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नमस्ते, मैं आपको सॉफ्ट स्किल्स (soft skills) नामक पाठ्यक्रम पर एनपीटीईएल (NPTEL) ऑनलाइन व्याख्यान में आपका स्वागत करता हूं।
 आशा है कि आप सभी इस विषय का आनंद ले रहे हैं।
 वर्तमान में हम लेखन कौशल के अनुभाग खंड की बातें कर रहे हैं और पिछले व्याख्यान में हमने बात की है कि लिखने के कौशल क्या हैं इसमे शामिल विभिन्न सिद्धांत क्या हैं।
 अब हम व्यापार पत्रों के बारे में बात करने जा रहे हैं।
 जैसा कि हम अच्छी तरह से याद करते हैं, हमने उन विभिन्न दस्तावेजों के बारे में बात की है जिन्हें आपको एक पेशेवर होने की इच्छा रखने वाले छात्र के रूप में आने वाले दिनों में लिखना होगा और उसमें हमने फैसला किया था कि व्यापार पत्रों पर अलग व्याख्यान होंगे।
 और आज के व्याख्यान में हम व्यापार पत्रों पर ध्यान केंद्रित करने जा रहे हैं।
 अब सवाल यह है कि वास्तव में व्यापार पत्र क्या हैं, और हमें उन्हें लिखने की आवश्यकता क्यों है।
 लेकिन इससे पहले कि हम व्यवसाय पत्रों के विवरण में जाएं, आइए हम यह समझने की कोशिश करें कि पत्र क्या हैं और हमें उनकी आवश्यकता क्यों है।
 क्या हमें प्रौद्योगिकी के इस युग में वास्तव में पत्रों की आवश्यकता है? बेशक, आप में से कई महसूस कर रहे हैं कि आज के तकनीकी रूप से उन्नत युग में उनका महत्व खो गया हैं।
 यह केवल आधा सच हो सकता है, क्योंकि जब आप देखते हैं कि आपको ग्राहकों, मुवक्किल और शेयरधारकों से लेनदेन करना है, और सभी संगठनों को वास्तव में एक प्रकार की संचार की आवश्यकता है।
 और इस लिखित रूप में इस संचार को व्यावसायिक पत्र कहा जा सकता है।
 अब अगर हम देंखे कि पुराने दिनों में कौन से पत्र थे, तो आप पाएंगे कि पत्रों के मसौदे में आमूल चूल परिवर्तन आया है।
 मुझे एक निबंध का एक वाक्य याद है जहां होरेस वालपोल की एक महिला इस तरह आंकलन करती है , मैं आपको लिखती हूं क्योंकि मेरे पास कुछ भी नहीं है, मैं अपना पत्र समाप्त करती हूं क्योंकि मेरे पास कुछ कहने के लिए शेष नहीं है।
 प्रिय दोस्तों आज के युग में हमें बहुत कुछ कहना है और हमारे पास लिखने के लिए बहुत कुछ है और इसलिए हमें व्यवसाय पत्रों का मसौदा तैयार करना है।
 अब, शब्द के रूप में व्यवसाय पत्र स्वयं कहता है कि इसमें व्यवसाय शब्द शामिल है जिसका अर्थ है, ये वे पत्र हैं जो वास्तव में व्यवसाय के उद्देश्यों के लिए हैं।
 और विशेष रूप से ये लिखित दस्तावेज थोड़ा औपचारिक हैं।
 अब यहां यह जानने के लिए सावधानी बरतनी है कि जब आप पत्र लिखते हैं तो मेरा मतलब व्यक्तिगत पत्र या जब आप सामान्य उद्देश्यों के लिए पत्र लिखते हैं और व्यापार के लिए पत्र, वे एक-दूसरे से बिल्कुल अलग हैं।
 अब वास्तव में विभिन्न मतभेद क्या हैं, क्योंकि जब आप एक व्यक्तिगत पत्र लिखते हैं, तो आपके पास वह व्यक्ति होता है जिसे आप बहुत अच्छी तरह जानते हैं, लेकिन जब आप कई अवसरों पर एक व्यवसाय पत्र लिखते हैं तो आप उन्हें नहीं जानते हैं।
 और चूंकि व्यवसाय लेखन के उद्देश्य अलग हैं।
 स्वाभाविक रूप से उनके दृष्टिकोण के संदर्भ में, सामग्री के संदर्भ में स्वर के संदर्भ में विभिन्न प्रकार के मतभेद होंगे।
 और यही कारण है कि आज सफल होने के लिए, एक ऐसी दुनिया में जो जीवन के हर भाग में व्यवसाय में डूबी हुई है, आपको व्यवसाय पत्रों के महत्व को समझना होगा।
 और इसके अलावा, आपको यह भी पता होना चाहिए कि अलग-अलग अवसरों और विभिन्न तरीकों से पत्र कैसे लिखना है।
 वास्तव में अंतर क्या हैं प्रत्येक पत्र अलग है ।
 पुराने दिनों में जब लोग पत्र लिखते थे।
 वे वास्तव में मौसम के बारे में भी बहुत सावधान रहते थे, और ऐसा कहा जाता है कि उन दिनों में लिखा गया एक अच्छा पत्र एक अच्छे निबंध की तरह कार्य करता था।
 अब चीजें बदल गई हैं जरूरतों में बदलाव आया है, उम्मीदें बदल गई हैं।
 और विशेष रूप से कार्यस्थल या व्यावसायिक स्थान पर, ऐसी कई स्थितियां हैं जिन्हें वास्तव में पत्र लेखन के संदर्भ में अंतर की आवश्यकता होती है।
 अब, वास्तव में वे कार्य क्या हैं जो एक व्यापार पत्र पूरे करता है, एक व्यापार पत्र जैसा कि हम कह रहे हैं।
