33. softskill_Meeting Management-SGYKyZwZB8c.txt

    1. శుభోదయం ! బినోద్ మిశ్రా గారి సాఫ్ట్ స్కిల్స్ ఉపన్యాసాలకు స్వాగతం.
    2. ప్రస్తుతం మనం గ్రూప్ కమ్యూనికేషన్ స్కిల్స్ భాగంలో ఉన్నాము. పూర్వపు ఉపన్యాసంలో సమూహ కమ్యూనికేషన్ నైపుణ్యాల గురించి తెలుసుకున్నాము. ఇవాళ మనం సమావేశం (Meeting) నిర్వహణ నైపుణ్యాల గురించి చర్చిద్దాం.
    3. మానవులుగా మనకు సమూహాలుగా ఏర్పడే స్వభావం ఉన్నదని తెలుసుకున్నాం.
    4. సమావేశ నిర్వహణ నైపుణ్యాల గురించి తెలుసుకునే ముందు సమావేశాలoటే ఏమిటో చూద్దాం.
    5. మనం సమూహ చర్చలలో నాయకత్వ ఇంకా ఇతర లక్షణాలు ఎలా ప్రదర్శించ బడతాయో తెలుసుకున్నాం. అయితే ఒక సంస్థలో మీరు ఉన్నప్పుడు, లేదా చేరినప్పుడు ఈ రోజు చాలా సమయం సమావేశాల్లో గడిచిపోయిందని ఫ్రొఫేషనల్స్ అనడం వింటూoటాం.
    6. కొన్నిసార్లు వ్యక్తులు ఈ సమావేశాల గురించి ఆందోళన చెందుతారు. ఇవి క్రమానుసారంగా, పక్షానికి, నెలకు, లేదా రెండు నెలల కొకసారి సంస్థలలో ఏర్పాటు చేయబడతాయి.
    7. మీరు ఒక సమావేశానికి వెళ్ళాలంటే అక్కడ మీరు ఏదో ఒకటి చేయాలి. ఆ సమావేశం యొక్క ప్రయోజనం ఏమిటి ? మనం సమావేశం యొక్క వివిధ విధులు, మరియు వ్యక్తిగా సమావేశంలో మీ పాత్ర గురించి, సమావేశాలు ఎలా ఉపయోగ పడతాయో చర్చిద్దాం. ఎందుకంటే సమావేశాల్లో ఎక్కువ  సమయం వెచ్చించామని అంటారు.
    8. సమయం అనేది చాలా ముఖ్యమైనప్పటికీ ముందుగా సమావేశం యొక్క విధుల గురించి తెలుసుకొందాం.
    9. సమావేశం అంటే ఏమిటి?  సమావేశం చాలా మంది ప్రజల సమావేశం. 
    10. 2 లేదా 3 లేదా అనేక మంది వ్యక్తులు ఒక నిర్ధిష్ట లక్ష్యం కోసం వ్యవస్థీకృత పద్ధతిలో ఒకచోట సమకూడటం.
    11. అయితో సమావేశం యొక్క వివిధ విధులేంటి ? మొదటగా, ఎప్పుడైనా సమావేశం ఏర్పాటు చేయబడితే దానికి కొన్ని లక్ష్యాలు, ప్రయోజనాలు ఉంటాయి.
    12. సమాచార మార్పిడి కోసం ముఖ్యంగా సమావేశం ఏర్పాటు చేస్తారు. ఇంకా అనేక లాభాలు కూడా ఉంటాయి. వీటిని కూడా మేము చర్చిస్తాము. మీ వద్ద కొత్త సమాచారం ఉంది.  మీ సంస్థ లేదా విభాగపు అధిపతి.
    13. మీ వద్ద నున్న కొత్త సమాచారాన్ని మీరు అందరికీ ప్రసారం చేయాలనుకుంటే సమూహ సమావేశాన్ని మీ విభాగంలో ఏర్పాటు చేయాలి.
    14. సమావేశం లో సమాచార భాగస్వామ్యం యొక్క పని ఉంది.
    15. ఎప్పుడైతే మీరు ఒక సంస్థలో కొత్తగా చేరతారో, కొత్త సభ్యుడుగా, మీకు సంస్థ గురించి తెలియదు. కానీ సంస్థలో పని చేయాలంటే ఆ సంస్థ యొక్క లావాదేవీలు, ఉద్దేశాలు, సంస్థలో మీ పాత్ర వీటన్నిటి గురించి తెలుసుకోవాల్సిన అవసరం ఉంది.
    16. దీని కొరకై మీరు మొదట్లో కొంత శిక్షణ పొందాల్సి ఉంటుంది. అది కూడా సమావేశ ఉద్దేశ్యం కావచ్చు.
    17. ప్రస్తుత కాలంలో సంస్థలలో అప్పుడపుడూ అనేక కొత్త కొత్త మార్పులు వస్తాయి. కొత్త ఉత్పత్తులు, పద్ధతులు, విధానాలు మారుతుంటాయి. బహుళ సంస్కృతి గ్లోబల్ ప్రపంచంలో ప్రతీ క్షణం మార్పులుంటాయి.
    18. కాబట్టి ఒక సంస్థలో ఉద్యోగులందరూ తమ మారిన పాత్రల గురించి, తాము అవి ఎలా పోషించాలో తప్పక తెలుసుకోవడం చాలా అవసరం. 
    19. కాబట్టి ఈ రకమైన శిక్షణ ఇవ్వడానికి సమావేశం ఏర్పాటు చేయ్యచ్చు. ఒకోసారి సంస్థలోని ఒక ప్రత్యేక విభాగంలో ఏర్పడిన సమస్యలకు పరిష్కారం కనుగొని నిర్ణయం తీసుకోడానికి కూడా సమావేశాలు జరుపుతారు.
    20. కొన్నిసార్లు సమస్యల పరిష్కారం కోసం సమావేశాలు జరుపుతారు ఎందుకంటే, సమూహాల్లో విభిన్న నేపధ్యాలు, అనుభవాలు కలిగిన అనేక మంది వ్యక్తుల కూడిక మంచి వనరుగా ఉపయోగపడుతుంది.
    21. కాబట్టి సమస్య పరిష్కారం సమావేశం యొక్క   ముఖ్య విధి.
    22. కొన్నిసార్లు సంస్థలు సంక్షోభంలో ఇరుకున్న క్లిష్ల సమయంలో, సరియైన సమాధానం పొందడానికి సమావేశాలు ఏర్పాటు చేస్తారు. ఎందుకంటే సంస్థ సమస్యల గురించి తెలుసుకోవటం ఉద్యోగులందరి ప్రథమ బాధ్యత.
    23. సమస్య పరిష్కారం సమావేశం యొక్క పని. 
    24. అందువల్ల సమస్యలు ఉన్నాయి. 
    25. కాబట్టి సమస్యలు వచ్చినపుడు మీ నాయకుడు ఒక సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేసి సంక్లిష్ట పరిస్థితిని ఎలా దాటాలో చర్చల ద్వారా సమాధానాల్ని పొందుతాడు.
    26. కొన్ని సందర్భాలలో ఒక పని పురోగతి అవుతుండగా, దాని ప్రగతి గురించి తెలుసుకోవటానికి, లేదా పని పూర్తి అయినప్పుడు, ఏదైనా సమస్య వలన ఒక ఉత్పత్తి లేదా విధానం ఆగిపోయినపుడు ప్రణాళిక రూపొందించటానికి సమావేశం జరుగుతుంది.
    27. కనుక పరిస్థితిని అర్ధం చేసుకోవడానికి, ఒక నిర్ధిష్ట ఉత్పత్తి లేదా నిర్ధిష్ట విధానం యొక్క ప్రక్రియకు వాస్తవానికి ఆటంకం కలిగించే సమస్యను అర్ధం చేసుకోవడానికి, ప్రణాళిక కోసం సమావేశం జరుగుతుంది. 
    28. అందువల్ల సమావేశం ప్రణాళిక కోసం కూడా జరుగుతుంది. 
    29. కొన్ని సార్లు కొత్త విషయాల గురించి వేసే ప్రణాళికలో మీ సంస్థ అధిపతికి సమస్య ఎదురౌతుంది. వినియోగదారులు లేదా వాటాదారుల ఆలోచనల సంఘర్షణ వలన సమస్యలు ఏర్పడతాయి. ఆ సందర్భాన్ని అధిగమించటానికి సమావేశాన్ని ఏర్పరుస్తారు.
    30. ప్రణాళికను సాధించడానికి సమావేశం అవసరం. 
    31. ఈ కాలంలో చాలా కొత్త ఉత్పత్తులను ప్రవేశపెడుతున్నారు. కాని ఈ కాలంలో చాలా కొత్త మార్గాలు ప్రవేశ పెట్టారు.
    32. మీరు రవాణా మార్గాల ఉదాహరణను తీసుకుంటే, మొదట మీరు చాలా తక్కువ దూరం ఒక ప్రదేశం నుండి మరొక ప్రదేశానికి వెళుతుంటే మీరు రిక్షాను అద్దెకు తీసుకుంటారు.
    33. ఈ రోజుల్లో, చాలా కొత్త విషయాలు వెలువడ్డాయి, అది మార్చబడింది.
    34. ఉదాహారణకు ఇ-రిక్షా ఉంది. అది వినూత్న వాహనం.
    35. అయితే దాన్ని ప్రవేశపెట్టే ముందు అది సాధ్యపడుతుందో గమనించాలి.
    36. మీరు కొత్త ఉత్పత్తిని ప్రవేశపెట్టే ముందు మీరు ఒక డెమో ఇవ్వాలి.
    37. మీ అంతర్గత సభ్యులకు ఆ ఉత్పత్తిని గురించి వివరాలను తెలియజేయాలి. అప్పుడే మీరు డెమో చేసినపుడు దాన్లోని లోపాలు తెలుస్తాయి. లేదా ఏ కొత్త విషయాలు జోడించాలో తెలుసుకోగలరు. కాబట్టి సమావేశం ద్వారా నిర్ణయాలు తీసుకోవచ్చు. 
    38. కొన్నిసార్లు చాలా సమావేశాలు ఒకే చర్చలో మాత్రమే ఉంటాయి మరియు ఎటువంటి నిర్ణయం లేదు, కానీ ప్రధానంగా అన్ని సమావేశాలు ఒక నిర్ణయానికి రావాలి. సమావేశాల్లో నిర్ణయాలు తీసుకోక పోయినా కొన్నిసార్లు అది సాధ్యం.
    39. సమావేశం యొక్క ప్రాముఖ్యత తెలుసుకున్నాం కదా. ఇపుడు సమావేశం ఎలా నిర్వహించాలో, దానికి కావల్సిన నైపుణ్యాలేమిటో, ప్రభావంతంగా, సమావేశాల వలన సమయం వ్యర్థం అవుతుందనే ఆరోపణలు ఎదుర్కొని, సమావేశాలు అర్థవంతమని ఎలా చెప్పాలో నేర్చుకుందాము.
    40. ఇపుడు ఎలా ముందుకు వెళ్లాలి? సమావేశాల గురించి కొన్ని ఫిర్యాదులు ఎప్పుడూ ఉంటాయి. 
    41. అయితే సమావేశాల గురించి నోటీసు వస్తే ఆశ్చర్యపోతాం.
    42. మనం నోటీసులు, సమావేశ అంశాలు ఎలా వ్రాయాలో రచనా విభాగంలో నేర్చుకున్నాం. ఇక్కడ సమూహ కమ్యూనికేషన్ లో ఒక  భాగం. 
    43. సమావేశం లో ఏమి జరుగుతుంది, దానిని  ఎలా అర్థవంతంగా నిర్వహించాలో తెలుసుకుందాం.
    44. సమావేశాలలో సమయం వృధా మరియు తరువాత, మేము కారణం కనుగొనడం ప్రారంభిస్తాము.
    45. సమావేశం గురించి వచ్చే ఫిర్యాదులలో ఎక్కువగా అవి నిర్ణయం తీసుకోలేక పోతాయని, సరిగ్గా చేయని ప్రణాళిక వలన సమావేశం విఫలమైందని, కేవలం 2 గంటల ముందే సమావేశ నోటీసు అందిందని అంటారు.
    46. ఇలాంటి సందర్భాలలో సమావేశంలో పాల్గొనే సభ్యులకు సమావేశ అజెండా తెలియదు, తెలిసినా తయారుగా ఉండలేరు.
    47. కొన్నిసార్లు విఫల నాయకత్వం కారణంగా సమావేశం సరిగ్గా జరగదు.
    48. నాయకత్వ లక్షణాలు మనకు తెలుసుకదా.
    49. చాలా సందర్భాలలో నాయకత్వ వైఫల్యం వలన సరియైన నిర్ణయాలు తీసుకోవటం లేదా వాటిని అమలు పరచటం జరుగదు.
    50. కొన్నిసార్లు ఉద్యోగులుగా మనం సమావేశాల్లో పాల్గొనలేం.
    51. ఒకోసారి చాలా ఎక్కువ సమావేశాలుంటాయి. మీరు ప్రతీవారం సమావేశానికి వెళ్లాల్సి వస్తే, అది చాలా సాధారణ వ్యవహారంగా భావించి అన్యమనస్కంగా వెళతారు. ఈ అశ్రద్ధ వలన, పాల్గొనే వారి సంఖ్య తగ్గి సమావేశాలు ఒక సరియైన ముగింపుకు రాలేవు.
    52. మీరు ఒక సమావేశం కోసం ప్రణాళిక తయారు చేయాలంటే మీకు దాని గురించి తెలిసి ఉండాలి.
    53. అత్యవసర సమావేశాలుండవచ్చు. కానీ తక్కువ వ్యవధిలో ఏర్పాటు చేయబడిన సమావేశాల్లో సరియైన ఫలితం రాదు.
    54. కాబట్టి ప్రభావ వంతమైన సమావేశాలు నిర్వహించడానికి ఏం చేయాలో ఒక నాయకుడిగా, విభాగపు అధిపతిగా మీరు తప్పక తెలుసుకోవాలి.
    55. సమావేశానికి పిలవండి. 
    56. సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేసేముందు మీకై మీరు కొన్ని ప్రశ్నలు వేసుకుంటే సమావేశాలు అసంబద్ధంగా ఉండవు.
    57. అంటే అర్థరహితంగా ఉంటాయి. 
    58. అన్ని సమావేశాల ఉద్దేశం నిర్ణయాలు, ఫలితాలు పొందటానికే కాబట్టి అది మనం నిర్వహించే తీరుపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
    59. కాబట్టి మనం ప్రశ్నవేసుకుందాo.
    60. ఈ సమావేశం ఎందుకు?  దాన్ని ఆపడం స్ఆధ్యం కాదా? అంటే కేవలం చర్చకోసం కాదు కదా.
    61. అందులో చాలా ప్రశ్నలు లీనమై ఉంటాయి.
    62. మొదటి ప్రశ్న సమావేశం ఎందుకు ఏర్పాటు చేస్తున్నారు?. ఈ సమావేశం ఏర్పాటుకు కారణమేంటో మిమ్మల్ని మీరు ప్రశ్నించుకోండి.
    63. ఆ ప్రశ్నకు సంతృప్తికరమైన సమాధానం లభిస్తే, కారణాలు తెలిస్తే, ఎవరిని పిలవాలో నిర్ణయించుకోండి.
    64. ఎందుకంటే సమావేశానికి వచ్చే అందరి వ్యక్తులది, మీది సమయం చాలా ముఖ్యమైనది కాబట్టి.
    65. సమయం మీకే కాదు ఇతర వ్యక్తులకు కూడా. 
    66. సమావేశానికి వచ్చే అందరు వ్యక్తులు ఒకే స్థలంలో, ఒకే ప్రదేశంలో ఉండకపోవచ్చు.
    67. దూర ప్రాంతాల నుండి ప్రయాణమై రావల్సి ఉండచ్చు.
    68. కాబట్టి సమావేశానికి అత్యవసరమైన వ్యక్తులని మాత్రమే పిలవాలి.
    69. నిరుపయోగంగా, అనవసరంగా అందర్నీ పిలవద్దు.
    70. సమయం గురించి మళ్ళీ ప్రశ్న వస్తుంది. 
    71. సమావేశం జరిగే సమయాన్ని, స్థలాన్ని కూడా నిర్థారించాలి. వీటి వలన కూడా సమావేశ ఉద్దేశ్యం, కారణాలు స్పష్టమౌతాయి.
    72. సమావేశానికి వచ్చే వ్యక్తులు రావడానికి ఒక కారణం వారు మీకు నిర్ణయం తీసుకునే ప్రక్రియలో సహాయ పడేలా ఉండాలి.
    73. దీనికోసమై మీరు క్యాలెండర్ ను పరిశీలించాలి. సమావేశానికి వచ్చే అందరు వ్యక్తులకు మీరు ఇచ్చిన సమయం వీలుగా ఉండకపోవచ్చు. వారు తీరికగా లేకపోవచ్చు. సమావేశ వేదిక వారికి అనువైనదిగా ఉండకపోవచ్చు. సమావేశం అజెండా ముందుగానే అందజేస్తే వారికి ప్రథమ సమాచారం లభించి సమావేశంలో చర్చించే విషయాల గురించి అవగాహన ఏర్పడుతుంది.
    74. మీరు అన్ని ప్రశ్నలకు జవాబు పొందాక క్యాలెండర్ తనిఖీ చేయండి.
    75. సమావేశానికి అనువైన తేదీ ఏంటి ? సమావేశానికి హాజరయ్యే అందరికీ వీలుగా ఉండే తేదీయే అనువైనది.
    76. వారి వీలుని తెలుసుకోవటానికి వారందరిని సంప్రదించి వారు అందుబాటులో ఉంటారా లేదా అని తెలుసుకోవాలి. ఒకోసారి సమావేశానికి చాలా అత్యవసరమైన వ్యక్తికి ఒక విభాగంలోని అన్ని విషయాలు తెలిసి ఉంటాయి, అతని సమీక్ష చాలా అవసరం, కాని అతడు ఊరిలో లేడు. 
    77. అంటే ముందుగా అలాంటి ముఖ్యమైన వ్యక్తి వీలును తెలుసుకొని, తరువాత ఇతరుల వీలును కనుగొని వారిని ఫోన్ ద్వారా కాకుండా ఇ-మెయిల్ ద్వారా చాలా త్వరగా తెలియజేసే అవకాశం ఈ రోజుల్లో ఉంది.
    78. ఈ రోజుల్లో చాలా సాధ్యమైనందున మీరు ఎలక్ర్టానిక్ మెయిల్ ద్వారా సంధేశాలను పంపవచ్చు. 
    79. ముందు సమయం గురించి నిర్ధారించి తరువాత వేదిక గురించి ఆలోచించాలి.
    80. వేదిక గురించి ఆలోచించినప్పుడు చాలా విషయాలు ఉన్నాయి. 
    81. వేదిక అంటే ఏమిటి? సమావేశం జరిగే ప్రదేశం.  
    82. అంటే మీరు ముంబాయిలో ఉండి పుణేలో సమావేశం ఏర్పాటు చేయచ్చు. లేదా అందరికీ అనువుగా ఉండే దగ్గరి ప్రదేశంలో, ఎక్కడైతే అందరికీ వీలుగా ఉంటుందో అక్కడ ఏర్పాటు చేయవచ్చు. అనేక సమావేశాలు ఏర్పాటు చేయాలంటే ఎక్కవ ఖర్చు, లేకపోతే సమావేశ వేదికను మార్చవచ్చు.
    83. అయితే సమావేశానికి సరియైన సమయం గురించి చాలా మందికి విభిన్న అభిప్రాయాలుంటాయి.
    84. కొంతమందికి ఉదయం, కొంతమందికి మధ్యాహ్నం లేదా సాయంత్రం పూట సమావేశాలు వీలుగా అనిపిస్తాయి. ఎందుకంటే వారి వృత్తిని బట్టి, పనిని బట్టి వారు తమ ఉద్యోగం మరియు వ్యక్తిగత జీవితం మధ్య సమతుల్యత పాటించాలి కదా.
    85. అందుకే అందరినీ సంప్రదించి, ఈ విషయాలు గుర్తించి, వేదికను నిర్ణయించాలి.
    86. లేదు.
    87. ఒకసారి సమావేశం గురించి సమాచారాన్ని అందరికీ తెలిపిన తరువాత మీరు వేదికను ముందుగా పరిశీలించాల్సిన బాధ్యత ఉన్నది.
    88. ఎందుకంటే నిర్ణయించిన వేదిక లేదా హాలు పిలిచిన సభ్యులందరికీ సరిపోతుందా లేదా పరిశీలించాలి.
    89. అంటే 6-7 మంది ఉన్నా 20 మంది ఉన్నా ