Structure of Reports - Part-I-0i8ZTFac6c8

नमस्कार! सॉफ्ट स्किल्स((Soft Skills) पर व्याख्यान में आपका स्वागत है।
 पिछले व्याख्यान में हमने डेटा और डेटा के संगठन के मूल्यांकन के बारे में बात की थी।
 और जब हम बंद कर रहे थे, हमने आपको एक वादा दिया था कि हम संरचना के बारे में बात करेंगे।
 अब, एक रिपोर्ट की संरचना क्या है? अपने आप को एक महलनुमा इमारत से पहले खड़े होने की कल्पना करें।
 जब आप इमारत को देखते हैं तो आप इमारत की सुंदरता से हिल जाते हैं।
 लेकिन फिर क्या आपने कभी सोचा है कि इस खूबसूरत हवेली या इमारत को कैसे बनाया गया होगा? उस महलनुमा इमारत को बनाने में बहुत समय लग सकता था, ईंट से ईंट और ऐसी संरचना पर जिसे पहले तैयार किया जा सकता था।
 एक रिपोर्ट में भी यही सच है।
 एक रिपोर्ट जो वास्तव में एक औपचारिक लिखित दस्तावेज है, उसे भी संरचनात्मक रूप से बनाया गया है।
 जैसा कि हमने पहले चर्चा की, आपके पास जानकारी तैयार है, आपने जानकारी को भी कई भागों में विभाजित किया है, चूंकि एक दर्जी कपड़े को कई भागों में काटता है और फिर अंत में, उस बुनाई का फैसला करता है।
 तो, आप भी अब उन हिस्सों के साथ तैयार हैं और अब आपको यह समझना होगा कि रिपोर्ट के संरचनात्मक हिस्से क्या हैं।
 जब हम संरचना के बारे में बात करते हैं तो हमें वास्तव में रिपोर्ट के विषय के आधार पर तय करना चाहिए कि किस संरचना की आवश्यकता है।
 लेकिन कमोबेश हर रिपोर्ट की संरचना एक जैसी होती है।
 केवल एक सॉर्ट रिपोर्ट के मामले में ------ एक सॉर्ट रिपोर्ट पूरी संरचना का पालन नहीं कर सकती है, लेकिन फिर आपको यह समझना होगा कि एक रिपोर्ट से क्या अपेक्षित है।
 उसके लिए, आपको वास्तव में अपने टीओआर से परामर्श करना चाहिए जो संदर्भ की शर्तों के रूप में हमने पहले बात की है कि जब आपको रिपोर्ट लिखने का कार्य सौंपा जाता है, तो आपको यह भी निर्देश दिया जाता है कि इस रिपोर्ट में क्या होगा।
 रिपोर्ट की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, अब आप अपनी रिपोर्ट बनाना शुरू करते हैं।
 इसलिए, जब आप संरचना के बारे में बात करते हैं, तो संरचना वास्तव में नींव है जिस पर रिपोर्ट की पूरी इमारत झूठ होगी या मौजूद होगी।
 तो, हम कहते हैं कि संरचनात्मक रूप से एक रिपोर्ट को 3 भागों में विभाजित किया जा सकता है।
 हमने पहले व्यापार पत्रों के बारे में बात करते हुए चर्चा की है, कि एक अक्षर के तीन भाग होने चाहिए ----- परिचय, मध्य और अंत।
 इसी तरह, एक रिपोर्ट में भी तीन प्रभाग, तीन भाग होंगे।
 और ये तीनों विभाग मिलकर एक रिपोर्ट को तकनीकी रिपोर्ट बनाते हैं।
 इनमें से पहले भाग में पूर्वनिर्मित पदार्थ होते हैं, फिर मुख्य तत्व और फिर पीछे पदार्थ आते हैं।
 अब, आपके दिमाग में एक सवाल हो सकता है कि वास्तव में एक पूर्व- भौतिक सामग्री के हिस्से क्या हो सकते हैं? इस पूर्व-भौतिक सामग्री को सामने का पदार्थ भी माना जा सकता है, कई पुस्तकों में आप इन तीन प्रभागों में सामने पदार्थ, मुख्य शरीर और फिर पीछे के पदार्थ के रूप में आएंगे।
 तो, एक तरह से सामने वाला मामला प्रीफ़ेटोरियल मैटेरियल है।
 अब, एक पूर्ववर्ती सामग्री में, रिपोर्ट के सामने का मामला कई आइटम हैं।
 और ये सभी वस्तुएं बहुत महत्वपूर्ण हैं।
 क्योंकि हमने एक रिपोर्ट को व्यवस्थित होने के बारे में बात की है, एक रिपोर्ट कार्यात्मक है, एक रिपोर्ट मांग पर लिखी गई है जिसमें एक रिपोर्ट है।
 लेकिन अब जब आपके पास जानकारी है, तो जानकारी के इन टुकड़ों को अलग किया जाना है, अलग-अलग प्रमुखों में रखा जाना है, और इन सभी प्रमुखों में सबसे महत्वपूर्ण है सामने वाला मामला।