 यह वास्तव में एक संगठन और एक ग्राहक के बीच है जो एक संगठन और कंपनी के बीच भी हो सकता है, यह कई बार व्यक्तियों के बीच भी होता है जब एक व्यक्ति जिसका मतलब है कि कोई अधिकारी किसी अन्य अधिकारी को एक पत्र लिखता है।
 इसलिए, व्यवसाय पत्रों के माध्यम से यह वास्तव में एक प्रकार का संबंध है, यह एक संचार है जो व्यवसाय की प्रक्रिया को तेज करने में मदद करता है।
 इसके अलावा, पत्रों को अभिलेख के रूप में रखा जा सकता है और यही कारण है कि भविष्य के सौदों के संदर्भ में उन्हें संदर्भों की तरह उद्धृत किया जा सकता है।
 आप कभी भी कुछ परिस्थितियों में आ सकते हैं।
 कुछ सौदे जो आपके पास एक संगठन में थे और एक बार फिर जब आवश्यकता उत्पन्न होती है तो आप उन्हें लिखना चाहते हैं, स्वाभाविक रूप से आप अपने पिछले अनुभव का हवाला दे सकते हैं, आप पिछले लेनदेन को देख सकते हैं और इस तरह से व्यवसाय अधिक सरल हो जाता है।
 इसके अलावा, हर संगठन जानना चाहता है कि किसी विशेष क्षेत्र में क्या विकास हुए है।
 और यह आप एक पत्र के माध्यम से पाएंगे।
 एक पत्र के माध्यम से आप एक उत्पाद को बढ़ावा दे सकते हैं।
 एक पत्र के माध्यम से आप ग्राहकों की प्रतिक्रिया को भी समझ सकते हैं।
 यह भी पत्रों के माध्यम से है कि आप एक संगठन के बाहर, एक देश के बाहर, एक राज्य के बाहर अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को बढ़ा सकते हैं और इसी तरह यह पत्र संगठन के साथ-साथ प्रबंधकों के साथ भी एक सुंदर संबंध बना सकते हैं।
 यह वास्तव में एक माध्यम है जिसके माध्यम से लोग समुदाय , संगठन और कभी-कभी राष्ट्र भी एक-दूसरे को जानते हैं।
 यही कारण है कि व्यापार पत्रों का महत्व पतन की ओर नहीं है, बल्कि यह वृद्धि की ओर है; हालांकि, हम तकनीकी प्रगति के साथ यह महसूस करते हैं।
 आजकल जो पत्र पहले कलम और कागज़ की मदद से इस्तेमाल होते था, मेरा मतलब है बेशक, यह तकनीकी उपकरणों द्वारा प्रतिस्थापित किए गए हो सकते है और लोग शब्द प्रसंस्करण द्वारा पत्र लिख रहे हैं, लेकिन आखिरकार यह एक तरह का लेखन ही है जिसमे दूसरे पक्ष का ख्याल रखना है।
 व्यावसायिक पत्र यह भी दिखाता है कि यह दो संगठनों के बीच है, लेकिन यह एक व्यक्ति द्वारा है जो संगठन की तरफ से लिखता है, और कभी-कभी आप देखते हैं कि वह व्यक्ति जो पत्र लिख रहा है उसका व्यक्तित्व, उसकी क्षमता, उसकी सोचने की क्षमता , ये सब भी प्रकाश में आते हैं।
 और कई संगठनो में ऐसा देखा गया है कि अपने कर्मचारियों कि नियुक्ति करते समय जो मौखिक कौशल के साथ साथ लिखित कौशल में भी अच्छे हैं।
 और जब वे लिखित कौशल कहते हैं तो उनके दिमाग में ये व्यावसायिक पत्र भी होते हैं।
 क्योंकि जब आप एक व्यापार पत्र लिख रहे हैं, खासकर एक संगठन में तो आप वास्तव में दूसरी पार्टी को मनाने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप या तो कुछ जानकारी देने की कोशिश कर रहे हैं या आप कुछ जानकारी प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं।
 आप वस्तुओं के लिए आज्ञप्ति देने की कोशिश कर रहे हैं, आप किसी विशेष मद या किसी विशेष उत्पाद के बारे में प्रतिक्रिया देने का प्रयास कर रहे हैं, लेकिन फिर किसी भी तरह से या दूसरे यह एक एमओयू (MOU) या समझौता ज्ञापन (Memorandum of understanding) की तरह दिखता है ।
 कोई भी व्यवसाय उचित दस्तावेज और व्यावसायिक पत्रों के प्रसार के बिना नहीं चलाया जा सकता है।
 यह पत्रों के माध्यम से है कि आजकल अधिकांश व्यवसायिक लेनदेन किए जा रहे हैं, और जब आप लगातार एक संगठन या एक विशेष व्यक्ति को पत्र लिख रहे हैं तो आप प्रतिक्रिया से समझने की भी कोशिश करते हैं और आप कुछ उत्पादों में कुछ बदलाव लाने की भी कोशिश करते हैं जो आपने प्रक्षेपित किए है या करने जा रहे हैं।
 क्योंकि हम एक प्रतिस्पर्धी युग में रह रहे हैं जहां हम केवल जानकारी के माध्यम से खुद को मजबूत बना सकते हैं।
 अब, यहां एक व्यापार पत्र और एक सामान्य उद्देश्य पत्र के बीच बुनियादी अंतर जानने की आवश्यकता है।
