Structure of Reports - Part-II-n5iQh5mTuuA

पिछले व्याख्यान में, हमने रिपोर्ट की संरचना के बारे में बात की थी और संरचना की चर्चा करते समय, हमने रिपोर्ट संरचना के पहले भाग पर चर्चा की, जो कि पूर्वपरिभाषित सामग्री या फ्रंट मैटर है।
 सामने के मामले को समझने के बाद, अब समय आ गया है जब हम रिपोर्ट के मुख्य भागों को समझें।
 जब आप इमारत शुरू करते हैं, तो आप नींव रखते हैं और फिर आप इसे ईंट से ईंट बनाना शुरू करते हैं।
 इसलिए, जब नींव खत्म हो जाती है, तो हम यह देखना चाहते हैं कि दीवार कैसे ऊपर आती है।
 तो, रिपोर्ट की चर्चा वास्तव में रिपोर्ट का दर्पण है।
 अब, चर्चा के तत्व क्या हैं और चर्चा का हिस्सा क्या होना चाहिए? जैसा कि हमने पहले कहा था कि रिपोर्ट के मुख्य तत्व परिचय हैं, फिर चर्चा, फिर निष्कर्ष और सिफारिशें, जिसका अर्थ है कि रिपोर्ट के मुख्य भाग को 4 भाग मिले हैं और पहला भाग परिचय है ।
 मान लीजिए कि आप किसी विशेष विषय पर एक रिपोर्ट लिखने जा रहे हैं; किसी विशेष विषय पर, आपके पाठक जानना चाहेंगे कि समस्या क्या है, क्योंकि रिपोर्ट का अगला भाग कुछ भी नहीं है, लेकिन वास्तविक रिपोर्ट की संरचना मुख्य निकाय और प्रस्तावना के साथ शुरू होती है।
 इसलिए, परिचय में, कुछ भागों को ध्यान में रखा जाना चाहिए जिससे समस्या का विश्लेषण किया जाना है।
 पाठक वास्तव में यह जानने के लिए इच्छुक है कि समस्या की पृष्ठभूमि क्या है; वास्तव में क्या होने जा रहा है और तब कुछ होने जा रहा है; यह कैसे होने जा रहा है क्योंकि डेटा संग्रह पर चर्चा करते समय, हमने इसके बारे में बात की और फिर डेटा का विश्लेषण किया जाना है और यह चर्चा भाग में किया जाएगा।
 अब, एक रिपोर्ट के परिचयात्मक भाग या रिपोर्ट के मुख्य भाग में कुछ आइटम होते हैं जिन्हें वास्तव में उचित समझ की आवश्यकता होती है।
 पहले एक ऐतिहासिक पृष्ठभूमि है; आपको समस्या की ऐतिहासिक पृष्ठभूमि और प्राधिकरण के इस कथन के माध्यम से समझने की आवश्यकता है।
 जैसा कि हम कह रहे हैं कि जब आप संदर्भ की शर्तों से गुजरते हैं, तो समस्या का उल्लेख संदर्भ के संदर्भ में और संदर्भ की शर्तों और प्राधिकरण के प्रकाश में किया जाता है, आप वास्तव में रिपोर्ट की शुरुआत।
 इसलिए, पहले आप अपने पाठकों को मामले की पृष्ठभूमि प्रदान करने जा रहे हैं।
 मान लीजिए, आप प्रदूषण, वायु प्रदूषण के बारे में बात करने जा रहे हैं; मान लीजिए, आप किसी विशेष संगठन के बारे में बात करने जा रहे हैं, जहाँ आप अनुपस्थिति या किसी विशेष संगठन के बारे में बात करने जा रहे हैं, आप प्रौद्योगिकी के उपयोग के बारे में बात करने जा रहे हैं और सभी स्वाभाविक रूप से, आपको यह साबित करने की आवश्यकता है क्योंकि, आप जानते हैं, नहीं रिपोर्ट तब तक लिखी जा सकती है जब तक कि कोई समस्या न हो और तब तक क्योंकि हर रिपोर्ट उस मामले के लिए कहती है कि तकनीकी रिपोर्ट एक समस्या का समाधान है या किसी समस्या का समाधान प्रदान करेगी।
 इसलिए, जब आप पृष्ठभूमि में पृष्ठभूमि प्रदान करते हैं, तो आप न केवल संगठन के बारे में, बल्कि समस्या के बारे में भी बात करने जा रहे हैं।
 मान लीजिए, कोई इस तरह के क्षेत्र में बेरोजगारी की समस्या पर एक रिपोर्ट लिखने जा रहा है।
 तो, उसे उस क्षेत्र के बारे में संक्षिप्त परिचय प्रदान करना होगा, किसी प्रौद्योगिकी क्षेत्र में कहना होगा या किसी अन्य क्षेत्र में कहेंगे, ऑटोमोबाइल उद्योग में।
 तो, आप इस मामले की पृष्ठभूमि और फिर परिकल्पना प्रदान करेंगे, मेरा मतलब है कि समस्या की अवधारणा; यही कारण है; यह समस्या कैसे हुई और अब वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है; ये सभी आपको उस व्यक्ति द्वारा संदर्भ के संदर्भ में प्रदान किए गए हैं, जिसने आपको रिपोर्ट लिखने का कार्य सौंपा है।