 अब उस मामले के लिए एक पुस्तक देखें, जब आप एक रिपोर्ट की बात करते हैं, तो आप एक पुस्तक के बारे में भी सोच सकते हैं।
 एक विशिष्ट विषय पर एक पुस्तक भी एक रिपोर्ट की तरह है।
 अब पहली बात जो आप एक किताब में आते हैं, वह है इसका कवर पेज।
 और इसलिए, एक रिपोर्ट का मामला है।
 तो, एक रिपोर्ट के आइटम विशेष रूप से सामने के मामले के आइटम कवर होते हैं।
 फिर फ्रंटस्पाईज, फिर शीर्षक पृष्ठ कॉपीराइट नोटिस, अग्रेषण पत्र, प्रस्तावना, पावती, सामग्री की तालिका, चित्र और सार की सूची।
 अब ये सभी वस्तुएं सामने वाले पदार्थ का हिस्सा बनती हैं।
 आइए हम चर्चा करें और हमें उन सभी को समझने की कोशिश करें।
 क्योंकि एक पेशेवर के रूप में, आप सभी को किसी समय एक रिपोर्ट लिखनी होती है।
 अब, जब हम कवर के बारे में बात करते हैं, तो आप अपनी रिपोर्ट देखते हैं कि क्या यह ३० पेज की रिपोर्ट या ४० पेज की रिपोर्ट है, पहली बात यह है कि आप कवर करते हैं।
 अब कवर कैसे बनाएं? आप पाएंगे कि कई संगठनों में, उनके पास एक प्रोफार्मा है, उनके पास कवर का एक प्रोफार्मा है, क्योंकि रिपोर्ट को कुछ संगठनों में लिखा जाना है, जहां कोई प्रोफार्मा नहीं हैं, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि रिपोर्ट का कवर कैसे बनाया जाए।
 आमतौर पर, रिपोर्ट का कवर एक मोटा कागज होता है, संगठनात्मक आवश्यकता और सभी के संदर्भ में भिन्न हो सकता है, क्योंकि कई संगठन पसंद करते हैं कि रिपोर्ट का कवर सफेद होना चाहिए।
 लेकिन इसे और अधिक आकर्षक बनाने के लिए, कुछ लोग, कुछ रिपोर्ट राइटर वे कवर के लिए भी जाते हैं जो रंगीन होते हैं, लेकिन फिर रंग के अलावा हमें यह समझने की कोशिश करनी चाहिए कि कवर पेज पर ऐसी कौन सी चीजें होनी चाहिए।
 आप हर साल बड़े संगठनों में देखते हैं, इसलिए कई रिपोर्ट लिखी जाती हैं, और इसीलिए वे रिपोर्ट को एक नंबर प्रदान करते हैं।
 वह और कुछ मामलों में वे रिपोर्ट नंबर प्रदान करते हैं यदि उनके पास एक प्रोफार्मा है।
 तो, आपको पहली बात यह मिलेगी कि रिपोर्ट कवर पेज पर लिखा जाना एक 'रिपोर्ट ऑन' है।
 याद रखें हर रिपोर्ट में एक शीर्षक होगा।
 और अब आपके पास कुछ स्वतंत्रता है जब आप किसी रिपोर्ट को शीर्षक दे रहे हैं।
 कई मामलों में आप पाएंगे कि लोग इस बारे में भी स्पष्ट नहीं हैं कि शीर्षक कैसे जाना चाहिए, सटीक शीर्षक क्या होना चाहिए? आप देखते हैं, शीर्षक में संपूर्ण रिपोर्ट के कुछ निश्चित कीवर्ड होने चाहिए और शीर्षक को राजधानियों में भी लिखा जा सकता है।
 यदि आप रिपोर्ट के शीर्षक को बोल्ड या बड़े अक्षरों में लिखने की प्रणाली का पालन कर रहे हैं, लेकिन तब यदि नहीं, तो प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर शीर्षक होना चाहिए, केवल प्रस्ताव और सभी को छोड़कर।
 तो, आप पाएंगे कि रिपोर्ट का शीर्षक वहाँ है 'सेवा उद्योगों में गुणवत्ता प्रबंधन', यह वास्तव में रिपोर्ट का शीर्षक है।
 और फिर दाहिने हाथ पर, आप देखते हैं कि रिपोर्ट संख्या दी गई है।
 आप देखते हैं कि आप इस रिपोर्ट को लिखने जा रहे हैं कभी-कभी आप पाएंगे कि लोगों का एक समूह भी एकजुट प्रयास के रूप में रिपोर्ट लिखता है।
 इसलिए, लोग जानना चाहेंगे कि रिपोर्ट का लेखक कौन है।
 तो, यहाँ आप पाएंगे ---- यह 'सेवा उद्योगों में गुणवत्ता प्रबंधन' लिखा गया है और रिपोर्ट लेखक का नाम भी दिया गया है।