 मैं आपको यहां बताता हूं कि एक सामान्य उद्देश्य पत्र वह है जिसे आप अपने रिश्तेदारों को , अपने दोस्तों को अपने नातेदारों को और दूसरों को लिखते हैं।
 लेकिन जब आप एक व्यापार पत्र लिखते हैं तो आप वास्तव में इसे किसी संगठन को लिख रहे हैं, चाहे वह एक व्यक्ति हो, लेकिन याद रखें कि अक्षरों का आदान-प्रदान दो संगठनों के बीच है, यह वास्तव में दो लोगों के बीच भी है, दो व्यक्तियों के बीच भी हैं।
 इसलिए, समय की आवश्यकता यह है कि देखने के लिए है कि आप लिखते समय उचित सौहार्द और सहयोग बनाए रखें।
 जब हम व्यापार लेखन के विभिन्न सिद्धांतों के बारे में बात कर रहे हैं, तो हमने अपने व्याख्यान में से एक में विभिन्न सिद्धांतों के बारे में पहले से ही चर्चा की है।
 और अब हम कहते हैं कि व्यापार लेखन व्यवसाय पत्र भी उनमें से एक है।
 अब, इन दोनों पत्रों के बीच अंतर का बिंदु मेरा मतलब सामान्य उद्देश्य पत्र और व्यवसाय पत्र में केवल स्वर का है।
 अब सवाल यह है कि स्वर क्या होना चाहिए, सामग्री क्या होनी चाहिए, आपको पता है कि जब आप एक व्यक्तिगत पत्र लिखते हैं तो आपके पास बहुत अधिक प्रतिबंध नहीं होते हैं, आप सीमित नहीं हैं , आप बाध्य नहीं हैं, मुझे महान लेखकों कई व्यक्तिगत पत्र याद हैं चार्ल्स लैम्ब, थॉमस ग्रे, कार्लिएल जैसे रॉबर्ट लिंड जैसे लेखक, ये सभी लोग जो पत्र लेखन के मामले में बहुत प्रसिद्ध थे, उन्होंने यह भी देखा कि उन्होंने मौसम को भी चित्रित किया है।
 उन्होंने परिवार में कुछ लोगों के स्वास्थ्य के बारे में भी बात की और सब भी ।
 लेकिन फिर जब हम व्यापार पत्रों पर आते हैं तो इन चीजों को ध्यान में नहीं रखा जाना चाहिए।
 व्यवसायिक पत्रों का मतलब केवल व्यापार के बारे में बात करना और पारिवारिक मामलों और सभी के बारे में बात नहीं करना है।
 इसलिए, यह सामग्री के संदर्भ में केवल अलग नहीं है, यह स्वर के मामले में भी अलग है।
 स्वर किस तरह का होना चाहिए? हमने पहले से ही पिछले व्याख्यान में बात की है, कि दो तरह के स्वर हो सकते हैं जो एक प्रेरक स्वर हो सकता है।
 उस मामले के लिए अधिकांश व्यवसाय दस्तावेज जब आप समझाने जा रहे हैं, जबकि हम लिखने जा रहे हैं तो आप एक प्रेरक स्वर का पालन करने जा रहे हैं।
 लेकिन व्यवसाय में याद रखें हमेशा लोग चाहते हैं कि लेखन बहुत स्पष्ट हो और अस्पष्ट नहीं होना चाहिए।
 मेरा मतलब स्पष्टता है।
 जो हमने कहा है वह हर लेखन की बानगी होगा और व्यापार पत्र भी अपवाद नहीं है।
 इसलिए जब हम निश्चित रूप से स्वर के बारे में बात करते हैं, तो आपको बहुत प्रत्यक्ष होना चाहिए मेरा मतलब है कि जो भी आप चाहते हैं उसे निर्दिष्ट करना है, आप पहले परिच्छेद में पृष्ठभूमि नहीं बना सकते हैं और फिर दूसरे में आप जायेंगे और इसके बारे में बात करेंगे , इस तरह नही होता है ।
 क्योंकि व्यवसाय में समय एक वस्तु है और आपको समय बचाने के लिए और उस पत्र के लेखकों को विशेष रूप से जो व्यवसायिक पत्र लिख रहे हैं, उन्हें यह देखना चाहिए कि वे एक सौहार्द बनाए रखते हैं, लेकिन उन्हे यह भी देखना हैं कि समय भी बचाया गया है।
 याद रखें कि आप को तटस्थ स्वर का पालन करना होगा।
 यहां आप बहुत ही व्यक्तिपरक नहीं हो सकते हैं क्योंकि आप एक सामान्य उद्देश्य पत्र लिख रहे हैं तब आप बहुत भावनात्मक नहीं हो सकते हैं।
 आपको तटस्थ होना है, लेकिन साथ ही आपका स्वर किसी भी तरह से अपमानजनक नहीं होना चाहिए या ये किसकी को चोट पहुंचाने वाला नहीं होना चाहिए, यह कष्ट पहुंचाने वाला नहीं होना चाहिए।
 अधिकांश समय यह देखा गया है कि जब लोग गुस्सा हो जाते हैं और यदि वे ऐसा कुछ लिखते हैं जो परिणामस्वरूप व्यंग्यात्मक हो जाता है।
 कभी-कभी यह विडंबनापूर्ण हो जाता है, कभी-कभी यह भी दर्द होता है, लेकिन जब आप एक व्यापार पत्र लिख रहे हों तो इसकी अनुमति नहीं दी जाएगी क्योंकि व्यावसायिक पत्र एक विशिष्ट उद्देश्य प्रदान करते हैं।
 इसे औपचारिक स्पर्श देना है क्योंकि आपको व्यावसायिक पत्रों में औपचारिक रूप मिलेगा, और उपयोग की जाने वाली भाषा बहुत सरल है।
 लेखन के सिद्धांतों में हमने चर्चा भी की, कि कठिन शब्दों के लिए कोई जगह नहीं है।