 फिर, आपको समस्या के दायरे का भी उल्लेख करना होगा; मान लीजिए आप किसी समस्या के बारे में बात कर रहे हैं; आपको इस बारे में बात करने की भी आवश्यकता है कि यह उस इलाके के लोगों को कैसे प्रभावित करेगा; उस संगठन या विशेष समुदाय के कर्मचारी क्योंकि आप किसी विशेष संगठन या समुदाय में किसी समस्या के बारे में बात करने जा रहे हैं, स्वाभाविक रूप से आपको इस दायरे के बारे में बात करने की भी आवश्यकता है।
 इसके अलावा, याद रखें कि जब आप रिपोर्ट में समस्या का समाधान देने जा रहे हैं और जब आप डेटा एकत्र कर रहे हैं; क्या आपको लगता है कि आपने जो डेटा एकत्र किया है और जो रिपोर्ट आपने तैयार की है, वह सभी पर लागू की जा सकती है या इसकी कुछ सीमाएँ हैं।
 इसलिए, जब आप डेटा एकत्र कर रहे थे; हो सकता है कि आप कुछ अड़चनों या चुनौतियों या जो भी आए हों।
 तो, परिचय में ही; रिपोर्ट की शुरुआत में ही; आप न केवल डेटा की कार्यप्रणाली के बारे में बात करने जा रहे हैं, लेकिन फिर आप यह भी मतलब करेंगे कि आपके पास डेटा संग्रह की विधि या जिस तरह से आपने डेटा एकत्र किया है, लेकिन हर विधि में, कुछ सीमा है जैसे कि हर समाधान में, कुछ सीमा हो सकती है।
 इसलिए, आप रिपोर्ट की सीमाओं के बारे में भी बात करेंगे क्योंकि हो सकता है कि आपके द्वारा किए गए निष्कर्ष सभी पर लागू न हों।
 इसलिए, इसलिए आपको सीमाओं का उल्लेख करने की आवश्यकता है, फिर डेटा संग्रह के स्रोत और तरीके आते हैं, आपको याद है जब हम डेटा संग्रह के तरीकों पर चर्चा कर रहे हैं, तो हमने अवलोकन के तरीकों में से एक के बारे में बात की थी, फिर हमने भी बात की।
 टेलीफोनिक साक्षात्कार, हमने व्यक्तिगत साक्षात्कार और फिर प्रश्नावली के बारे में भी बात की।
 लेकिन क्या महत्व है कि डेटा संग्रह की प्रत्येक विधि एक ऐसा तरीका नहीं है जो हर दर्शक या हर समस्या के लिए उपयुक्त हो क्योंकि आप यह नहीं कह सकते कि यह अंतिम समाधान है, शायद कुछ सीमाओं के कारण या कोई सीमाएँ नहीं थीं जो रिपोर्ट हो सकती थी।
 किसी तरह अलग।
 इसलिए, आप न केवल उन स्रोतों का उल्लेख करते हैं जिनके द्वारा और जिसके माध्यम से आपने डेटा एकत्र किया है और आपके द्वारा डेटा संग्रह के लिए आवेदन की गई विधि है, तो जब आप रिपोर्ट लिखेंगे तो आप कुछ निश्चित तकनीकी शर्तों के साथ आएंगे और whenthe रिपोर्ट पूर्ण और ifyou इसे संशोधित करने और इसे पढ़ने के लिए आप पाएंगे कि कुछ तकनीकी शब्द उन लोगों के लिए मुश्किल हो सकते हैं जो उस विशेष क्षेत्र या क्षेत्र से संबंधित नहीं हैं, जिसके लिए आपने रिपोर्ट लिखी है।
 लेकिन तब से आपकी रिपोर्ट किसी को भी पढ़ी जा सकती है और सभी लोग कहते हैं कि आपको कुछ शर्तों की परिभाषा प्रदान करनी चाहिए क्योंकि जो व्यक्ति कार्रवाई करने जा रहा है या बॉस जो अंततः आपके द्वारा दिए गए समाधान को समझता है वह व्यक्ति नहीं हो सकता है उस क्षेत्र का अनुभव होना जिसमें आपने रिपोर्ट लिखी है।
 इसलिए, यदि कुछ शर्तों की परिभाषा के माध्यम से स्पष्टीकरण की कुछ मात्रा प्रदान की जाती है, तो शायद यह आसान हो जाएगा, रिपोर्ट पढ़ने का कार्य आसान हो जाएगा और फिर अंत में, रिपोर्ट पूर्वावलोकन।
 इसलिए, यदि आप इन सभी तत्वों पर विचार करते हैं, तो कुछ रिपोर्टों में एक व्यक्ति रिपोर्ट के विभाजन को भी प्रस्तुत करता है, रिपोर्ट को इन खंडों में विभाजित किया गया है, पहला खंड इस बारे में दूसरी बात करता है और इस बारे में बात करता है।
