद करते हैं उन्हे सेवा के लिए भुगतान करने की आवश्यकता हैं।
 अब, यह सकारात्मक है।
 यहां आप यह नहीं कह रहे हैं कि यह समाप्त हो गया है इसलिए हम नहीं करेंगे।
 आप अगली वाक्य देखिये कि हम खुश हैं कि अब हम आपकी जेरोक्स मशीन भेज सकते हैं, हम भविष्य में भी अपने ग्राहकों से आदेश प्राप्त करने के लिए तत्पर हैं।
 एक बार फिर, यहां भी इसे बदला जा सकता है और आप हमेशा कह सकते हैं कि कृपया अपनी नई जेरोक्स मशीन को पाएँ।
 हम भविष्य में भी हमारे मूल्यवान ग्राहकों से आदेश प्राप्त करने के लिए तत्पर हैं।
 यह हमेशा कहा जाता है कि जब आप एक व्यापार पत्र लिख रहे हैं तो आप एक तरह का रिश्ता जारी रख रहे हैं।
 अगर आपको ऐसा पत्र मिलता है जिसमें इस तरह की सामग्री है कि आपके आवेदन का मनोरंजन नहीं किया जा सकता क्योंकि आप हमारी आवश्यक योग्यता पूरी नहीं करते हैं, आप अगले वर्ष क्यों नहीं आते हैं।
 क्या यह भाषा बहुत अपमानजनक प्रतीत नहीं होती है? इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि लोगों को चोट नहीं पहुचाई गयी है, वही वाक्य संशोधित किया जा सकता है और आप बेहतर हो सकते हैं और आप एक सकारात्मक भाषा भी तैयार कर सकते हैं।
 आप यह भी कह सकते हैं कि हमारे संगठन को सभी शैक्षणिक विवरण वाले पूर्ण आवेदन की उम्मीद है।
 हम आपसे एक विस्तृत बायोडाटा भेजने का अनुरोध करते हैं।
 तो, अब, यह भाषा बहुत विनम्र प्रतीत होती है और इस भाषा का स्वागत है और यहाँ कुछ अन्य भी हैं।
 उदाहरण के लिए, कहें कि एक मूल्यवान ग्राहक के रूप में आपको पता होना चाहिए कि हमारे गुणवत्ता नियंत्रण विभाग में हमारा पूर्ण विश्वास है, हम परिवहन के दौरान हुई क्षति के लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं।
 अब, भले ही यह सही है, आपको ऐसी भाषा में बोलने या ऐसी भाषा में लिखने की कोशिश नहीं करनी चाहिए।
 आप हमेशा कह सकते हैं कि हम हमेशा अपने गुणवत्ता नियंत्रण विभाग में पर्याप्त देखभाल करते हैं , फिर भी परिवहन में चीजें हमारे हाथों से बाहर हैं।
 या आप यह भी कह सकते हैं कि परिवहन में चीजें गलत हो सकती हैं, हम हमेशा आपको सेवाएं प्रदान करने के लिए तैयार हैं।
 मेरा मतलब है कि आप ग्राहकों को बनाए रखना चाहते हैं और उन्हे खोना नहीं चाहते और इसके लिए पत्र एक पुल है।
 यह लोगों को जोड़ता है , यह संगठन को जोड़ता है।
 और मै आशा करता हूँ कि अगर आप एक तरह की विनम्रता बनाये रखते है जो कि अपने पत्रों को संगठन के हिसाब से ढालने, मसौदा तैयार करने की नीति का पालन करके और विनम्र भाषा के इस्तेमाल से होगी तो आप सोने की तरह चमकेंगे ।
 आपका बहुत बहुत धन्यवाद।
 पहला, पूर्ण ब्लॉक प्रारूप है(full block format )।
 हम उसकी एक-एक करके चर्चा करेंगे और उदाहरणों के माध्यम से उन्हें दिखाएंगे।
 फिर संशोधित ब्लॉक प्रारूप है और फिर हमारे पास अर्ध ब्लॉक प्रारूप है और फिर हमारे पास सरलीकृत प्रारूप है।
 अब, चर्चा करें कि पूर्ण ब्लॉक प्रारूप से हमारा क्या मतलब है।
 यदि आपके आजकल लिखे जाने वाले पत्रों पर नज़र डालें, और उनके प्रारूपों पर तो आप देखेंगे की चारों यहाँ दिये गए हैं ।
 अब, पहला प्रारूप एक पूर्ण ब्लॉक है।
 दूसरा एक संशोधित(modified) है, तीसरा इंडेंट(indented) है और चौथा सरलीकृत(simplified) है।
 अब वास्तव में एक पूर्ण ब्लॉक प्रारूप की विशेषताएं क्या हैं? आजकल अधिकांश संगठनो में इस प्रारूप का, मेरा मतलब है कि पूर्ण ब्लॉक प्रारूप उपयोग में है।
 अब, हम इसे पूर्ण ब्लॉक क्यों कहते हैं और यह विशेषताएं क्या हैं।
 आपको अब तक के पूर्ण ब्लॉक प्रारूप में मिलेगा, जिसे आप अभी तक जानते हैं कि आपने लेटरहैड के अलावा दाईं ओर तारीख लिखने का अभ्यास किया है।