 इसलिए, यदि आप रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो कृपया अपना नाम लिखें और यदि आपके पास एक कर्मचारी संख्या है, तो आप लिख सकते हैं कि यदि आप एक छात्र हैं तो आपके पास नामांकन संख्या जो भी होगी।
 लेकिन कुछ मामलों में आप पाएंगे कि जो अपेक्षित है वह यह है कि आप रिपोर्ट लिख रहे हैं, लेकिन आप किसी की मांग पर या किसी के प्राधिकरण पर रिपोर्ट लिख रहे हैं।
 अब, इन्हें भी लिखना होगा, आप सेवा उद्योगों में गुणवत्ता प्रबंधन लिख सकते हैं, जिसके लिए आप तैयार हैं, और आप उस व्यक्ति का नाम लिखेंगे जिसे आप रिपोर्ट सौंपने जा रहे हैं।
 और आप हर रिपोर्ट में पाएंगे कि अंतिम स्थान मेरा मतलब है कि यह स्थान अंत की ओर है वास्तव में संगठन के लिए जगह के लिए है जहां से आप रिपोर्ट लिख रहे हैं।
 तो, यहाँ आप देख सकते हैं कि यह संस्थान का नाम और फिर महीना और वर्ष लिखा गया है।
 क्योंकि आप जानते हैं कि प्रत्येक रिपोर्ट समय के अनुसार महत्वपूर्ण हो जाती है क्योंकि यह किसी विशेष विषय पर होती है।
 और अगर कोई और व्यक्ति कुछ सर्वेक्षण या अनुसंधान करने जा रहा है, तो यह रिपोर्ट सहायक हो सकती है, इसीलिए नंबर दिए गए हैं।
 और फिर इसीलिए तारीख, मेरा मतलब है, महीना और साल भी दिया जाता है।
 तो, यह रिपोर्ट का एक नमूना कवर है।
 कवर के बगल में सामने की ओर का हिस्सा है।
 अब यह क्या है? एक बार शुरू होने के बाद आपको पता चल जाएगा और आप पृष्ठ का कवर चालू कर देंगे तो कवर पृष्ठ के बाद एक शीर्षक पृष्ठ हो सकता है, आपके पास एक शीर्षक पृष्ठ हो सकता है।
 अब एक और सवाल हो सकता है कि शीर्षक पृष्ठ और आवरण पृष्ठ में क्या अंतर है।
 कुछ रिपोर्टों में आप पाएंगे कि यह न केवल शीर्षक है, बल्कि इसे एक उपशीर्षक भी मिला है।
 उदाहरण के लिए कहें, रिपोर्ट में एक सबटाइटल हो सकता है।
 इसलिए, यदि यह एक उपशीर्षक है, तो शीर्षक पृष्ठ पर शीर्षक के बाद उपशीर्षक रखें।
 और फिर एक बार जब आप शीर्षक पृष्ठ लिख लेते हैं, तो यहां आप संगठन का नाम महीने की तारीख और सभी लिखते हैं, लेकिन याद रखें कि शीर्षक के अलावा कुछ निश्चित अंतर हैं।
 उदाहरण के लिए, यदि आपकी रिपोर्ट को कुछ संगठनों द्वारा अनुमोदित किया जाता है जब आप रिपोर्ट लिखते हैं, तो आपकी रिपोर्ट को किसी व्यक्ति द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
 यदि ऐसा है, तो रिपोर्ट के बाएं हाथ पर, आप स्वीकृत नाम और व्यक्ति का नाम और उसकी शिक्षा लिखेंगे, जिसे भी लिखा जाना चाहिए, लेकिन यह रिपोर्ट के बाएं हाथ की तरफ होना चाहिए।
 बाएं हाथ की तरफ मैं नीचे का मतलब है, शीर्ष पर नहीं।
 और कुछ मामलों में, अध्ययन के तीन लोकप्रिय तरीके हैं।
 एक वर्णनात्मक अध्ययन हो सकता है, फिर एक सहसंबंध अध्ययन, फिर एक कारण अध्ययन।
 मेरा मतलब है कि ये आपको शीर्षक बनाने या शीर्षक लिखने में सहायक हैं।
 उदाहरण के लिए, यदि हम संगठन में दो पहिया वाहनों की मांग कहते हैं, तो मेरा मतलब है कि यह एक वर्णनात्मक अध्ययन हो सकता है, कभी-कभी यदि यह एक सहसंबंध अध्ययन है, तो स्वाभाविक रूप से दो चीजें सहसंबद्ध हो सकती हैं और यदि यह एक कारण है तो आप इसे प्रभाव भी कह सकते हैं मानव जाति पर प्रदूषण।
 मेरा मतलब है कि ये कुछ ऐसे शीर्षक हैं, जिन्हें आप रिपोर्ट के लिए चुन सकते हैं, लेकिन याद रखें, आपका शीर्षक असाइनमेंट या उस कार्य पर निर्भर करता है जो वास्तव में आपको प्रदान किया गया है, अगला अगला है।
 अब, यह सामने वाला क्या है? शीर्षक पृष्ठ के बाद, आप पाएंगे कि एक पतली चीज़ है, जो वास्तव में उपयोग की जा सकती है, जो कि पाठकों के बीच एक प्रकार की जिज्ञासा पैदा करने के लिए दी गई है।