 इसलिए, जब परिचय रिपोर्ट के अगले भाग के आपके मुख्य निकाय का पहला भाग तैयार करता है, तो अत्यंत महत्व की चर्चा क्या है।
 अब, यदि परिचय रिपोर्ट के पढ़ने का मार्ग प्रशस्त करता है, तो यह वास्तव में चर्चा है कि जहां पूरा नाटक होता है, वह संपूर्ण डेटा है जिसे आपने एकत्र किया है।
 अब डेटा का एक विश्लेषण है कि क्यों; जब आप एक विश्लेषण करते हैं और यदि यह एक तकनीकी रिपोर्ट है, तो आप पाएंगे कि आपके द्वारा एकत्र किए गए डेटा को उचित विश्लेषण की आवश्यकता है क्योंकि जब तक आप इसका विश्लेषण नहीं करते हैं, तब तक आप इसकी व्याख्या करते हैं, लोग इसे समझ नहीं पाएंगे क्योंकि यह आपकी व्याख्या है और आपका विश्लेषण बहुत तार्किक तरीके से, बहुत तार्किक तरीके से, आपकी रिपोर्ट के निष्कर्ष तक पहुँचने में आपकी मदद करते हैं।
 इसलिए, यह चर्चा का हिस्सा है, लेकिन याद रखें जैसा कि मैंने पहले कहा था कि आपकी रिपोर्ट शुरू होती है और आपको रिपोर्ट के आइटम नंबर करने होते हैं।
 तो, आपका परिचय एक नंबर एक होगा और चर्चा से, यह वह होगा जिसे आप चर्चा में डाल सकते हैं और चर्चा में, आपके द्वारा ज्ञात प्रत्येक आइटम में और विभाजन होंगे क्योंकि चर्चा में ही कई खंड होंगे।
 तो, आप उन्हें विभाजित करेंगे और आप यहां दशमलव संख्या का पालन करेंगे, आपके पास अपने डेटा का विश्लेषण करने की स्वतंत्रता है; डेटा इकट्ठा और प्रस्तुत किया गया है, लेकिन डेटा का एक उचित विश्लेषण; आप वास्तव में अपने पाठकों को वास्तविक समस्या को समझना चाहते हैं और फिर यह समस्या क्यों आई; इस बारे में क्या कहना है; आप अपने डेटा के माध्यम से कैसे व्याख्या और मूल्यांकन करके दिखा सकते हैं कि कैसे एक विशेष प्रवृत्ति उभरती है ये सभी बहुत महत्वपूर्ण हैं।
 तो, आप एक उचित विश्लेषण प्रदान करने जा रहे हैं और बहुत ही स्पष्ट तरीके से जानते हैं कि क्यों; जब मैं स्पष्ट तरीके से कहता हूं; मुझे उस भाषा के बारे में भी जानकारी है जो आप उपयोग करेंगे, निश्चित रूप से, हम एक अलग अनुभाग में भाषा के उपयोग के बारे में बात करेंगे और फिर चर्चा में ही।
 आप निष्कर्षों, शोध समस्या, चर्चा के प्रकार के साथ अपने संबंधों के बारे में बात कर रहे होंगे जो आप कर रहे हैं और जब आप डेटा का विश्लेषण कर रहे हैं, तो आप वास्तव में हैं क्योंकि यह एक तरह की व्याख्या है और यह एक तरह का विश्लेषण है।
 वास्तव में किसी भी निष्कर्ष पर पहुंचने के लिए आपको फ़र्श करना।
 क्योंकि आपका निष्कर्ष, आपकी रिपोर्ट का निष्कर्ष पूरी तरह से आपके द्वारा किए गए विश्लेषण पर आधारित होगा।
 उदाहरण के लिए, आप एक संगठन में या संस्थान की कल्पना में अनुपस्थिति की समस्या के बारे में बात कर रहे हैं, कई क्षेत्र हो सकते हैं, लेकिन जब तक और जब तक आपके पास डेटा न हो, आप विश्लेषण नहीं कर सकते हैं कि लोग बहुत लापरवाही से कह सकते हैं कि चूंकि वे ईमानदार नहीं हैं, वे अनुपस्थित हो जाते हैं, लेकिन तब जब आप इसका विश्लेषण करते हैं और जब आपके पास डेटा उपलब्ध होता है तो आप समझ सकते हैं कि कुछ लोगों की व्यक्तिगत समस्या हो सकती है।
 तब आप यह भी समझ सकते हैं कि कुछ लोग वास्तव में उस इकाई को पसंद नहीं करते हैं जिसमें वे फिर से काम कर रहे हैं आप यह भी पा सकते हैं कि कुछ लोग अपनी इकाई या उसकी इकाई में संचार पैटर्न के प्रकार के कारण अपने मालिकों के साथ अच्छी तरह से नहीं जाते हैं।
 फिर से, विभिन्न प्रकार के क्षेत्र हो सकते हैं, लेकिन इन सभी क्षेत्रों में, आप केवल तभी समझ पाएंगे जब आपके पास डेटा होगा और आप उन्हें व्याख्या करने का मौका देंगे।