 शानदार या लंबे शब्द , लंबे वाक्य कहने के लिए कोई जगह नहीं है।
 इसलिए एक व्यापार पत्र को औपचारिक होना चाहिए, लेकिन फिर भाषा बहुत सरल होनी चाहिए।
 ताकि, जो लोग भेज रहे हैं और दूसरा जो प्राप्त कर रहा है , दोनों को मूल उद्देश्य समझ में आ जाये।
 व्यक्तिगत पत्र जैसे मैंने कहा कि अगर वे बहुत सावधानी से लिखे गए हैं तो वे राशि दे सकते हैं या वे दो बहुत ही सुंदर निबंधों के परिणाम में हो सकते हैं।
 हमारे पास बहुत उदाहरण हैं जब रॉबर्ट लिंड, ए जी गार्डिनर के पत्र, थॉमस ग्रे, कार्लाई लॉर्ड, चेस्टरफील्ड के पत्रों के ।
 और वे सभी लोगों को यह बताते हुए बहुत अनुकरणीय रहे हैं कि कितनी सुखद और कला है पत्र लेखन की।
 बेशक, पत्र लेखन एक सुखद कला है, लेकिन यहां जब आप व्यवसाय की दुनिया में हैं तो आप यह देखना चाहते हैं कि जब आप उस संगठन का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं, तब आप एक संगठन से दूसरे संगठन में लिख रहे हैं, तो उस पत्र लेखन में बहुत सावधानी बरतनी है।
 अब निश्चित रूप से, क्योंकि अंतर बहुतायत में हैं, आपको यह भी पता होना चाहिए कि एक व्यापार पत्र कैसे तैयार किया जाना चाहिए।
 वास्तव में आवश्यक जरूरतें क्या हैं? प्रिय दोस्तों, इलेक्ट्रॉनिक मेल, चैट और वॉयस मेल के युग में स्वाभाविक रूप से पत्र लेखन पर कम ध्यान दिया जा रहा है ।
 और यही कारण है कि बहुत परेशानियां हुई हैं, और जब किसी व्यक्ति को पत्र लिखना पड़ता है तो बहुत सारी समस्याएं होती हैं।
 कई स्थितियों में लोग वास्तव में प्रारूप संरचना को महत्व नहीं देते हैं।
 लेकिन ये चीजें वास्तव में पत्र का एक अहम हिस्सा हैं, क्योंकि यह एक संगठन में पत्र लिखने के चलन को दर्शाती है।
 अब, आइए समझने की कोशिश करें कि एक पत्र की बुनियादी संरचना और प्रारूप क्या हैं।
 यहां हम पत्र के सभी संरचनात्मक भागों के बारे में एक-एक करके बात करेंगे।
 विशेष रूप से एक व्यापार पत्र में एक पत्र में कम से कम दस भाग होंगे।
 मान लीजिए कि आप एक संगठन में काम कर रहे हैं या आप एक संगठन में काम करने जा रहे हैं, जब आप एक पत्र लिखना चाहते हैं तो आप पाएंगे कि सभी संगठनों के पास उनके मुद्रित लेटरहैड हैं।
 तो, संरचना के मामले में पहला आइटम एक लेटरहैड है अब लेटरहैड क्या है और लेटरहैड कहां होना चाहिए।
 हालांकि ज्यादातर संगठनों में वे अपने लेटरहैड के मामले में भिन्न होते हैं, लेकिन यह पता चल जाएगा कि कुछ संगठनों में लेटरहैड हमेशा शीर्ष केंद्र पर है, लेकिन फिर भी कुछ में यह बायीं ओर भी हो सकता है जबकि कुछ संगठन एक लेटरहैड को दायीं तरफ या कुछ बाएं हाथ की तरफ होने के लिए इसका पालन करते हैं और दाईं तरफ वे पता लिखते हैं और अन्य दूरभाष और अन्य चीजें, लेकिन फिर आपको उस लेटरहैड का पालन करना होता हैं जिसका आपका संगठन अनुसरण करता है।
 जब आप एक लेटरहैड पर लिखते हैं तो आप पाएंगे वास्तव में आप एक संगठन का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं।
 यही कारण है कि पत्र लेखन और प्रारूप के संदर्भ में भी अभ्यास का पालन करें।
 आपको उस प्रारूप का पालन करना होगा जो संगठन ने कहा है।
 तो, पहला लेटरहैड है, फिर तारीख आती है, फिर पता और विषय पंक्ति के अंदर संदर्भ आता है।
 फिर अभिवादन भाग , पूरक अंत , हस्ताक्षर रेखा और संलग्नक।
 अब हम एक-एक करके समझने की कोशिश करते हैं।
 आप देखते हैं मेरे प्यारे दोस्तों, आप सभी के लिए पत्र के संरचनात्मक हिस्से को जानना बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि ईमेल और तकनीकी आदान-प्रदान के इस बवंडर में हमने शायद संदर्भों को अलविदा कह दिया है, और हमने अभिवादन को अलविदा कह दिया है ।
 अभिवादन बहुत ही कम हो गया है अब लोग लिखते समय अभिवादन करने का कष्ट नहीं उठाते हैं और आप जानते हैं कि तकनीक के अत्यधिक उपयोग ने , कंप्यूटर के अत्यधिक उपयोग के कारण अक्सर हमारी आदतें खराब हो जाती हैं, लेकिन कई संगठनों में, वे देखते हैं कि वे इस शिष्टाचार और पत्र लेखन की आवश्यक दिशानिर्देशों को बनाए रखते हैं हैं।