 और यह वास्तव में आपकी रिपोर्ट की सुरक्षा करता है क्योंकि कुछ मामलों में आपकी रिपोर्ट में कुछ चित्र भी हो सकते हैं।
 इसके कुछ चार्ट और एक बाध्य रिपोर्ट हो सकती है।
 क्योंकि आप जानते हैं कि हर रिपोर्ट बाध्य नहीं की जा सकती।
 लघु रिपोर्टें बाध्य नहीं की जा सकतीं।
 लघु रिपोर्टें बाध्य नहीं हैं।
 लेकिन फिर जब रिपोर्ट मोटी होती है तो वह बाध्य होती है और ऐसी रिपोर्टों में यह फ्रंटस्पाईज बहुत महत्वपूर्ण हो जाती है।
 बेशक, आधुनिक दिन में, कभी-कभी अग्रगामी इस आदत को छोड़ दिया गया है।
 लेकिन तब आपको यह समझना चाहिए कि सामने वाला क्या है, यह वास्तव में पूरी रिपोर्ट का विंडो डिस्प्ले है।
 बेशक, तकनीकी रिपोर्टों में यह उतना महत्वपूर्ण नहीं हो सकता है, लेकिन फिर रिपोर्ट हमेशा तकनीकी नहीं हो सकती हैं।
 आप जानते हैं कि कुछ रिपोर्टें हैं जहां आपको लगता है कि कुछ पैराग्राफ, क्षमा करें, कुछ चित्र कुछ तस्वीरें महत्वपूर्ण हैं।
 तो, वहाँ आप एक सामने का हिस्सा प्रदान करते हैं।
 अब, यहाँ एक नमूना शीर्षक पृष्ठ है।
 अब आप देखते हैं, यहां फिर से हम लिखते हैं और एक रिपोर्ट के पहले 3 शब्द राजधानियों में लिखे जाने हैं।
 और फिर हम अस्पताल में गुणवत्ता स्वास्थ्य प्रबंधन लिखते हैं: एक केस स्टडी।
 अब देखें, यदि आपकी रिपोर्ट का शीर्षक अस्पतालों में गुणवत्ता प्रबंधन या अस्पतालों में गुणवत्ता स्वास्थ्य प्रबंधन है, तो एक केस अध्ययन उपशीर्षक है।
 और अब यहाँ बहुत विस्तृत तरीके से आपने तैयार की गई जानकारी प्रदान की है, निश्चित रूप से, यह वह व्यक्ति है जिसे आप रिपोर्ट जमा करने जा रहे हैं, और फिर इसे उस व्यक्ति के नाम से तैयार करें, जिसने तैयार किया है।
 और बस यहाँ बाएं हाथ की ओर से आप अनुमोदित लिखेंगे।
 जैसा कि मैंने पहले कहा है कि आप अनुमोदित लिखेंगे क्योंकि मान लीजिए कि आप एक इकाई में काम कर रहे हैं, जहां आपका मुख्य बॉस है, मेरा मतलब है, आपके नियंत्रण अधिकारी को इस रिपोर्ट को अनुमोदित करना है क्योंकि इसे एक औपचारिक चैनल के माध्यम से एक फाइल के माध्यम से जाना है।
 इसलिए, स्वाभाविक रूप से आपको 'स्वीकृत' और उस व्यक्ति का नाम लिखना होगा जो आपका नियंत्रण अधिकारी है।
 इसके बाद कॉपीराइट नोटिस आता है।
 आपके द्वारा तैयार की गई रिपोर्ट आपकी संपत्ति है, यदि आपने इसे स्वयं किया है और यदि आपको इसे अकेले सौंपा गया है।
 इसलिए, स्वाभाविक रूप से आपके द्वारा लगाए गए श्रम की मात्रा, पूरी संपत्ति आपकी है।
 इसलिए, शीर्षक पृष्ठ के ठीक पीछे या अंदर, आपको कॉपीराइट नोटिस का उल्लेख करना होगा।
 मान लीजिए कि आप अमित जैन हैं।
 इसलिए, आप शीर्षक पृष्ठ, अमित जैन के पीछे और अमित जैन @ 2017 जैसे रेट पर लिखेंगे।
 या आपने जो भी वर्ष यह रिपोर्ट की है, आप उसका उल्लेख करेंगे।
 और फिर कुछ शब्द हैं क्योंकि आप जानते हैं कि हम एक ऐसे युग में रह रहे हैं जहां आपके विचार या आपके निष्कर्ष आपके हैं।
 किसी को भी आपकी अनुमति के बिना इसे लेने या विशेषाधिकार प्राप्त करने की शक्ति नहीं हो सकती।
 इसलिए जो लिखा गया है वह है: सभी अधिकार सुरक्षित।
 लेखक या प्रकाशक की लिखित अनुमति के बिना इस रिपोर्ट का कोई भी भाग किसी भी रूप में या किसी भी माध्यम से पुन: प्रस्तुत नहीं किया जा सकता है।
 तो, यह लिखना होगा।
 तो, यह कॉपीराइट सूचना है, अगला अग्रेषण पत्र आता है।
 मान लीजिए कि आप किसी संगठन में काम करते हुए रिपोर्ट लिख रहे हैं, स्वाभाविक रूप से जैसा कि मैंने पहले कहा था, आपको कुछ चैनलों का पालन करना होगा।
 और यह रिपोर्ट, बी.ई.एस.ause इसे किसी और को प्रस्तुत करना होगा, रिपोर्ट को आगे भेजना होगा।