 पत्र के लेटरहैड को वहीं रहने दें, लेकिन आप जानते हैं कि तिथि रेखा हमेशा दाईं ओर लिखी जाती है, लेकिन मैं कभी-कभी बहुत हल्के ढंग से कहता हूं कि अब हम पूर्ण ब्लॉक प्रारूप के साथ, वास्तव में बाएं का अनुसरण करने वाले व्यक्ति बन गए हैं, जिसका अर्थ है कि इस पत्र के सभी हिस्से बाएं हाथ के हाशिया पर हैं।
 उदाहरण के लिए, यदि आपको व्यवसाय पत्रों का प्रारूप याद हो तो तारीख पहले आती है ।
 तो, तारीख बाईं ओर भी होगी।
 और तारीख के नीचे ही अभिवादन होगा मेरा मतलब है कि तारीख, अभिवादन, अंत, हस्ताक्षर रेखाएं, बायी ओर भी किया जाएगा।
 इसके अलावा, पत्र में कोई विराम चिह्न नहीं होगा।
 विशेष रूप से मुख्य भाग को छोड़कर मेरा मतलब है कि यदि आप तारीख लिखते हैं तो किसी भी अल्पविराम को रखने की आवश्यकता नहीं है।
 यदि नीचे आप एक बार फिर अंदरूनी पता लिखते हैं तो कोई विराम चिह्न लगाने की आवश्यकता नहीं है।
 और फिर जब आप प्रिय महोदय या प्रिय महोदया लिखते हैं तो आप अभिवादन को लिखते हैं।
 आप पाएंगे कि आपको बाईं ओर एक संरेखण करना होगा।
 अभिवादन के ठीक नीचे आप विषय पंक्ति लिखेंगे जो बायीं तरफ भी होगी और फिर इसे संरेखित करके, आप अपना पत्र शुरू करेंगे।
 लेकिन याद रखें कि एक प्रावधान है कि अंदरूनी पते में और यहां तक ​​कि पूरक अंत में कोई विराम चिह्न नहीं होगा, लेकिन पत्र के मुख्य भाग में खुले विराम चिह्न होंगे।
 और अंदरूनी पते में कोई विराम चिह्न नहीं है, याद रखें कि आपको यह नहीं भूलना चाहिए कि मुख्य भाग में स्वयं में कोई विराम चिह्न नहीं था।
 यह एक मुख्य भाग में विराम चिह्न होगा।
 लेकिन ना ही अंदरूनी पते में कोई विराम चिह्न होगा और ना ही मानार्थ अंत में ।
 अभिवादन और विषय पंक्ति के बीच दुगुने खाली स्थान की अनुमति होगी।
 उदाहरण के लिए, यहां एक है जिसे मैं आपको दिखाना चाहता हूं।
 अब यहां आप इस नाम को पाते हैं कि मेरा मतलब है कि यह लेटरहैड है जो वास्तव में शीर्ष केंद्रित है और नीचे आप पाते हैं कि यह तारीख है, आप पाते हैं कि हम आपको कोई ज्ञात अवधि या उसके जैसा कुछ नहीं डाल रहे हैं ।
 हम तिथि लिखते हैं और फिर सीधे रास्ते में आते हैं, हम अंदरूनी पते पर आते हैं।
 अंदर के पते में कोई विराम चिह्न देने का कोई प्रावधान नहीं है और शुरूआत करें जहां हम प्रिय महोदय के साथ शुरू करते हैं जो कि अभिवादन है।
 और फिर हम विषय और विषय की भाषा लिखते हैं और संरेखण होता है जो आप देखते हैं कि संरेखण बाईं ओर है।
 और जब आप इसे बंद करने जा रहे हैं तो आप एक बार फिर से एक मानार्थ अंत कर देंगे कि आप आपका ईमानदारी से या भवदीय लिखने जा रहे हैं।
 और उसके बाद आप अपना नाम लिखेंगे, अपना नाम टाइप करेंगे, लेकिन आप अपना नाम ब्रैकेट में रखेंगे और आपके नाम के बीच और इस प्रशंसनीय अंत के बीच कुछ जगह होनी चाहिए जो कि जगह की कमी की वजह से मैंने नहीं दिया पर यह सलाह दी जाती है कि आप एक अंतर बनाए रखें।
 मेरा मतलब है कि आपको आपका ईमानदारी से और मानार्थ अंत के बीच कुछ जगह रखनी चाहिए और फिर आप व्यक्ति का नाम लिखते हैं।
 कई मामलों में यदि आपको लगता है कि यह किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा लिखा जा रहा है जिस का पदनाम और ऐसा कुछ है, तो आप इस पदनाम को नाम के नीचे भी उल्लेख कर सकते हैं जैसे कि वह प्रियम सुंदर के नीचे अपना पदनाम दे ।
 और जो भी अब यह पूर्ण ब्लॉक प्रारूप का एक उदाहरण है।
 और अधिकांश संगठनों के मेरा मतलब है कि दो प्रारूप हैं जिनका पालन किया जा रहा है, एक पूर्ण ब्लॉक प्रारूप या संशोधित प्रारूप या सरलीकृत प्रारूप है लेकिन याद रखें कि एक अर्ध ब्लॉक भी है, आप पाएंगे कि एक अर्ध ब्लॉक भी है।
 यहां एक बार फिर, एक उदाहरण है जो आप पाते हैं कि यह वास्तव में एक मिश्रित संस्करण है, लेकिन फिर आप यहां पा सकते हैं कि अंदर के पते में कोई विराम चिह्न नहीं है।