 अब, एक लेटरहैड क्या है? जैसा कि मैंने कहा था कि कई संगठनों के लेटरहैड रखने के विभिन्न तरीके हैं।
 यह एक संगठन से दूसरे संगठन में भिन्न होता है।
 यहां आप इस संगठन में देख सकते हैं।
 यहां अगर संगठन का नाम मध्य में है, तो जानें कि दाईं ओर वाले पृष्ठ पर शीर्ष केंद्र पर प्रतीक चिन्ह होगा पर यह केंद्र में नहीं हो सकता है ।
 इसलिए, आपको उस अभ्यास को बनाए रखना है जिसकी अनुमति है और उस संगठन में इसका पालन किया जाता है जहां आप काम कर रहे हैं ।
 यह देखें कि प्रतीक चिन्ह में स्थान, दूरभाष, फैक्स नंबर, वेबसाइट की जानकारी, सबकुछ जैसे सभी विवरण हैं, क्योंकि आप कभी-कभी जानते हैं या जब आप उन्हें लिख रहे हैं मान लीजिए कि आपको एक संगठन से एक पत्र मिलता है, और आप उन्हें जवाब देने जा रहे हैं।
 शायद कभी-कभी आप पत्र लिखने की स्थिति में नहीं हैं, लेकिन फिर आप उनसे बात करना चाहते हैं।
 इसलिए, यह केवल उस संगठन के लेटरहैड के माध्यम आपको नंबर मिलता है और आप उन्हें केवल एक कॉल दे सकते हैं और विकास या अन्य प्रश्नों के बारे में जान सकते हैं।
 इसके बाद अगला आपके पास तारीख की पंक्ति है।
 याद रखें कि आप वास्तव में तारीख का उल्लेख कर रहे हैं।
 और तारीख को वही लिखा जाना चाहिए जिस दिन आप लिख रहे हैं, आप जानते हैं कि इन सभी पत्रों को अभिलेख में रखा जा रहा है।
 इसलिए, तिथि का उल्लेख किया जाना चाहिए और यह उस तारीख के माध्यम से है जब आप जवाब देते हैं, तो आप इस तारीख को संदर्भ दिनांक की तरह भी रख सकते हैं।
 आप अपने पत्र संख्या और दिनांक से कई सारे व्यवसाय पत्रों को जानते हैं कि यह इस नंबर का और इस दिन का है ।
 तो यह क्या है? असल में, यह तारीख के बारे में है।
 तो, दायीं तरफ दो रिक्त स्थान पर आपको तारीख लिखनी पड़ेगी।
 यहां तक ​​कि अगर कंपनी के पास प्रतीक चिन्ह है, तो हो सकता है कि उसपर तारीख लिखी न हो।
 तारीख आपके द्वारा मेरा मतलब है पत्र लेखक द्वारा लिखी जाएगी।
 और महीने का नाम पहले आएगा , बहुत संगठनों में से सबसे पहले आता है, जिन्हें वे यहां लिखते हैं।
 मान लीजिए कि यह 10 मार्च है।
 इसलिए, वे इस तरह लिखेंगे, 10 मार्च 2017. कुछ संगठनों के पास 10/3/2017 लिखने का अभ्यास है।
 कुछ मामलों में, उनमें कुछ अंतर हो सकते हैं, लेकिन याद रखें कि आप इसे बदलना नहीं चाहते हैं, आप वास्तव में उस अभ्यास का पालन करना चाहते हैं जो आपके संगठन में अनुमत है।
 तारीख के बाद अगला संदर्भ है ।
 अब, जैसा कि मैं कह रहा था, कृपया देखें।
 यदि आपको लगता है कि लेटरहैड पर तारीख है तो जिस तारीख को आप लेटरहैड पर लिखते हैं यह वास्तव में आपको संदर्भ लिखने में मदद करेगा।
 और अधिकांश व्यवसाय पत्र चाहें पूछताछ का एक पत्र हो, यह जिज्ञासा का एक पत्र हो, यह वास्तव में हमारे आदेशों का एक पत्र है या जो कुछ भी है।
 यह वास्तव में संदर्भ संख्या है।
 मान लीजिए कि कुछ गलत हो गया है क्योंकि आप चीजें को जानते हैं, व्यवसाय में गलत हो सकती हैं अब सबकुछ भी हमारे हाथों में नहीं है।
 तो, कुछ गलत हो जाता है और यदि आप इसे लिखने जा रहे हैं और व्यवसाय में तो लोग इतने व्यस्त हैं कि कौन सा पत्र उस तारीख को समझना बहुत मुश्किल है।
 यही कारण है कि संदर्भ लिखा होना चाहिए।
 और जब आप संदर्भ लिखते हैं तो आप दोनों संदर्भ लिखते हैं।
 मेरा मतलब है आपका संदर्भ और उनका संदर्भ।
 इसलिए, आप यहां हमारे संदर्भ का भी उल्लेख कर सकते हैं, कभी-कभी महीना वहां होता है, कभी-कभी विभागीय, आप जानते हैं कि विभागीय सूचना भी है कि ये सभी संक्षेप में दिए गए हैं।
 उन्हें एचसीडब्लू (HCW) में बहुत संक्षिप्त तरीके से एक कथन में दिया जा सकता है, मेरा मतलब है कि यह एक ऐसा प्रकार हो सकता है जो किसी विशेष अनुभाग या किसी विशेष विभाग के लिए एक प्रकार का कोड हो सकता है, आईसीएस (ICS) यह फिर से एक उपकरण केंद्र हो सकता हैं या ऐसा कुछ भी ।
 इसलिए, आपको यह पता होना चाहिए कि आप कहां लिख रहे हैं।
 और जब आप लिख रहे हों तो कृपया इन दोनों संदर्भों को रखें, उनका और आपका संदर्भ और अगला अंदर का पता है।
 मेरा मतलब है कि यह वास्तव में पता है जिसका मतलब है कि वह प्राप्तकर्ता व्यक्ति का पता है।