 और इसके लिए आपको एक अग्रेषण पत्र की आवश्यकता है।
 कुछ मामलों में हम इसे ट्रांसमिटेड लेटर भी कहते हैं।
 इसलिए, यह इसलिए कि आप उस अधिकारी को जानते हैं जिसके तहत आप काम कर रहे हैं, वह एक अग्रेषण पत्र लिखेगा।
 वह इस पत्र को अग्रेषित करेगा; अग्रेषण का यह पत्र केवल एक संकेत है कि यह एक उचित चैनल के माध्यम से है।
 और फॉरवर्डिंग लेटर में, जो व्यक्ति इसे आगे बढ़ाता है, वह वास्तव में इस रिपोर्ट को प्रमाणित करता है।
 तो, यह सबमिशन का एक बयान है, इसके अलावा, यह प्राधिकरण के बयान के बारे में भी बात करता है।
 आप पाएंगे कि जब आपको टीओआर प्रदान किया जाता है तो संदर्भ की शर्तें होती हैं।
 आपको यह प्राधिकरण भी दिया जाता है क्योंकि आप अधिकृत हैं, किसी और ने आपको यह रिपोर्ट लिखने के लिए अधिकृत किया है।
 यही कारण है कि आप चाहते हैं कि इस रिपोर्ट में एक अग्रेषण पत्र हो।
 और यह विषय के बयान, उद्देश्य, गुंजाइश की सीमाओं के बारे में भी बात करता है और यह एक तरह से पावती के बयान है।
 लेकिन याद रखें, सभी रिपोर्टों में यह अनिवार्य नहीं है।
 और अग्रेषण पत्र किसी भी अन्य व्यावसायिक पत्र की तरह होगा, जहां व्यक्ति, मेरा मतलब है, अग्रेषण अधिकारी या आपका नियंत्रण अधिकारी इसे एक पत्र के प्रारूप में लिखेंगे, जहां वह व्यावसायिक पत्र की आवश्यकताओं का उपयोग करेगा।
 और वह बात भी करेगा, ठीक है; वह इस बारे में भी बात करेगा कि यह रिपोर्ट कैसे हुई और यह रिपोर्ट क्यों महत्वपूर्ण है।
 इसलिए, जब आप एक अग्रेषण पत्र तैयार करते हैं, उदाहरण के लिए, यहाँ आपने पाया है कि यहाँ नीलेश माथुर को पत्र है।
 और फिर जो व्यक्ति इसे लिखता है, वह भी एक तरह से उन लोगों की मदद को स्वीकार करता है जिन्होंने इस रिपोर्ट के निर्माण या निर्माण में उसकी मदद की है।
 इसके बाद प्रस्तावना आती है, यह वास्तव में रिपोर्ट लेखक का पहला पेज होता है, रिपोर्ट लेखक द्वारा लिखित पहला पेज होता है।
 आप एक प्रस्तावना में देखते हैं क्योंकि प्रस्तावना स्वयं लेखक द्वारा लिखी जाती है, रिपोर्ट लेखक स्वयं।
 यहां, रिपोर्ट लेखक विषय के बारे में बात करता है, उस काम के बारे में बात करता है जो उसने किया है।
 और एक तरह से वह पाठकों को रिपोर्ट से परिचित कराता है।
 या शायद निष्कर्ष के साथ भी, लेकिन प्रस्तावना बहुत लंबी नहीं हो सकती।
 कभी-कभी लोग अक्सर प्रस्तावना और आगे के बीच भ्रमित हो जाते हैं, जबकि इस संबंध में सावधानी के एक बिंदु को समझना काफी महत्वपूर्ण है, कि प्रस्तावना उस व्यक्ति द्वारा लिखी गई है जो रिपोर्ट लिख रहा है, जबकि, उस क्षेत्र के एक विशेषज्ञ द्वारा लिखित है।
 उदाहरण के लिए अगर मैं अपनी किताब लिखता हूं तो मैं अपनी प्रस्तावना लिखूंगा, लेकिन कोई और व्यक्ति जो एक सेलिब्रिटी है, एक व्यक्ति कहता है, जो उस क्षेत्र में किसी भी हवा में विशेषज्ञ है, वह वास्तव में सिफारिश करेगा यह एक प्रकार की सिफारिश है।
 इसलिए, जब कोई अग्रगामी लिखता है तो यह पाठक के लिए एक तरह की सिफारिश होती है।
 तो, और प्रस्तावना में आप अपने अध्ययन के महत्व के बारे में भी बात करते हैं।
 आप विभिन्न वर्गों के संगठन के बारे में भी बात कर सकते हैं, और एक तरह से, आप स्वीकार भी करते हैं।
 लेकिन उन लोगों की संख्या, जिन्हें आप स्वीकार करना चाहते हैं, सूची कभी-कभी लंबी हो जाती है।
 यही कारण है कि प्रस्तावना में सभी लोगों को स्वीकार नहीं करने की सलाह दी जाती है।
 इसीलिए प्रस्तावना को यथासंभव छोटा होने दें।