 और फिर नमस्कार पंक्ति में भी कोई विराम चिह्न नहीं है, फिर फिर इस विषय में कोई विराम चिह्न नहीं है, लेकिन विराम चिह्न यहाँ हैं यह पत्र के मुख्य भाग में खुले विराम चिह्न हैं।
 और जब एक मानार्थ अंत होता है तो व्यक्ति आपका सचमुच लिखता है, तो आप आपका ईमानदारी से लिख सकते हैं।
 मेरा मतलब है कि मैं यहां भाषा के दृष्टिकोण से ध्यान केंद्रित नहीं कर रहा हूं, बल्कि संरचना के साथ-साथ प्रारूप के दृष्टिकोण से भी।
 अगला एक संशोधित ब्लॉक है।
 अब सवाल यह है कि इस ब्लॉक में यह संशोधन क्या है।
 यह भी वैसे ही लिखा गया है जैसे एक ब्लॉक प्रारूप तैयार किया जाता है , लेकिन पता, विषय पंक्ति और अभिवादन के कारण यह ब्लॉक है।
 वे बाईं ओर संरेखित होते हैं और अनुच्छेद भी खंडो में होते हैं लेकिन जब तारीख , मानार्थ अंत और हस्ताक्षर की बारी आती है ।
 मेरा मतलब है कि कोई निर्धारित दिशानिर्देश नहीं है, हमने देखा है कि कई लोग इस तारीख को लिख चुके हैं।
 तिथि शीर्ष में दाएं हाथ की तरफ हो सकती है, आपको पता है कि मेरा मतलब है कि बाएं हाथ की तरफ भी तारीख डालने का कोई अभ्यास नहीं है।
 यह तिथि हो सकती है कि यह वास्तव में उन उपयोगकर्ताओं को प्रदान की जाने वाली सुविधा का एक प्रकार है जो मानार्थ अंत और हस्ताक्षर की तारीख है।
 वे दाईं ओर भी हो सकते हैं, लेकिन दाएं और केंद्र की तारीख के बीच, दाएं हाथ के हाशिया और पृष्ठ के केंद्र के बीच मानार्थ अंत और हस्ताक्षर रखा जाता है।
 यही कारण है कि हम इसे एक संशोधित ब्लॉक प्रारूप कहते हैं।
 उदाहरण के लिए, यहां आप पाएंगे कि यह फिर से प्रारूप है।
 यहां आप पा सकते हैं कि तारीख दाएं हाथ की ओर है और मानार्थ अंत है और यहां तक ​​कि एक हस्ताक्षर रेखा भी है जो दाईं ओर स्थित है।
 और इसके अलावा, अगर उदाहरण के लिए एक मानार्थ अंत है, तो कहें कि यह आपको धन्यवाद दे रहा है या यदि यह सादर है तो यह इसके और उसके बीच आ सकता है।
 मेरा मतलब है कि वे केंद्र में आ सकते हैं, लेकिन फिर जब पते की पंक्ति की बात आती है या जब यह अंदरूनी पते की बात आती है, तो वह हमेशा बाईं तरफ होगी और फिर प्रिय महोदय और फिर प्रिय महोदय के नीचे विषय पंक्ति होगी।
 आजकल, एक नया अभ्यास हो रहा है कि प्रिय महोदय के बाद कई लोगों ने एक कोलन (अपूर्ण विराम चिन्ह) लिखना शुरू कर दिया है।
 यहां तक ​​कि कुछ संगठन भी प्रिय महोदय के बाद एक कोलन देने में आगे आए हैं।
 लेकिन याद रखें कि अन्य चीजें बाईं ओर संरेखित की जाएंगी और खुले विराम चिह्न पत्र के मुख्य भाग में होंगे।
 इसलिए, इसे पत्र का संशोधित प्रारूप कहा जाता है।
 इसके बाद, यहां एक बार फिर एक उदाहरण है जिसे आप देख सकते हैं जो कि मैंने एक पुस्तक से लिया है।
 मेरा मतलब है कि आप पाएंगे कि दिनांक रेखा दायीं ओर दी गई है और जैसा कि मैंने कहा था कि हमने चर्चा की है कि दिनांक रेखा, मानार्थ अंत, मेरा मतलब है कि आप मानार्थ अंत देख सकते हैं, मानार्थ अंत भी संरेखित किया गया है, लेकिन फिर दिनांक रेखा और अंत करें और फिर आखिरकार, हस्ताक्षर रेखा जो बायीं तरफ प्लावित होती है।
 अन्यथा आप जानते हैं कि पता , फिर विषय और फिर अभिवादन करते हैं और फिर पत्र के मुख्य भाग , सभी को प्लावित कर दिया गया है।
 उन सभी को प्लावित कर दिया गया है क्योंकि यह इस ब्लॉक में है।
 इसलिए, हमें ध्यान में रखना होगा।
 अगला सेमी (अर्द्ध) ब्लॉक प्रारूप है।
 अर्ध ब्लॉक प्रारूप में आप जानते हैं कि नाम अर्द्ध है, अर्द्ध मतलब आधा है।
 तो, यह केवल आधे ब्लॉक का होगा।
 इसलिए, कम या ज्यादा यह संशोधित ब्लॉक शैली के ही समान है।
 आप में से कुछ जानते होंगे कि कुछ पत्र लेखकों का मानना ​​है कि संशोधित ब्लॉक और अर्द्ध ब्लॉक प्रारूप एक हैं।