 जब आप पता लिख ​​रहे हों, तो तिथि लिखने के बाद यह एक बार फिर से होगा, बस आपको लिखना होगा।
 अब यहां आपको यह बताना बहुत महत्वपूर्ण है कि यदि आप एक प्रारूप में एक पत्र लिखने जा रहे हैं जो तिथि को दाईं ओर या बाईं ओर लिखने की अनुमति देता है।
 यह एक बार फिर संगठन से संगठन में भिन्न होता है।
 हम अगले व्याख्यान में इस बात के बारे में बात करेंगे कि प्रत्येक संगठन के पास पत्र लेखन का एक अलग प्रारूप होगा।
 तो, तिथि के बाद प्रारूप के आधार पर कृपया अंदर का पता लिखें और जब आप अंदरूनी पता लिखते हैं तो आप कई मामलों में जानते हैं कि आप प्रबंधक को लिख रहे हैं, लेकिन कुछ मामलों में आप प्रबंधक का नाम जानते हैं।
 इसलिए, यदि आप प्रबंधक के नाम को जानते हैं तो आप लिख सकते हैं और यदि व्यापारिक लेनदेन लंबे समय से चल रहा है और आप एक-दूसरे को जानते हैं, तो केवल आप ही महोदय ऐसे लिख सकते हैं।
 लेकिन अगर आप नहीं जानते हैं और आप पहली बार पत्र लिख रहे हैं तो आप बस सामान्य प्रबंधक या जो कुछ भी लिख सकते हैं।
 विशेष रूप से जब आप संगठन से लिख रहे हैं, और यदि यह एक पत्र है जहां आप नाम लिखना नहीं चाहते हैं तो अक्सर प्रतिष्ठान के सामने मेसर्स लिखा जाता है, मेसर्स ऐसे और ऐसे।
 और यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिसके लिए आप संबंधित हैं, तो आप लिख सकते हैं, लेकिन जब आप अंदरूनी पता लिख ​​रहे हैं तो उसे देखें कि अंदर का पता सही ढंग से, यथार्थ लिखा गया है।
 उदाहरण के लिए, व्यक्ति का नाम, लेकिन नाम के पहले लिंग के आधार पर ,पद के आधार पर यदि आप किसी व्यक्ति को लिख रहे हैं, और वो डॉक्टरेट है तो आपको डॉक्टर ऐसा और ऐसा लिखना चाहिए।
 लेकिन फिर यदि आप नाम जानते हैं तो हमेशा यह सलाह दी जाती है कि आप पूर्ण नाम, श्री राजकुमार भट्ट लिखते हैं जैसा कि मैंने यहां लिखा है श्री राजकुमार भट्ट 25 विंटर मेयर कॉटेज ।
 मेरा मतलब है कि यह समर हिल्स, शिमला और फिर हिमाचल प्रदेश , यह पूरा पता है।
 मेरा मतलब है कि यह पूरा पता है जो अंदर के पते में लिखा गया है।
 अंदरूनी पते के बगल में विषय पंक्ति के साथ-साथ अभिवादन अत्यंत महत्वपूर्ण है।
 मेरे प्यारे दोस्तों बहुत खेद के साथ मुझे आपको ये बताने दें कि ईमेल के इस दौर में अभिवादन में बदलाव आया है, आपको ईमेल पता है, ईमेल में आप लोगों को प्रिय नहीं लिखेंगे, ऐसा क्यों है, लेकिन याद रखें कि जब आप एक पत्र लिख रहे हैं और विशेष रूप से एक व्यवसाय पत्र है, तो आपको बहुत विचारशील रहना होगा।
 हमने पिछले व्याख्यान में सौजन्य और विचार के बारे में बात की थी।
 तो, कृपया प्रिय महोदय या प्रिय महोदया लिखें।
 कुछ मामलों में जहां आप व्यक्तियों के लिंग को नहीं जानते हैं, आप दोनों प्रिय महोदय/महोदया लिख सकते हैं।
 लेकिन ऐसे मामलों में जहां आप जानते हैं कि व्यक्ति एक आदमी है, आप प्रिय महोदय लिखते हैं।
 प्रिय लिखा जाना है।
 मैंने कई पत्र देखे हैं जहां लोग भी भ्रमित हैं कि प्रिय लिखना है या नहीं।
 कभी-कभी यह बहुत मुश्किल हो जाता है, लेकिन आप जानते हैं क्योंकि हम सौहार्दपूर्ण प्राणी हैं, यह उचित है कि प्रिय महोदय लिखा जाये।
 अब, विराम चिह्न के बारे में प्रश्न आता है तो यह भी एक प्रारूप से दूसरे प्रारूप में भिन्न होता है।
 प्रिय महोदय के बाद एक निश्चित प्रारूप में आप अल्पविराम लिख सकते हैं, लेकिन जब आप एक पूर्ण खंड का फॉर्म लिख रहे हैं, तो आप पाएंगे जिसकी बाद में चर्चा भी की जाएगी, कि अल्पविराम डालने की कोई आवश्यकता नहीं है।
 और इसके बाद प्रिय महोदय के ठीक बाद एक विषय पंक्ति होनी चाहिए।
 मेरा मतलब है कि व्यवसायिक लोग बहुत व्यस्त हैं इसलिए वे व्यवसायिक लोग हैं।
 और निश्चित रूप से, हमारे पास अधिक समय नहीं है।
 शायद कभी-कभी लोगों को पत्र की पूरी सामग्री को पढ़ने के लिए बहुत अधिक समय नहीं हो सकता है।
 इसलिए, यह केवल विषय पंक्ति के माध्यम से है कि उन्हें पता चल जाता है कि यह क्या है।
 तो, विषय पंक्ति में कृपया देखें कि आप इस विषय के बारे में स्पष्ट रूप से लिखते हैं, उदाहरण के लिए, सौर पैनल बैटरी के प्रतिस्थापन, या मेरे बचत खाते का स्थानांतरण, या मेरे लेख की स्थिति के संबंध में।