 क्योंकि आपके पास पावती के लिए एक अलग पृष्ठ है जहाँ आप अपनी कृतज्ञता का भुगतान कर सकते हैं जहाँ आप उन सभी लोगों को धन्यवाद दे सकते हैं जिन्होंने पावती अनुभाग में आपकी मदद की है।
 इसके बाद पावती अनुभाग आता है।
 यह पावती अनुभाग फिर से एक अलग पृष्ठ है जो प्रस्तावना के तुरंत बाद आता है, और यहां आपको समझना होगा क्योंकि आप एक रिपोर्ट लेखक के रूप में जानते हैं, आप जानते हैं कि आप जिन लोगों को अपनी सेवाओं को स्वीकार करना चाहते हैं, वे कौन हैं।
 जब से आप कई लोगों के सामने आए हैं जो किसी न किसी तरह से मदद करते रहे हैं, तो आप बेहतर जानते हैं।
 इसके अलावा, ऐसे कई लोग हैं जिन्हें आप स्वीकार करना चाहते हैं।
 ।
 इसलिए, पावती पृष्ठ लिखते समय आपको लोगों को विभिन्न श्रेणियों में वितरित करने और विभाजित करने की आवश्यकता होती है।
 कभी-कभी आप एक रिपोर्ट में या एक पुस्तक में भी पाएंगे, लोग अपने परिवार के सदस्यों और सभी को भी स्वीकार करते हैं, लेकिन आप इसे केवल शुरुआत में नहीं कर सकते क्योंकि आप एक संगठन में काम कर रहे हैं, जहां से आप एक रिपोर्ट लिखने जा रहे हैं और आप हैं उन लोगों के बारे में भी बात करने जा रहे हैं जिनकी आप वास्तव में सराहना करते हैं।
 आप सिर्फ बहुत भावुक तरीके से अपना आभार व्यक्त कर रहे हैं।
 तो, इसे 2 या 3 पैराग्राफ जितना छोटा होने दें, लेकिन तब भाषा बहुत विनम्र होनी चाहिए।
 उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं- मैं अपने निर्देशक श्री का शुक्रगुज़ार हूँ और इस तरह, मैं भी श्री और इस तरह के श्रीगणेश करने के लिए आभारी हूँ, डीन संकाय आदि लेकिन याद रखें, यदि आप एक ही पंक्ति को दोहराते हैं तो यह बहुत उबाऊ दिखाई देगा ।
 इसलिए, समय की जरूरत को बदलना है।
 पहले वाक्य में या पहले पैराग्राफ में, आप कहते हैं, मैं श्री की सेवाओं को स्वीकार करता हूं जैसे कि, दूसरे में आप कह सकते हैं कि अगर मैं भी स्वीकार करता हूं तो मैं बहुत संतुष्ट महसूस कर सकता हूं ... आप यह भी कह सकते हैं कि मैं आभारी हूं, मैं अपना भुगतान करता हूं श्री ऐसे और इस तरह के संबंध में।
 मैं अपने कर्तव्य में असफल हो जाऊंगा यदि मैं श्री और ऐसे को पावती नहीं देता हूं।
 श्रीमान के प्रति मेरी कृतज्ञता कहने का क्या मतलब है, मेरा मतलब है कि हर वाक्य, हर पैराग्राफ में एक किस्म होनी चाहिए।
 लेकिन याद रखें, विविधता का उपयोग करते समय, रूपक भाषा का उपयोग न करें ताकि लोग समझ न सकें।
 आपको बस इतना करना चाहिए- आपको भाषा का उपयोग करने की आवश्यकता है जो सरल है, हम इस बात पर चर्चा करेंगे कि आप रिपोर्ट लिखते समय भाषा का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
 और इस बात का ध्यान रखा जाता है कि आप गुड़ का इस्तेमाल न करें क्योंकि जिन लोगों को आप स्वीकार करने वाले हैं वे आपके जैसे अक्षरों के आदमी नहीं हैं।
 इसलिए, भाषा को यथासंभव सरल होने दें।
 पावती भाग के बगल में, सामग्री की तालिका आती है।
 अब दोस्तों, आपको याद है कि पिछले व्याख्यान में हमने एक रूपरेखा के बारे में बात की थी।
 और यहां हम सामग्री की तालिका के बारे में बात करने जा रहे हैं।
 रूपरेखा में, हमने कहा कि यह वास्तव में पूरी जानकारी का कई भागों में विभाजन है।
 सामग्री की तालिका में भी, यह वास्तव में पुस्तक के पूरे मामले का कई हिस्सों में विभाजन है।
 लेकिन यहाँ अंतर की बात यह है कि आउटलाइन में हमारे पास पेजिनेशन नहीं था, मेरा मतलब है कि हमने पेज नंबरों का उपयोग नहीं किया है, लेकिन यहाँ हम पेज नंबरों का उपयोग कर रहे हैं।
 सामग्री की तालिका लिखते समय, आपको कुछ मानदंडों का पालन करना होगा, पहला है-- बीच में सामग्री की तालिका लिखें, मेरा मतलब है, केंद्र या शीर्ष।
 और फिर कृपया कुछ स्थान छोड़ दें और पहला आइटम जो सामग्री की प्रत्येक तालिका में आता है, प्रस्तावना है, फिर पावती आएगी और फिर सार आएगा यदि आपने अपनी रिपोर्ट में सार भी संलग्न किया है और फिर आगे विभाजन या आगे के शीर्षक होंगे, अध्याय आपकी रिपोर्ट के शीर्षक।
 लेकिन, कृपया याद रखें कि जब आप प्रस्तावना और पावती और अमूर्त लिख रहे हैं, तो उन्हें इटैलिक में होना चाहिए और नंबरिंग वार भी उन्हें रोमन में कहना लिखा जाएगा।
 और असली पृष्ठ पर अंक लगाना शुरू हो जाएगा।
 और फिर, परिचय से वास्तविक अंकन शुरू हो जाएगा।
 यह संख्या, यहां आपको कई उपखंड देने की आवश्यकता नहीं है, आप कई लोगों को अक्सर जानते हैं, आप जानते हैं, वे अक्सर इस विचार से प्रेरित होते हैं कि उन्हें उपखंड भी प्रदान करना चाहिए।
 यह आवश्यक नहीं है कि आपको केवल शीर्षक प्रदान करना चाहिए क्योंकि पूरा मामला पुस्तक में या रिपोर्ट में है और फिर अंत में, परिशिष्ट और ग्रंथ सूची जो भी सामग्री की तालिका का हिस्सा बनेगी।
 इसके अलावा, आप अपनी रिपोर्ट में पाएंगे कि चित्र की कुछ सूचियाँ होंगी।
 अब, इन दृष्टांतों की सूची क्या है, हम चर्चा करेंगे।
 तो, आप चित्रों की सूची भी लिखेंगे, और फिर आपकी रिपोर्ट में कई टेबल और चार्ट और सभी हो सकते हैं।
 कुछ मामलों में आप सामग्री की तालिका में उनका उल्लेख करने से बच सकते हैं, लेकिन आजकल कई लेखक उन्हें प्रदान करना भी महत्वपूर्ण समझते हैं।
 इसलिए, यदि आप उन्हें प्रदान करने जा रहे हैं, लेकिन यदि आप नहीं हैं, तो यह अनिवार्य नहीं है, बल्कि सार और सारांश आता है।
 अब, यहाँ भी आपको समझने की आवश्यकता है, लेकिन इससे पहले कि हम दृष्टांतों के बारे में बात करें, ये दृष्टांतों की सूची क्या है? जब आप एक तकनीकी रिपोर्ट लिख रहे हैं तो ऐसा नहीं है कि आप केवल मौखिक जानकारी, लिखित जानकारी प्रदान कर रहे हैं।
 जैसा कि मैंने बार-बार कहा है कि कई लोग ऐसे हैं जिनके पास पूरी रिपोर्ट पढ़ने के लिए ज्यादा समय नहीं है।
 इसलिए, उन्हें समझने की आवश्यकता है कि क्या उन्हें वास्तव में समझने की आवश्यकता है प्रवृत्ति है, वे भी उपयोग करते हैं वे इसे कुछ ग्राफ़ के माध्यम से जानना चाहते हैं कि क्या यह आयताकार रेखांकन, पाई चार्ट या जो भी हो।
 इसलिए, ये सभी चित्रण जो कि आपकी रिपोर्ट में हैं, लेकिन फिर इस क्रम में कि आप उन्हें कुछ और विशेषाधिकार देने जा रहे हैं, आपने एक अलग सूची प्रदान की है, जहाँ आपने उल्लेख किया है और सूची में आपने सारणी और चार्ट की संख्या का उल्लेख किया है नंबर।
 और वहां भी आप इन पेज नंबर का उल्लेख कर सकते हैं।
 अब सार या सारांश आता है।
 अब दोनों के बीच बुनियादी अंतर क्या है और वे क्यों महत्वपूर्ण हैं? मान लीजिए आप एक सम्मेलन के लिए जा रहे हैं तो आप वहां पेपर पढ़ने जा रहे हैं।
 तो, क्या उम्मीद है? सबसे पहले, उन्होंने वास्तव में आपको एक सार भेजने के लिए कहा था।
 एक सार वास्तव में है, एक संक्षिप्त तरीके से यह आपके पेपर या आपकी प्रस्तुति या आपके लिखित कार्य का संघनित रूप है।
 तो, इसे इस तरह से लिखा जाना चाहिए क्योंकि यह सार लोगों को यह समझने में मदद करता है कि यह पूरी रिपोर्ट क्या है।
 तो, एक बहुत ही संक्षिप्त तरीके से, एक बहुत ही संक्षिप्त तरीके से आप उन्हें प्रदान करने जा रहे हैं कि यह रिपोर्ट क्या है।
 यह वास्तव में आपके अध्ययन के मुख्य फोकस के बारे में बात करता है।