 तो, अनुच्छेद, लेकिन फिर अंतर का एक बिंदु है।
 और अंतर यह है कि अनुच्छेद इंडेंट हैं।
 मेरा मतलब है कि आपको अनुच्छेद शुरू करने के बाद एक स्थान छोड़ना होगा।
 यदि वहां फिर से दूसरा अनुच्छेद है तो आपको इंडेंट करना होगा।
 इसलिए, जब आप अनुच्छेद को इंडेंट करते हैं तो वे वास्तव में सुंदर दिखते हैं, वे सुंदर दिखाई देते हैं।
 तिथि और मानार्थ अंत संशोधित ब्लॉक शैली के समान हैं और फिर अंदर का पता बाएं हाशिए पर लिखा गया है।
 तो, ये अर्द्ध ब्लॉक प्रारूप की विशेषताएं हैं।
 अब, आप देख सकते हैं कि यह वास्तव में एक पत्र है जो कि एक संगठन से है।
 यहां आप उस तारीख को पा सकते हैं जिस तारीख को उन्होंने दायीं तरफ या बाईं ओर नहीं लिखा है, लेकिन यहां की तारीख मध्य में लिखी गई है, आपको पता है।
 और संगठन का नाम लेटरहैड भी बाईं ओर है।
 इसलिए, विभिन्न संगठनों के पास उनके पत्र तैयार करने या प्रारूपण के विभिन्न तरीके हैं।
 और यदि उनके पास मुद्रित एक है तो आप जानते हैं कि आपको कुछ भी नहीं करना है, सिवाय इसके कि आपको पत्र को लेटरहैड पर तैयार करना है।
 फिर तारीख यहां है और फिर आप यहां पाते हैं कि अंदर का पता बाईं ओर की ओर है जो आपको पता है।
 जो कुछ भी नाम है और फिर यहां यह व्यक्ति प्रिय महोदय या प्रिय महोदया नहीं लिखता है, लेकिन वह प्रिय मिस जो भी कोई ऐसा लिखता है।
 अब इसका मतलब है कि वह वास्तव में पत्र के प्राप्तकर्ता को जानता है।
 वह पत्र के प्राप्तकर्ता को जानता है।
 कभी-कभी ऐसा होता है कि लोग अक्सर व्यक्ति के लिंग के बारे में भ्रमित होते हैं।
 ऐसे मामले में आपको बस व्यक्ति का पहला नाम लिखना चाहिए।
 उदाहरण के लिए, प्रिय रहील, अगर आप प्रिय रहील लिखते हैं या आप प्रिय स्टेला, प्रिय स्टीफनी भी लिख सकते हैं, मेरा मतलब है कि आप उस व्यक्ति के लिंग से अवगत नहीं हैं।
 यही कारण है कि सुरक्षित पक्ष प्रिय लिखना है और फिर पहला नाम लिखना है।
 और फिर आपको हर व्यावसायिक पत्र में ,यदि यह उत्तर है ,यदि यह प्रतिक्रिया पत्र हैं, तो यह धन्यवाद के साथ शुरू होगा, यही वह जगह है जहां हम सौहार्दपूर्णता के बारे में बात करते हैं, हर व्यवसाय पत्र को सौहार्दपूर्ण होना चाहिए।
 तो, हम क्या करते हैं हम एक पत्र के लिए धन्यवाद लिखते हैं।
 मेरा मतलब है कि आप सोच सकतें हैं कि कुछ लोग इस तरह से एक पत्र के लिए धन्यवाद जो कि इस दिनांक को था ,ऐसा भी लिखते हैं, लेकिन फिर आप लिखने के अभ्यास का भी पालन कर सकते हैं जैसा कि मैंने पहले व्याख्यान में कहा था कि आप अपना संदर्भ संख्या , उनकी संदर्भ संख्या लिख ​​सकते हैं।
 या आप इस तरह के एक पत्र के लिए धन्यवाद का भी उल्लेख कर सकते हैं और फिर आप सीधे उस विषय पर आते हैं जो कुछ भी था और फिर यदि आप उत्तर दे रहे हैं या उनके कुछ सूचना दे रहे है तो प्रत्यक्ष तौर पर कहना हमेशा बेहतर होता है कि मेरा मतलब सीधे तौर पर कहना है।
 मेरा मतलब है कि सीधे बिंदु पर आओ, कृपया संलग्नक प्राप्त करें, कृपया संलग्नक को पाएँ मेरा मतलब है कि शुरुआत में बहुत कुछ लिखने की आवश्यकता नहीं है।
 क्योंकि लोगों के पास समय नहीं है और यह उन्हें और अधिक भ्रमित कर सकता है।
 इसलिए, सीधे कहना हमेशा बेहतर होता है, जिसका अर्थ है विशेष रूप से उल्लेख करके कृपया इस तरह के विवरण प्राप्त करें।
 और आखिरी पंक्ति आखिरी पंक्ति हमेशा सौहार्दपूर्ण अर्थ से पूर्ण होनी चाहिए जिससे व्यापार पत्र के सभी प्रकारों में आपको मिल जाएगा जब आप व्यवसाय पत्र के विभिन्न उदाहरणों के बारे में बात करेंगे।
 आपको पता चलेगा कि आपको जोर देना है कि मेरा मतलब है कि आपने कुछ कहा है, लेकिन फिर ज़ोर देना इसे वास्तव में प्रदर्शित करता है।