 इस तरह आप जानते हैं कि आपके विषयों का उपयोग अलग-अलग होगा।
 तो, अपने विषय के आधार पर कृपया विषय को बहुत स्पष्ट रूप से लिखें और विषय लिखने के बाद ही अब आपका पत्र शुरू करने का समय है।
 एक बार जब आप अपना पत्र शुरू कर लेते हैं तो मेरा मतलब है कि हम इसे पत्र का प्रधान भाग कहते हैं।
 आपकी जरूरत और अन्य पार्टी की अपेक्षा के आधार पर यह पत्र का प्रधान भाग अलग-अलग हो सकता है।
 लेकिन फिर यहां आप उस विषय या व्यापार के बारे में बात कर रहे हैं जिसे आप लेनदेन करना चाहते हैं, कभी-कभी यह दो अनुच्छेद हो सकता है कभी-कभी यह तीन अनुच्छेद हो सकता है लेकिन यह देखने के लिए कि अल्पता बुद्धि की आत्मा है, कम हमेशा लिखना बेहतर होता है जिसका मतलब अधिक हो।
 इसके लिए आपको अपनी शब्दावली और सभी पर नियंत्रण रखना होगा, लेकिन यह पहले से ही देखा जा चुका है कि पत्र प्रधान भाग को तीन अनुच्छेदों में विभाजित किया जाना है।
 पहले अनुच्छेद से शुरुआत होगी जहां विशेष रूप से मेरा मतलब है, मेरा मतलब है कि आप सीधे इस विषय पर आ जाएंगे और आखिरकार, जिस मामले में लेनदेन किया जाना है।
 लेकिन इसके बाद पत्र की प्रकृति के आधार पर थोड़ी सी चर्चा होगी, चाहे वह बिक्री पत्र हो , शिकायत पत्र हो।
 इसलिए, प्रकृति के आधार पर यह भी भिन्न हो सकता है और एक बार जब आप अपना पत्र पूरा कर लेंगे तो शेष भाग आपके पत्र की उन्मुक्तता को बताएगा ।
 याद रखें कि जब आप पंक्ति को बंद करते है तो अब भी बहुमत में लोग प्रशंसात्मक बंद करते हैं, तो वे क्या करते हैं, वे पार्टी सीपीएल (CPL) समाप्त करते है।
 उदाहरण के लिए, आपसे मिलने की प्रतीक्षा में, आपकी प्रतिक्रिया प्राप्त करने की प्रतीक्षा करेंगे।
 ये सभी नकारात्मक हैं, ये सभी स्वागतयोग्य नहीं माने जाते हैं।
 पूरा वाक्य लिखना हमेशा बेहतर होता है।
 उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं कि मैं जल्द ही आपका पत्र प्राप्त करने का इंतजार करता हूं, मुझे जल्द ही आपसे सुनने की उम्मीद है।
 मुझे उम्मीद है कि मैं जल्द ही आपसे मिलूंगा।
 मैं जल्द ही आपका उत्तर प्राप्त करने की आशा करता हूं।
 मेरा मतलब है कि ये वे तरीके हैं जिन्हें आप अपना पत्र बंद करने के लिए अपनाना चाहते हैं।
 मेरा मतलब है कि जब आप एक पूरक अंत करने जा रहे हैं और अंततः अपना पत्र समाप्त कर रहे हैं।
 एक बार जब आप अपना पत्र समाप्त कर लेते हैं तो मेरा मतलब है कि अधिकांश लोग आपका निष्ठापूर्वक ऐसा लिखते हैं, लेकिन फिर भी यह अलग-अलग होता है कि कभी-कभी लोग व्यक्ति के साथ आपके संबंधो के आधार पर आपका ईमानदारी से ऐसा लिखते हैं।
 यही कारण है कि आपका ईमानदारी से या निष्ठापूर्वक लिखना हमेशा बेहतर होता है।
 फिर ऐसे लोग भी हैं जो वास्तव में आपका अपना लिखते हैं, आजकल एक चलन है जब लोग अधिक आत्मीयता दिखाने की कोशिश करते हैं तो वे आपका आत्मीय भी लिखते हैं, लेकिन आप जानते हैं कि औसत रूप से आप पाएंगे कि वे आपका ईमानदारी से या निष्ठापूर्वक लिखते हैं।
 लोगों की एक अच्छी संख्या आपके बाद एक वर्ण लोप का चिन्ह डालती है, यह गलत है।
 तो, इस चरण में मैं आपको सलाह देता हूं कि जब आप पत्र लिखते हैं तो पूरी तरह से आपका लिखें और फिर आपका ईमानदारी से लिखते हैं।
 एक छात्र अपने शिक्षक को आपका आज्ञाकारी लिख सकता है , लेकिन फिर सामान्य प्रवृत्ति या एक चीज जो आपकी साख को हमेशा बचा सकती है वह या तो ईमानदारी से या आपका निष्ठापूर्वक है।
 एक पूरक अंत करने के बाद हस्ताक्षर पंक्ति आती है जहां पत्र के लेखक को अपना नाम रखना पड़ता है और यदि आजकल हम अपने पत्र को शब्द प्रसंस्करण से करते है तो हम क्या करते हैं हम अपना नाम कोष्ठक में लिखते हैं।
 और हम आपका ईमानदारी से और आपके नाम के बीच कुछ जगह छोड़ देते हैं क्योंकि हम अपना हस्ताक्षर डाल सकते हैं।
 उदाहरण के लिए, यहां आप देख सकते हैं कि यह आपकी ईमानदारी से प्रणिता गोस्वामी लिखी गई है, और अंतर वहां है।
 मेरा मतलब है कि हमेशा दो पंक्तियों में अंतराल देने की सलाह दी जाती है ताकि व्यक्ति अपना हस्ताक्षर रख सके।
 कुछ संगठनों के लिए कभी-कभी आप अपने संगठन की ओर से भी लिख सकते हैं।
 उस स्थिति में यदि आप हर समय पत्र लिखने की स्थिति में नहीं हैं और आप किसी की ओर से लिख रहे हैं तो आप इस तरह के संगठन के लिए जैसे अरविंद प्रकाशन के लिए लिखते हैं और फिर आप अपना नाम लिखते हैं और अपना हस्ताक्षर डालते हैं।
 एक बार जब आप व्यवसाय की दुनिया में जानते हैं जो कि वास्तव में एक अभ्यास है कि लोग अपने पत्र, विशेष रूप से शीर्ष पदों पर लोग, निर्देशित करते हैं।
 जिनके पास पर्याप्त समय नहीं है वे वास्तव में अपने पत्रों को निर्देशित करते हैं और कोई दूसरा पत्र लिख रहा होता है।
 तो, ऐसे मामले में अगर यह है।
 इसलिए, हस्ताक्षर रेखा के ठीक बाद पहचान चिन्ह होता है।
 उदाहरण के लिए कहें, अगर मैं अपने पत्रों को निर्देशित कर रहा हूं, और कोई और इसको लिख रहा है, तो स्वाभाविक रूप से ये संक्षिप्त रूप हैं जैसा मैंने यहां रखा है मेरा मतलब है कि बीएम (BM) वह व्यक्ति है जो वास्तव में पत्र को दूसरे व्यक्ति को जो कि एलकेआई (LKI) है, को निर्देशित कर रहा है, ।
 वास्तव में कौन है जिसने कुछ मामलों में पत्र टंकण किया है, कुछ मामलों में जो निर्देशित कर रहा है उसका नाम नही होता है ।
 हस्ताक्षर हैं और ये वास्तव में उन लोगों के नाम है जिन्होंने अभी पत्र टंकणित किया है।
 अब जब आपने पहचान चिन्ह दिए हैं, तो कुछ और चीजों में एक और महत्वपूर्ण बात यह है कि हम विशेष रूप से व्यावसायिक पत्रों में पाएंगे, आपको पता चलेगा कि आपको कुछ संलग्न करना होता है, कभी-कभी आपको कुछ पूरक कागज़ का टुकड़ा देना पड़ता है या कुछ दस्तावेज या सभी साक्ष्य के रूप में।
 तो, इसके लिए आपके पास एक विशेष स्तंभ है जहां आप संलग्नकों को रख सकते हैं।
 याद रखें कि यह वास्तव में संलग्नकों को रखने का एक सुरक्षित तरीका है।
 क्योंकि कभी-कभी संगठनों में ऐसा हो सकता है कि आपके कुछ पृष्ठ खो जाएंगे।
 इसलिए, यदि पहले पृष्ठ पर जहां आप संलग्नक लिखते हैं और आप कोष्ठक में तीन पृष्ठ का भी उल्लेख करते हैं तो आप भी लिख सकते हैं या आप इसका भी उल्लेख कर सकते हैं।
 मेरा मतलब है कि यहां संलग्नक आप तीन लिख सकते हैं और आप यह भी कह सकते हैं कि आपने चेक संलग्न किया है, खरीद की रसीद भी संलग्न की है, या आपने आज्ञप्ति की एक प्रति संलग्न की है ।
 तो, ये चीजें वास्तव में साक्ष्य के लिए हैं।
 तो, इसे एक व्यापार पत्र में डाल दें।
 और एक बार जब आप ये सब एक लिफ़ाफ़े के साथ तैयार कर लेते हैं।
 अब कई संगठनों में आपको आपके पत्र के आकार के आधार पर, लिफाफा चुनना होता है , मुद्रित लिफाफा है जिसमें आप अपना पत्र डाल सकते हैं और पत्र प्रेषित करने के लिए तैयार है।
 अब एक बार जब आप सब कुछ कर लेंगे तो कृपया उन पत्रों को देखें, विशेष रूप से व्यावसायिक पत्र जो वे एक अभिलेख के रूप में कार्य करते हैं उन्हें रखा जाना चाहिए क्योंकि आप भविष्य के संदर्भों के बारे में जानते हैं, ये वो पत्र हैं जो हमारी मदद के लिए आ सकते हैं, लेकिन फिर इनका सबसे महत्वपूर्ण कार्य क्या है, पत्रों का आदान-प्रदान वास्तव में साख का आदान-प्रदान होता है।
 यही कारण है कि हम कहते हैं कि यह संबंध बनाता है और हर व्यवसाय वास्तव में साख का नतीजा है, यह हमारे रिश्ते का परिणाम है।
 यही कारण है कि भाषा, जब आप बात करते है तो यह देखिये की भाषा पूरी तरह से विनम्र हो।
 क्योंकि आप लॉर्ड चेस्टरफील्ड को पुराने दिनों के निबंधकार के रूप में जानते हैं, इसलिए वह यह भी सलाह देता है कि विनम्रता की उचित समय में पत्रों का जवाब देने में उतनी ही जरूरी है जितना की उनका उचित समय के भीतर वापस आना है ।
 तो, आप सभी भावी पत्र लेखकों के रूप में इस विनम्रता और सौहार्द बनाए रखेंगे ताकि आपके व्यावसायिक पत्र अंतर को भरने का प्रयास करें और दो संगठनों के बीच सकारात्मक संबंध सुनिश्चित हो।
 चूंकि वे एक व्यापार जनजाति को बढ़ाने में मदद करेंगे।
 इस बात को ध्यान में रखते हुए हम अगले व्याख्यान में प्रारूप और भाषा के बारे में बात करेंगे ।
 आपका बहुत बहुत धन्यवाद।