 इसलिए, एक बार जब आप डेटा की व्याख्या कर चुके होते हैं और विश्लेषण करते हैं कि आप एक तरह का अनुमान लगा रहे हैं या आप एक तरह का निष्कर्ष निकाल रहे हैं।
 तो, आपको निष्कर्षों का वर्णन करना होगा और वर्णन करना होगा।
 इसलिए, जब आप वर्णन कर रहे हैं तो आप भी कई बार महसूस कर सकते हैं कि उन्हें सारणीबद्ध तरीके से किया जा सकता है; वास्तव में, उदाहरण के लिए उदाहरण के माध्यम से भी किया जा सकता है, मान लीजिए कि आप दस साल के डेटा पर काम कर रहे हैं।
 इसलिए, ग्राफ के माध्यम से, चार्ट के माध्यम से या कुछ अन्य रेखाचित्रों के माध्यम से तुलनात्मक विश्लेषण दिखाने के लिए आप यह दिखा सकते हैं कि और इसके अलावा यह उन लोगों के लिए फायदेमंद है जो वास्तव में समय कम चलाते हैं।
 वे केवल ग्राफ़ और चार्ट को देखेंगे और वे समझने की कोशिश करेंगे क्योंकि आप जानते हैं कि दृश्य क्रियाओं की तुलना में अधिक काम करते हैं और यही कारण है कि यह याद है, लेकिन जब आप उन दृश्यों को डाल रहे हैं, तो वे वास्तव में लाइन या सिंक में होना चाहिए इस चर्चा के साथ कि अब आप जिस तरह से अपने डेटा की व्याख्या कर रहे हैं और उसका विश्लेषण कर रहे हैं, सूचनात्मक रिपोर्ट में यह संभव नहीं है।
 लेकिन जब यह एक विश्लेषणात्मक रिपोर्ट या एक रिपोर्ट होती है जिसे वास्तव में बहुत अधिक व्याख्या की आवश्यकता होती है तो आप न केवल सवाल उठाते हैं, बल्कि आप जवाब भी देते हैं।
 लेकिन आप कैसे जवाब देते हैं? आप उपलब्ध डेटा की सहायता से उत्तर देते हैं।
 इसलिए, आप समस्या के कथनों का उत्तर देते हैं और अंत में, बहुत व्याख्या और विश्लेषण करके, आप वास्तव में चर्चा को एक करीब लाने की कोशिश कर रहे हैं, लेकिन इससे पहले कि आप इसे एक नज़दीकी में लाएँ, आप वास्तव में देखते हैं कि यह कुछ ऐसा नहीं है जिसकी कल्पना की जाए या ऐसा कुछ नहीं जो एक प्रस्ताव से निकला हो।
 बल्कि, यह वास्तव में एक तर्क पर आधारित होता है या किसी तथ्य पर आधारित होता है, अन्यथा आपका निष्कर्ष लोप हो सकता है और यह केवल यह दिखाएगा कि आपने कोई निष्कर्ष नहीं निकाला है और न ही कोई निष्कर्ष निकाला है।
 लेकिन जब आप निष्कर्ष निकालते हैं, तो कृपया देखें, विश्लेषण के आधार पर तार्किक निष्कर्षों और निर्णयों को आकर्षित करें, यह यहां है कुछ लोग बस समझते हैं कि उन्हें निष्कर्ष लिखना होगा।
 लेकिन निष्कर्ष जो उन्हें लगता है।
 नहीं, निष्कर्ष पूरी तरह से विश्लेषण पर आधारित होना चाहिए, जिसे कोई नई जानकारी नहीं दी गई है, निष्कर्ष में होना चाहिए।
 निष्कर्ष वास्तव में आपको यह प्रदान करना चाहिए कि आपने अपनी व्याख्या, मूल्यांकन, तर्क और जो कुछ भी किया है और जब आप ये सब कर रहे हैं और जब आप निष्कर्ष पर पहुंचे हैं, तो बहुत कुछ करने के बाद डेटा से इकट्ठा किया है।
 अब आपके पास एक बात और ध्यान में रखने वाली है --- आप अपनी रिपोर्ट को 30 पेजों में बताए गए निष्कर्ष को कैसे लिखें।
 लेकिन निष्कर्ष यह कि आप लिख रहे हैं; लिखने के लिए जा रहा है निष्कर्ष बहुत संक्षिप्त होना चाहिए; हो सकता है कि यह एक पृष्ठ का हो, 2 पृष्ठों में से किसी एक का निष्कर्ष हो सकता है, लेकिन यह देखा गया है कि चूंकि लोगों के पास समय की कमी है, इसलिए उनके पास बहुत सारी प्रतिबद्धताएं हैं, वे कई व्यस्त पेशेवरों ने अक्सर कहा है कि वे केवल निष्कर्ष देखना चाहते हैं और वे वे रिपोर्ट में जो चित्र हैं, उन्हें भी देखना चाहते हैं।
 इसलिए, जब आप निष्कर्ष निकालने जा रहे हैं, तो आप निष्कर्ष को बहुत ही रसीले तरीके से लिखना पसंद कर सकते हैं, लेकिन फिर इन सभी निष्कर्षों को चिह्नित करें, मीaybe एक पैराग्राफ में निष्कर्ष प्रदान करना संभव नहीं है निष्कर्ष भी गिने जा सकते हैं, लेकिन जब आप निष्कर्ष दे रहे हैं यह देखें कि आपका निष्कर्ष पूरी तरह से विश्लेषण पर आधारित है जो बनाया गया है।