 न केवल आपकी ईमानदारी, बल्कि साथ ही आपके व्यवसाय की समझ भी।
 एक तरह से, आप जानते हैं क्योंकि प्रत्येक व्यवसाय पत्र में एक तरह का मित्रवत दृष्टिकोण होना चाहिए, जिस तरह से आप संपर्क करते हैं, जिसे हम आपका दृष्टिकोण कहते हैं ।
 और फिर आखिरकार, एक बार फिर आप अंत को पाते हैं, जिसका मतलब है कि हम खत्म करने से पहले मानार्थ बंद कर सकते हैं और यह भी कहते हैं कि आपका ईमानदारी से कहा जाता है और फिर यह न तो बाएं और न ही दायें होना चाहिए है, बल्कि बीच में हो।
 लेकिन देखभाल की जानी चाहिए कि डेटलाइन और मानार्थ बंद वे वास्तव में संरेखित हैं।
 कभी-कभी मैंने कहा कि वहां संलग्न होना है।
 तो, कृपया संलग्नक की संख्या लिखें और संलग्न करें ।
 अगला सरलीकृत प्रारूप है।
 सरलीकृत प्रारूप में, लेखक प्राप्तकर्ता की स्थिति या लिंग से अवगत नहीं है।
 जैसा कि मैंने कहा था कि आप प्रिय स्टेफनी , प्रिय स्टेला, इस तरह लिख सकते हैं, लेकिन फिर तिथि, मानार्थ अंत और हस्ताक्षर दाहिने हाथ के हाशिये पर हैं, मेरा मतलब है कि सुविधा के कारण कई संगठनों में इस तरह के एक पत्र को टाइप करना मुश्किल नहीं है ।
 तो, वे क्या करते हैं वे वास्तव में कुछ मामलों में सरलीकृत प्रारूप के लिए जाते हैं, जिन्हें आप कुछ मामलों में पाएंगे, वे ध्यान पंक्ति का भी उल्लेख करते हैं और ध्यान रेखा भी बड़े अक्षरों में लिखी जाती है।
 उदाहरण के लिए, यदि आप एक संगठन से लिख रहे हैं और आप संगठन में किसी विशेष व्यक्ति का ध्यान चाहते हैं तो मेरा मतलब है कि जैसे चार्टर्ड अकाउंटेंट, वित्त अधिकारी।
 तो, आपको ध्यान देने का जिक्र करना होगा।
 और फिर एक कॉलम डालें और फिर वित्त अधिकारी लिखें या आप रजिस्ट्रार वित्त या जो भी लिखते हैं।
 स्वाभाविक रूप से यदि यह संगठन में जाता है, लेकिन तुरंत इसे उस संबन्धित व्यक्ति के पास भेजा जाएगा।
 तो, यह बहुत महत्वपूर्ण है।
 यहां आप एक उदाहरण देख सकते हैं।
 सरलीकृत पत्र में यह अनिवार्य नहीं है कि आप अभिवादन दें।
 बस अंदरूनी पता लिखकर या बस व्यक्ति का पदनाम लिखकर आप सीधे पत्र शुरू कर सकते हैं, लेकिन आपको विषय देना होगा।
 आपको यहां विषय देना होगा, आप लेटरहेड के बाद पा सकते हैं कि इसके बाद तारीख है और तारीख यहां दायीं तरफ है, यहां केवल अपने क्षेत्रीय अधिकारी के लिए व्यक्ति का पदनाम है।
 और नीचे बस किसी भी अभिवादन का कोई उल्लेख नहीं है।
 इसका मतलब यह नहीं है कि यह चोट पहुंचा रहा है, वास्तव में, कभी-कभी आप जानते हैं कि लोग महसूस कर सकते हैं कि यह चोट पहुंचा रहा है या अपमानजनक है, लेकिन यह सवाल नहीं है।
 यह वास्तव में है क्योंकि पत्र के लेखक को लिंग के बारे में पता नहीं है और यह स्पष्ट नहीं है और चूंकि यह आधिकारिक व्यवसाय है और इसलिए वह आधिकारिक व्यवसाय में आता है और वह यात्रा के बारे में, भ्रमण के बारे में लिखता है, यह वास्तव में विषय परक और सीधा है, वह पत्र शुरू करता है और फिर वह इस मुद्दे पर चर्चा करता है।
 और आखिरकार, इस तरह के एक पत्र में एक मानार्थ बंद करने या छुट्टी लेने का उल्लेख करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
 इसके बजाय सीधे आपके ज्ञापन की तरह क्योंकि मुझे लगता है कि आपको याद है कि हमने ज्ञापन में चर्चा की है, यह एक ज्ञापन की तरह है।
 तो, वहां आप बस अपना नाम लिखते हैं, मेरा मतलब है कि लेखक का नाम जो भी हो और वह दाएं हाथ के कोने पर लिखा गया हो।
 इसलिए, तिथि रेखा और हस्ताक्षर रेखा वे वास्तव में एक दूसरे के साथ संरेखण में हैं, बाकी बची चीजों को खुले विराम चिह्न में रखा गया हैं, लेकिन अंदर के पते में कोई खुला विराम चिह्न नहीं है।
 विषय पंक्ति का कोई उल्लेख नहीं है , मानार्थ बंद का भी कोई उल्लेख नहीं है।