 लेकिन जब आप सारांश के बारे में बात करते हैं, तो सारांश किसी तरह सार से अधिक लंबा होता है।
 सार बहुत छोटा है, बहुत छोटे तरीके से लिखा गया है और यहां आप कुछ मुख्य शब्द भी प्रदान करते हैं कि यह रिपोर्ट क्या है, आपने क्या किया है, लेकिन जब आप सारांश के बारे में बात कर रहे हैं तो यह थोड़ा लंबा होगा।
 सारांश में, आप पूरी रिपोर्ट के बारे में बात करते हैं, कुछ मामलों में लोग कार्यकारी सारांश का भी उपयोग करते हैं जहां वे पूरी रिपोर्ट का विवरण प्रदान करते हैं, लेकिन बहुत संक्षिप्त तरीके से।
 यद्यपि यह संक्षिप्त हो सकता है, यह 1.5 या 2 पृष्ठों तक जा सकता है, लेकिन उस भाषा को याद रखें जिसे आप एक सार के साथ-साथ एक सारांश में उपयोग करेंगे, जिसमें एक प्रकार की तटस्थता का पालन करना होगा।
 मेरा मतलब है कि व्यापार संचार के सभी स्रोतों में भाषा हमेशा एक प्रकार की टुकड़ी होगी और इसे वैज्ञानिक विवरण के लिए सही होना चाहिए।
 यह बहुत सारे जारगनों और सभी का उपयोग करके भाषा के अतिरिक्त फूलों की तरह नहीं होना चाहिए।
 इसलिए, इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए कि आप रिपोर्ट लिखते समय।
 जब आप रिपोर्ट लिख रहे हैं, और जब आप संरचनात्मक भाग में हैं और आप सारांश लिख रहे हैं तो यह इस तरह से होना है कि जो लोग इसे पढ़ने जा रहे हैं, उन्हें कुछ ज्ञान हो, क्योंकि आपके अमूर्त माध्यम से आप तैयारी कर रहे हैं उन्हें अपनी रिपोर्ट पढ़ने के लिए।
 अगला कार्यकारी सारांश है।
 इसलिए, यहां हमें एक कार्यकारी सारांश क्या है, इस पर कुछ प्रकाश डालना चाहिए।
 जैसा कि मैंने पहले कहा, यह वास्तव में पूरी रिपोर्ट संक्षेप में है।
 मेरा मतलब है, आप के साथ शुरू करते हैं, आप थोड़ा बहुत, बहुत कम पृष्ठभूमि के बारे में बात कर सकते हैं क्योंकि इसके लिए आपको बहुत कुछ करना होगा जब आप रिपोर्ट के मुख्य भाग को शुरू करते हैं, लेकिन यहां आप इस बारे में बात करने जा रहे हैं कि आप क्यों हैं इस रिपोर्ट को लिखना, आप इस पेपर को क्यों लिख रहे हैं।
 इसलिए, विषय वाक्य को पहचानें, और विभिन्न तरीकों से विभिन्न पैराग्राफ प्रदान करें, विषय वाक्यों को अलग-अलग पैराग्राफों में डालकर पहचानें।
 और मुख्य विषय और अधीनस्थों के बीच सामंजस्य होना चाहिए।
 कृपया अपनी रिपोर्ट के उद्देश्यों का उल्लेख करें, अमूर्त लोगों में निष्कर्ष यह भी देखना चाहिए कि उन्होंने कार्यप्रणाली का उल्लेख किया है।
 मेरा मतलब है कि वे अपनी रिपोर्ट को कैसे आगे बढ़ाएंगे कि वे अपनी रिपोर्ट में आगे कैसे बढ़ेंगे और अगर सिफारिशें हैं।
 क्योंकि जब लोग अमूर्त को देखते हैं तो वे यह देखने की स्थिति में भी होते हैं कि अमूर्त क्या है और आगे का पेपर कैसा होगा, यह लोगों में आपकी रिपोर्ट पढ़ने की इच्छा पैदा करता है।
 प्रिय दोस्तों, जब हम प्रीफ़टोरियल मैटेरियल या फ्रंट मैटर के बारे में बात करते हैं, तो कवर पेज से राइट टू टाइटल पेज तक सभी आइटम, कॉपीराइट पेज के सामने वाले को, पावती को नोटिस, और फिर सार, सारांश, इलस्ट्रेशन, सभी उन्हें वास्तव में बस हिस्से हैं और वे मुख्य भाग तैयार करते हैं।
 यही कारण है कि हम उन्हें पूर्वनिर्मित सामग्री कहते हैं।
 लेकिन जब हमने प्रीफेटोरियल सामग्रियों को पूरा करने का काम किया है, तो हमें केवल मुख्य चर्चा और फिर पिछले मामले पर जाना है।
 हम दोनों मुख्य भाग के बारे में और साथ ही पीछे के मामले में विस्तार से बात कर रहे हैं जो इस प्रकार है।
 तब तक आपको यह सोचना चाहिए कि क्या आप रिपोर्ट के पूर्व-भाग को समझने में सक्षम हैं।
 आपका बहुत बहुत धन्यवाद।