 अब, फिर से एक बात जो आप निष्कर्ष प्रदान करने के बाद पूछ सकते हैं ------ क्या यह वास्तव में आवश्यक है कि आपको सिफारिश प्रदान करनी चाहिए।
 अब, एक बार फिर उस रिपोर्ट की परिभाषा पर वापस जाते हैं जहाँ हमने कहा था कि यह एक औपचारिक बयान है।
 यह वास्तव में लेखन का एक औपचारिक टुकड़ा है जहां निष्कर्ष पर आने के लिए डेटा का विश्लेषण किया जाता है, लेकिन सिफारिश लिखने के लिए, आप तब तक अपनी सिफारिश नहीं दे सकते जब तक कि आपको सिफारिश देने के लिए नहीं कहा जाता है, यह सिफारिश देने के लिए बेहतर नहीं है।
 लेकिन यहां तक कि अगर आपको लगता है या यहां तक कि अगर आपको सिफारिश देने के लिए कहा जाता है, तो 3 तरीके हैं जो आप सिफारिश लिख सकते हैं; मेरा मतलब है कि अस्थायी; अस्थायी का अर्थ है कि इस निष्कर्ष पर आधारित; आप एक अनुशंसा प्रदान कर रहे हैं जो कभी-कभी संभव हो सकती है, ऐसे लोग हैं जो अनुशंसाएँ देते हैं जो संभव नहीं हैं।
 इसलिए, ऐसी कार्रवाई की अनुशंसा करने के लिए न जाएं, जिसे पूरा नहीं किया जा सकता।
 कुछ लोग सिफारिश देते हैं जहां वे कहते हैं कि सिफारिश लिखने के दौरान आपके द्वारा ज्ञात एकमात्र समाधान हो सकता है।
 बेशक, कोई भी नहीं है, आप जानते हैं कि व्यक्तित्व को निष्कर्ष के साथ-साथ निष्कर्ष में और दोनों के बीच नहीं आना चाहिए, आप उस रिपोर्ट में क्या हुआ है, इसके आधार पर एक कार्रवाई की सिफारिश कर रहे हैं।
 तो, यह एक समाधान प्रदान करता है; यह अनुशंसा के लिए एक प्रकार की सहमति प्रदान करता है, लेकिन कुछ लोग हैं जो वास्तव में सिफारिश देते हैं जो बहुत आक्रामक प्रतीत होती हैं, वे हो सकते हैं जब वे एक कार्रवाई का सुझाव देते हैं तो कहते हैं कि यह वास्तव में बहुत महत्वपूर्ण है, इसके बिना यह नहीं हो सकता सामाप्त करो।
 तो, आप निश्चित रूप से, आपके पास सिफारिश देने की स्वतंत्रता है, लेकिन यह देखें कि जब आप अपनी सिफारिश करते हैं, तो कुछ मात्रा में व्यवहार्यता होनी चाहिए क्योंकि आपकी सिफारिश के आधार पर कुछ कार्रवाई की जाएगी और यदि आप बस निष्कर्ष पर पहुंच गए हैं तो और सिफारिश के लिए जो अपने आप में एक आविष्कार है, स्वाभाविक रूप से संचार के रूप में रिपोर्ट विफल हो जाएगी।
 इसलिए, एक कार्रवाई की सिफारिश करते समय कृपया देखें कि आप एक प्रकार का संतुलन बनाए रखें जो आप सत्य प्रदान कर रहे हैं, लेकिन आप उन कार्यों की सिफारिश कर रहे हैं जो व्यवहार्य हैं।
 अब वहाँ के मुख्य निकाय कर रहे हैं; क्या महत्व है यह समझने के लिए कि एक रिपोर्ट में केवल सामने का मामला और मुख्य निकाय नहीं होता है, लेकिन एक रिपोर्ट में भी पीछे का मामला होता है।
 अब सवाल यह है कि वास्तव में पीछे के मामले में क्या आना चाहिए और विभिन्न वस्तुएं कौन सी हैं, जिन्हें वापस मामले को तैयार करना चाहिए।
 जब आप रिपोर्ट लिख रहे हैं; आप पाएंगे क्योंकि जब आप रिपोर्ट लिखते हैं तो आप एक तरह से लिखते हैं जहाँ आप सभी प्रकार के विश्लेषण और सभी प्रकार की व्याख्या और मूल्यांकन प्रदान करना चाहते हैं।
 लेकिन कुछ बिंदु हैं जो आपको लग सकते हैं कि उदाहरण के लिए कहे जाने वाले पाठकों के विचारों के प्रवाह को अवरुद्ध कर सकते हैं, आपने डेटा एकत्र किया है और आपने प्रश्नावली या व्यक्तिगत साक्षात्कार की मदद से डेटा एकत्र किया है और इसलिए, जब आप होते हैं चर्चा करना और यह अगर आप साक्षात्कार सीट या चर्चा के बीच में प्रश्नावली प्रदान करते हैं जो बहुत बोझिल प्रतीत होगा।
 इसलिए, यह तय करते समय कि किस मामले को पीछे के मामले में जाना चाहिए, क्योंकि निश्चित रूप से जानकारी के कुछ टुकड़े हैं, जो महत्वपूर्ण हैं।
 लेकिन उतना महत्वपूर्ण नहीं है कि उन्हें उस चर्चा में रखा जाए जिसे वे वास्तव में डाल सकते हैं क्योंकि वे सहायक सामग्री हैं।
 तो, ये सहायक सामग्री आप पीछे की ओर रख सकते हैं और उसके लिए यदि आपको लगता है कि जानकारी के बहुत सारे टुकड़े हैं जो वास्तव में एक पाठक जानना और समझना चाहेंगे; वे कैसे समर्थन करते हैं और कैसे वे उचित ठहराते हैं; आप उन्हें कई खंडों में रख सकते हैं और हर अनुभाग को नाम देना होगा।
 इसके लिए आपको कुछ प्रकार के परिशिष्टों की आवश्यकता है।
 यदि ऐसी जानकारी के टुकड़े लंबे हैं और उनकी संख्या बहुत अधिक है; आप उन्हें परिशिष्ट A, परिशिष्ट B और परिशिष्ट C. में विभाजित कर सकते हैं।
 यह केवल एक बहुत ही ईमानदार है और बहुत रुचि रखने वाले पाठकों को कहना है; कौन जानना चाहेगा; रिपोर्ट लेखक इस तरह के समाधान के लिए कैसे आया है और बाद में, वे परामर्श करेंगे या वे पीछे के मामले से परामर्श करेंगे जहां इन सभी साक्षात्कार पत्रक फिर ये चार्ट इस प्रश्न को चार्ट करते हैं इन सभी चीजों को इस मामले में रखा जा सकता है।
 इसके बाद संदर्भों की सूची आती है; अब जब भी आप कोई रिपोर्ट लिखते हैं, तो आपकी रिपोर्ट डेटा पर आधारित होती है, लेकिन फिर अपनी बात को साबित करने के लिए, आप उस क्षेत्र के कुछ अन्य विशेषज्ञों द्वारा कुछ अन्य टिप्पणियों की मदद भी लेते हैं और जैसा कि मैंने पहले भी कहा है, जबकि आप जानकारी निकाल रहे हैं और जब आप नोट कर रहे हैं, अगर आप किसी और से बोली लगाने जा रहे हैं तो आपको वह उद्धरण में डालना होगा।
 लेकिन अब यहाँ संदर्भों की सूची में एक स्थान है; यदि आपको लगता है कि आपके संदर्भ या आपकी सहायक सामग्री उचित है, तो आप जो कह रहे हैं, वह वास्तव में या तो ग्रंथ सूची में या संदर्भों की सूची में डाल सकता है।
 हमें दोनों के बीच के अंतर को भी समझना होगा और फिर हमारे पास एक शब्दावली और फिर सूचकांक भी होगा।
 अब सबसे पहली बात जो समझना है; अपनी रिपोर्ट कैसे दर्ज करें।
 अब जब आप अपनी रिपोर्ट का दस्तावेजीकरण करेंगे; आप क्या करते हैं, आप वास्तव में पुस्तकों की सूची को कागजात की सूची प्रदान करते हैं, पत्रिकाओं की एक सूची है जिसमें से आपने जानकारी के लिए जानकारी के टुकड़े इकट्ठे किए हैं जिसके लिए आप अपनी रिपोर्ट का दस्तावेजीकरण करते हैं।
 आपकी रिपोर्ट या आपके निष्कर्ष और सिफारिशें तब तक सही नहीं समझी जा सकती हैं जब तक कि उनके पास कुछ औचित्य नहीं है और इसके लिए आपको उल्लेख करना चाहिए, आपको चाहिए एक ग्रंथ सूची और संदर्भों की एक सूची प्रदान करें; आपको दोनों के बीच के अंतर को समझने की जरूरत है।
 वास्तव में एक ग्रंथ सूची क्या है? ग्रंथ सूची वास्तव में उन पुस्तकों की सूची है जिन्हें आपने परामर्श दिया है, वे इस तरह से डेटा नहीं हैं, लेकिन फिर वे माध्यमिक डेटा हैं और जब आप सूची में सूचीबद्ध हैं, तो आप ग्रंथ सूची सेक्शन में ग्रंथसूची डेटा डाल सकते हैं।
 शायद आपने सभी पुस्तकों से उद्धृत नहीं किया है।
 लेकिन एक पाठक के रूप में भले ही यह मैं हो या भले ही आप यह जानना चाहते हैं क्योंकि यदि आपकी रुचि आपके भीतर बनी रहती है तो आप कुछ और जानकारी भी प्राप्त करना चाहेंगे।
 इसलिए, जब आप ग्रंथ सूची के नाम का उल्लेख करने जा रहे हैं तो ग्रंथ सूची अनुभाग; यह वास्तव में अन्य शोधकर्ताओं अन्य पाठकों अन्य लोगों को उस क्षेत्र में रुचि रखने में मदद करेगा।
 तो, एक उचित प्रविष्टि होनी चाहिए और जिसे एक उचित प्रारूपण के साथ किया जाना है और शैली की ग्रंथ सूची को वर्णानुक्रम में प्रदान किया गया है, जबकि, आप जानते हैं कि यदि आप पाते हैं कि एक कोड या संदर्भ बहुत कम हैं, तो संदर्भ हो सकते हैं फुटनोट के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है मेरा मतलब है कि यदि आप एक पृष्ठ पर कुछ डाल रहे हैं और यदि आप; यदि संख्या कम है, तो आप उसे उसी पृष्ठ पर फुटनोट में रख सकते हैं।
 लेकिन अगर आपको लगता है कि बहुत सारे हैं तो आप इसे रिपोर्ट के अंत की ओर ले जा सकते हैं, या तो उद्धृत कार्यों में या ग्रंथ सूची या संदर्भों की सूची में।
 संदर्भों की सूची और ग्रंथ सूची के बीच मूल अंतर यह है कि जबकि संदर्भों की सूची बहुत विशेष है।
 मेरा मतलब है कि अगर आपने कुछ उद्धृत किया है, तो यह अनिवार्य है कि आप उस का उल्लेख करें, जबकि ग्रंथ सूची में यह पूरी सूची है।
 जहाँ आपको लगता है कि इस देवदूत ने एक ग्रंथ सूची लिखने वालों को आगे पढ़ने के लिए इस्तेमाल किया; पाठ संबंधी संदर्भ और अन्य कार्य जो आप भर आए होंगे और जो आपको लगता है कि एक पाठक के रूप में अन्य लोग भी रुचि लेना चाहेंगे।
 हालाँकि यह सूची व्यापक है कि शायद आपने उन सभी को नोट किया है या उन सभी से उद्धृत किया है, लेकिन पाठकों के रूप में; वे निश्चित रूप से इस बात से रूबरू होंगे कि संदर्भों की एक सूची के रूप में मैंने पहले कहा था कि केवल वे हैं जो आपने अपने अध्ययन के पाठ में या अपनी रिपोर्ट के पाठ में उद्धृत किए हैं, लेकिन फिर करते समय।
 इसलिए, वहाँ areseveral तरीके बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करते हैं कि आप किस शैली का अनुसरण करने जा रहे हैं? कई प्रशस्ति पत्र शैली में हैं।
 विज्ञान के लोग APA शैली का अनुसरण करते हैं, जबकि एक सामाजिक विज्ञान में वे MLA प्रलेखन शैली का पालन करते हैं।
 लेकिन, फिर आपको प्रविष्टियों की ग्रंथ सूची और साथ ही संदर्भों की सूची बनाने के आदेश को समझना चाहिए।
 इसलिए, पहला लेखक का नाम है, लेकिन जब आप लेखक का नाम प्रदान करते हैं, यदि आप इसे फुटनोट्स में लिखते हैं; यह पूरा एक है; जबकि, यदि आप इसे ग्रंथ सूची में लिखते हैं, तो यह आपके द्वारा ज्ञात उपनाम से शुरू होता है; अगर लेखक का नाम हेनरी विलियम्स है।
 तो, विलियम पहले आएगा, अल्पविराम और फिर आएगा हेनरी, इसके अलावा अगर आप इसे एपीए शैली में फॉलो कर रहे हैं; वर्ष का नाम लेखक के नाम के ठीक बाद आता है, जबकि विधायक में वर्ष का उल्लेख अंत तक होता है।
 और फिर संपादक का नाम या किताब का नाम और फिर प्रकाशन की जगह का नाम श्रृंखला का, फिर प्रकाशन का वर्ष और फिर पृष्ठ संख्या और फिर कई प्रकार हो सकते हैं।
 मान लीजिए; कभी-कभी आप एक पुस्तक से उद्धृत करते हैं जो एक लेखक द्वारा होती है जबकि दूसरे अवसर पर, आप एक पुस्तक से उद्धृत करते हैं जो दो लेखकों द्वारा होती है।
 कभी-कभी एक पुस्तक से जो 3 लेखकों द्वारा होती है।
 कभी-कभी, यह एक कॉर्पोरेट लेखक द्वारा होता है, कभी-कभी, यह एक ईमेल प्रविष्टि है; कभी-कभी, यह तत्कालीन लेख है; कभी-कभी, यह एक पुस्तक में एक निबंध है; कभी-कभी, यह एक संपादित पुस्तक से होता है; कभी-कभी, यह कुछ शोध से अलग है; कभी-कभी, यह एक अमूर्त से होता है।
 इसलिए, विभिन्न प्रकार की जानकारी है जिसे आप कॉल करते हैं और आप इसे से उद्धृत करने जा रहे हैं।
 आइए हम एक उदाहरण देखें कि हम एक ग्रंथ सूची कैसे लिख सकते हैं, जैसा कि मैंने कहा कि शैली के आधार पर आप मान रहे हैं कि आप एमएलए शैली की सीट का अनुसरण कर रहे हैं, तो आपको इस तरह का अनुसरण करना होगा; उदाहरण के लिए, अगर हम किसी चीज़ के बारे में बात कर रहे हैं।
 कि आप शोध पत्र के लेखकों के लिए MLA हैंडबुक से उद्धृत हैं, देखें कि लेखक का नाम जोसेफ गिब्लाडी है।
 तो, पहला नाम जोसेफ है, लेकिन यह उपनाम के साथ शुरू होगा और फिर जोसेफ आएगा और फिर किताब का नाम इटैलिक्स में होगा, फिर जोड़ और फिर जगह।
 मान लीजिए कि यह न्यूयॉर्क से है, तो हम न्यूयॉर्क और फिर प्रेस का नाम लिखेंगे; अगर यह प्रेंटिस हॉल है; अप्रेंटिस हॉल या OUPand तो वर्ष।
 लेकिन एपीए के संदर्भ में; यह2004बिल जिबली जोसेफ के बाद आता है जैसे कि अगर यह अखबार का एक लेख है; सहज रूप में; हम Thecontributor या लेखक का नाम लिखेंगे और फिर हम लेख का शीर्षक लिखेंगे और उसके बाद पत्रिका का नाम या अखबार का नाम कभी-कभी लोग भी पसंद करेंगे जैसे कि इटैलिक।
 कभी-कभी, वे अभ्यास के आधार पर इसे रेखांकित करते हैं जो भी संभव है और जो कुछ भी आपके संगठन में एक व्यावहारिक है, उसका पालन करना है।
 अगला शब्दावली है, यह वास्तव में एक शब्दकोष है जो आपको सभी तकनीकी शब्दों की एक सूची प्रदान करता है, लेकिन फिर इसे वर्णानुक्रम में भी प्रदान किया जाता है।
 कहते हैं, अगर मुझे एक विशेष शब्द में दिलचस्पी है, स्वाभाविक रूप से, मैं शब्दावली में जाऊंगा और अगर वहाँ हैं लेकिन देखें कि क्या संख्या कम है; यह एक शब्दावली प्रदान करने के लिए संभव नहीं है यदि संख्या 10-20 से अधिक है या सैकड़ों कहते हैं, तो वास्तव में शब्दावली प्रदान करना अनिवार्य है।
 शब्दावली के मामले में, एक और बात है जो एक रिपोर्ट में भी जोड़ी जा सकती है।
 यह सूचकांक है।
 अत्यधिक लंबी रिपोर्ट में केवल अनुक्रमणिका हो सकती है, मान लीजिए कि आप किसी विशेष भाग में जाना चाहते हैं।
 इसलिए, सूचकांक में, आप पाएंगे कि सूचकांक को भी वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया गया है, लेकिन यह एक मुख्य विषय और फिर एक उप-विषयक के रूप में दिया गया है।
 अब, एक बार जब आप रिपोर्ट के इन सभी संरचनात्मक तत्वों को जान लेते हैं, तो आप रिपोर्ट लिखने के लिए तैयार होने के लिए उचित फ्रेम में हैं।
 लेकिन याद रखें कि बहुत सी जानकारी होना और रिपोर्ट के संरचनात्मक भाग के बारे में जानना; जिस तरह की भाषा आप लागू करेंगे या आप एक रिपोर्ट का मसौदा तैयार करने जा रहे हैं, उसका उपयोग करने के बारे में जानने के लिए भी अत्यंत महत्व का है।
 प्रिय मित्रों! रिपोर्ट के लेखकों के रूप में, आपको अतिरिक्त सावधानी और सतर्कता बरतने की आवश्यकता है क्योंकि yourreport न केवल एक व्यक्ति के रूप में, बल्कि आपके संगठन के सदस्य के रूप में भी प्रतिनिधित्व करता है, क्योंकि आपके संगठन की संपूर्ण प्रतिष्ठा भी इस तरह की रिपोर्टों पर निर्भर करती है उस संगठन के पेशेवरों द्वारा ड्राफ्ट या लिखा जा रहा है।
 इसलिए, रिपोर्ट का मसौदा तैयार करते समय सावधानी बरती जानी चाहिए, लेकिन यह केवल जानकारी ही नहीं है।
 बल्कि यह जानकारी कैसे प्रदान की जाने वाली है या प्रदान की जाने वाली है? भाषा का सूक्ष्म उपयोग करके ताकि हर कोई यह समझ सके कि रिपोर्ट किस बारे में है और किसी समस्या के समाधान को जानने में सभी की मदद की जा सकती है।
 मुझे पूरी उम्मीद है कि इन दोनों रणनीतियों और रिपोर्ट की संरचना को समझकर आप एक रिपोर्ट के बारे में सोचना शुरू करने के लिए दिमाग के एक उचित फ्रेम में हैं।
 लेकिन रिपोर्ट लिखने से पहले हमें यह समझने की कोशिश करें कि हम किस तरह की भाषा का इस्तेमाल कर सकते हैं।
 हम अगले व्याख्यान में रिपोर्ट भाषा के बारे में बात करेंगे।
 तब तक के लिए आपका बहुत-बहुत धन्यवाद।
 आपका दिन शुभ हो।