 इसलिए, इसे पत्र लेखन का सरलीकृत प्रारूप कहा जाता है।
 और चूंकि इसमें बहुत अधिक तकलीफ़ शामिल नहीं है, इसलिए कई संगठनों को यह आसान लगता है लेकिन याद रखें कि आपको क्या करना है जब भी आप एक पत्र लिखने जा रहे हैं, उस प्रवृत्ति का अनुसरण करें, जो उस संगठन में मौजूद है, जिसमें आप हैं।
 पत्र के प्रारूप को समझने के बाद आप यह जानकर उत्सुक हो सकते हैं कि क्या होना चाहिए।
 एक पत्र की शैली विशेष रूप से एक व्यापार पत्र व्यवसाय के अन्य रूपों से अलग नहीं है, लेकिन फिर व्यवसाय लेखन के अन्य रूपों में आपको लगता है कि शब्दों का चयन विशेष क्षेत्र या विशेष विषय या विशेष मुद्दे पर निर्भर करता है ।
 लेकिन एक पत्र में, भले ही समस्या अलग-अलग हो, लेकिन विनम्रता या सौहार्दपूर्णता को बनाए रखा जाना चाहिए।
 तो, एक भाषा को अपनाएँ ।
 भाषा के संदर्भ में हमें यह समझने की जरूरत है कि, हम उस भाषा को समझने की कोशिश करें जिसकी दृष्टिकोण मित्रतापूर्ण हो।
 मेरा मतलब है पाठक अनुकूल दृष्टिकोण।
 पाठक अनुकूल दृष्टिकोण से हमारा मतलब है कि पाठक की स्थिति में खुद को रखना।
 इसलिए, यदि आप ऐसा करते हैं तो आप खुद को पाठक की स्थिति में रहने की कल्पना करते हैं, स्वाभाविक रूप से यही कारण है कि आपको एक पत्र लिखने से पहले बहुत सारी योजनाएं बनानी होंगी।
 हमने पहले से ही चर्चा की है कि एक पत्र आपका प्रतिनिधित्व करता है या उसकी अनुपस्थिति में भी उस व्यक्ति का प्रतिनिधित्व करता है, यही कारण है कि एक पत्र को पाठक के अनुकूल होना चाहिए।
 और इसे पाठक मित्रवत बनाने के लिए, आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि इसे आपके दृष्टिकोण को बनाए रखना चाहिए।
 ऐसा कई बार होता हैं जब आप एक विशेष पंक्ति लिखते हैं और आपको लगता है कि यदि यही पंक्ति या यही पत्र आपको पहुंचता है तो शायद आप अच्छा महसूस नहीं करते।
 और इससे आपको अपनी भाषा में सुधार करने और इसे एक ऐसी भाषा बनाने का मौका मिलेगा जो एक मित्रवत दृष्टिकोण के अनुकूल है।
 हमने विनम्रता और विचारों के बारे में भी चर्चा की है।
 आप जानते हैं कि आप विनम्रता कैसे बनाए रख सकते हैं।
 अब जब आप एक पत्र लिख रहे हैं तो यह विनम्रता की मांग है, जैसा कि हमने कहा है कि हर व्यवसाय पत्र में धन्यवाद नोट के साथ शुरुआत की है ।
 तो, धन्यवाद नोट के साथ शुरू करें और यह भी उल्लेख करें क्योंकि आप जानते हैं कि एक पत्र जोड़ने का माध्यम है।
 यही कारण है कि जब आप इस तरह के एक पत्र जो कि अमुक दिनांक का है , के लिए धन्यवाद देते हैं, तो आप वास्तव में जोड़ रहे हैं, आप वास्तव में पाठक या प्राप्तकर्ता दोनों के बीच के पत्राचार को याद दिलाना चाहते हैं।
 तो, एक प्रकार की विनम्रता बनाए रखें और विचार करें।
 इसलिए, जब हम विचार के बारे में बात करते हैं, तो हमें न केवल भाषा बल्कि सामग्री और उसकी लंबाई का भी ध्यान रखना होगा ।
 आप जानते हैं, आजकल कोई भी लंबा पत्र नहीं चाहेगा।
 हर किसी के पास चाहे वो नौकरी में या नौकरी से बाहर हो , के पास एक पत्र पढ़ने के लिए पर्याप्त समय नहीं है जो बहुत लंबा है।
 इसलिए, आप न केवल सौहार्दपूर्ण भाषा या विनम्र दृष्टिकोण सुनिश्चित करके बल्कि मुद्दे पर रहकर भी अपना विचार दिखा सकते हैं।
 और विशेष रूप से व्यावसायिक पत्रों में आपको इस शिष्टाचार को बनाए रखना है, कि आप उस मुद्दे पर हैं जो विशिष्ट हैं।
 कभी-कभी आप पाएंगे कि जब आप कुछ सामानों के लिए आदेश देते हैं और वे सही तरीके से नहीं आते हैं या देरी होती है या कुछ अन्य प्रकार के भ्रम हो जाते हैं और आप गुस्से में होते हैं।
 हम सभी इंसान हैं, हम भी क्रोधित हो जाते हैं लेकिन याद रखें कि जब आप क्रोध में कुछ भी लिखते हैं, यह कुछ और होने वाला है।
 इसलिए, यही कारण है कि आपको खुद को प्राप्तकर्ता की स्थिति में रखना होगा और सोचें कि यदि गुस्से से भरा हुआ पत्र आपको आता है तो आप कैसे प्रतिक्रिया देंगे।
 तो, इससे बचने का सबसे अच्छा तरीका पाठक को दोष नहीं देना है।
 मान लीजिए कि किसी को शिकायत पत्र मिल रहा है, एक संगठन काम कर रहा है और शिकायत पत्र प्राप्त करता है शिकायत पत्र की भाषा बहुत आक्रामक है।
 यह आरोपों से बहुत भरा है, भाषा बहुत तेज है और चुने गए शब्द भी बहुत कठोर हैं।
 तो, ऐसी स्थिति में आप पाठक को दोष न देकर हमेशा अपने आप को एक सुरक्षित स्थिति में डाल सकते हैं।
 पाठक को दोष न दें और कभी-कभी जब आप कुछ लिख रहे हों, तो हमेशा खुद को प्रतिबंधित करना बेहतर होता है कि बहुत नकारात्मक न हो।
 उदाहरण के लिए, यदि कोई लिखता है कि अगर आप यह भुगतान इस समय तक नहीं कर रहें है तो ।
 मेरा मतलब है कि आप हमें एक ग्राहक के रूप में खो देंगे।
 मेरा मतलब है कि इसे एक अलग तरीके से भी कहा जा सकता है।
 इस तरह यदि आप इस तरह लिख रहे हैं तो आप एक तरह का सौहार्द नहीं बनाए रख रहे हैं।
 इसलिए, आपको बस इतना करना है कि आपको वास्तव में सोचना हैं कि आप क्या लिख ​​रहे हैं।
 और सबसे अच्छा तरीका यह है कि जब आपने कुछ लिखा है।
 बेशक, जो भी आप लिखते हैं वह वास्तविक हो सकता है, लेकिन यह भी चोट पहुंचा सकता है।
 इसलिए, आप दृष्टिकोण बदल सकते हैं और आप यह भी कह सकते हैं, अगर हमें इस तरह के भुगतान समय पर किए जाते हैं तो हम सराहना करेंगे।
 मेरा मतलब है कि आप एक ही बात कह रहे हैं, लेकिन आपके पास एक अलग भाषा है।
 हम अपने ग्राहकों के साथ सतत संबंध रखने के लिए समय पर भुगतान की सराहना करते हैं।
 और फिर आपको बहुत सटीक होने की आवश्यकता है, लेकिन सटीक होने के लिए तथ्यों का त्याग न करें।
 सटीक रहें लेकिन स्वाभाविक रहें।
 आपको भी बहुत सरल होना है।
 जब मैं सरल कहता हूं तो मेरा मतलब है कि शब्दों की पसंद सरल होनी चाहिए और शब्दों की पसंद विशिष्ट होनी चाहिए।
 मेरा मतलब है कि यहां मान लीजिये कि आप एक शिकायत पत्र लिख रहे हैं, या आप ऑर्डर का एक पत्र लिख रहे हैं, लेकिन आप व्यक्त नहीं कर रहे हैं या आप नमूने के प्रकार या ढाचें के प्रकार का उल्लेख नहीं कर रहे हैं, बनावट किस तरह की होगी या रंग कैसा होगा ।
 ऐसी स्थिति में आप केवल अव्यवस्थित नहीं हैं, लेकिन आप विशिष्ट भी नहीं हो रहे हैं।
 और आप जानते हैं कि विशिष्ट पत्रों का तेजी से जवाब दिया जाता है।
 इसके अलावा, आपको मेरे और हमारे के उचित उपयोग के बीच अंतर करना होगा और जो लोग हमारे पत्रों का जवाब दे रहे हैं या संगठन में पत्र तैयार करने वाले लोग आपके और मेरे जैसे लोग हैं।
 इसलिए, जब आप संगठन के दृष्टिकोण से लिख रहे हैं, तो मेरे और आपके बीच के अंतर को समझने की कोशिश करें, आपको आप बनाए रखना चाहिए, आपको हम लिखना चाहिए लेकिन ऐसे समय होते हैं जब आपको अधिक अनौपचारिक होने की आवश्यकता होती है, तो केवल आप, मान लीजिये एक प्रबंधक स्वाभाविक रूप से लिख रहा है तो वह मै लिखेगा , और जब वह मै लिखता है, तो वह वास्तव में संगठन का प्रतिनिधित्व करता है।
 यह हमेशा बेहतर होता है कि आप अपने सभी वाक्यों का मसौदा सक्रिय तरह से बनाते हैं।
 और आपको हमेशा सक्रिय तरीके का उपयोग नहीं करना चाहिए।
 याद रखें कि जब आप उन्हें कुछ अच्छी खबर दे रहे हैं तो यह हमेशा बेहतर होता है कि सक्रिय तरीके का उपयोग किया जाये, लेकिन कभी-कभी जब आपको लगता है कि आपको एक पत्र लिखना है जो उदाहरण के लिए अप्रत्यक्ष है, जब किसी ने आपको दोषी ठहराया है या आप हैं अपने आप को स्वाभाविक रूप से बचाने की कोशिश कर रहे हैं आपको निष्क्रिय या कर्मवाच्य तरीके के लिए जाना है।
 ऐसे कई उदाहरण हैं जो मैं आपको दे सकता हूं जो बहुत ही अव्यवसायिक प्रतीत होते है।
 उदाहरण के लिए, यदि आप इनमें से कुछ वाक्यों को देखते हैं जिन्हे कुछ पत्रों से लिया गया है, आप पाएंगे और आप सोचेंगे कि ऐसी भाषा से बचा जाना चाहिए था।
 उदाहरण के लिए, भाषा को देखिये आपकी रेफ्रिजरेटर की वारंटी पहले से ही समाप्त हो चुकी है।
 आपकी मशीन के लिए कोई भी सेवा भुगतान के आधार पर प्रदान की जाएगी।
 अब, चूंकि हम कहते हैं कि व्यवसाय संगठन अपने ग्राहकों के साथ सद्भावना बनाए रखने की कोशिश करते हैं और अगर वे ऐसी भाषा लिखते हैं , वे ऐसी भाषा का उपयोग करते हैं, तो शायद यह बहुत अपमानजनक होगा।
 इसलिए, इसे संशोधित किया जा सकता है और आप इसे एक बहुत ही सकारात्मक भाषा में लिख सकते हैं।
 और फिर आप यह भी कह सकते हैं कि हम आपका मान्य ग्राहकों में से एक या हमारे मूल्यवान ग्राहकों में से एक के रूप में स्वागत करते हैं, लेकिन फिर अगला वाक्य उन वस्तुओं के लिए हो सकता है जो वारंटी अवधि से बाहर हैं और आप इस तरह से भुगतान का उल्लेख कर सकते हैं और अमुक तरह का भुगतान किया जाना है।
 या जो लोग वारंटी अवधि के बाद भी सेवा की उम्मीद करते हैं उन्हे सेवा के लिए भुगतान करने की आवश्यकता हैं।
 अब, यह सकारात्मक है।
 यहां आप यह नहीं कह रहे हैं कि यह समाप्त हो गया है इसलिए हम नहीं करेंगे।
 आप अगली वाक्य देखिये कि हम खुश हैं कि अब हम आपकी जेरोक्स मशीन भेज सकते हैं, हम भविष्य में भी अपने ग्राहकों से आदेश प्राप्त करने के लिए तत्पर हैं।
 एक बार फिर, यहां भी इसे बदला जा सकता है और आप हमेशा कह सकते हैं कि कृपया अपनी नई जेरोक्स मशीन को पाएँ।
 हम भविष्य में भी हमारे मूल्यवान ग्राहकों से आदेश प्राप्त करने के लिए तत्पर हैं।
 यह हमेशा कहा जाता है कि जब आप एक व्यापार पत्र लिख रहे हैं तो आप एक तरह का रिश्ता जारी रख रहे हैं।
 अगर आपको ऐसा पत्र मिलता है जिसमें इस तरह की सामग्री है कि आपके आवेदन का मनोरंजन नहीं किया जा सकता क्योंकि आप हमारी आवश्यक योग्यता पूरी नहीं करते हैं, आप अगले वर्ष क्यों नहीं आते हैं।
 क्या यह भाषा बहुत अपमानजनक प्रतीत नहीं होती है? इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि लोगों को चोट नहीं पहुचाई गयी है, वही वाक्य संशोधित किया जा सकता है और आप बेहतर हो सकते हैं और आप एक सकारात्मक भाषा भी तैयार कर सकते हैं।
 आप यह भी कह सकते हैं कि हमारे संगठन को सभी शैक्षणिक विवरण वाले पूर्ण आवेदन की उम्मीद है।
 हम आपसे एक विस्तृत बायोडाटा भेजने का अनुरोध करते हैं।
 तो, अब, यह भाषा बहुत विनम्र प्रतीत होती है और इस भाषा का स्वागत है और यहाँ कुछ अन्य भी हैं।
 उदाहरण के लिए, कहें कि एक मूल्यवान ग्राहक के रूप में आपको पता होना चाहिए कि हमारे गुणवत्ता नियंत्रण विभाग में हमारा पूर्ण विश्वास है, हम परिवहन के दौरान हुई क्षति के लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं।
 अब, भले ही यह सही है, आपको ऐसी भाषा में बोलने या ऐसी भाषा में लिखने की कोशिश नहीं करनी चाहिए।
 आप हमेशा कह सकते हैं कि हम हमेशा अपने गुणवत्ता नियंत्रण विभाग में पर्याप्त देखभाल करते हैं , फिर भी परिवहन में चीजें हमारे हाथों से बाहर हैं।
 या आप यह भी कह सकते हैं कि परिवहन में चीजें गलत हो सकती हैं, हम हमेशा आपको सेवाएं प्रदान करने के लिए तैयार हैं।
 मेरा मतलब है कि आप ग्राहकों को बनाए रखना चाहते हैं और उन्हे खोना नहीं चाहते और इसके लिए पत्र एक पुल है।
 यह लोगों को जोड़ता है , यह संगठन को जोड़ता है।
 और मै आशा करता हूँ कि अगर आप एक तरह की विनम्रता बनाये रखते है जो कि अपने पत्रों को संगठन के हिसाब से ढालने, मसौदा तैयार करने की नीति का पालन करके और विनम्र भाषा के इस्तेमाल से होगी तो आप सोने की तरह चमकेंगे ।
 आपका बहुत बहुत धन्यवाद।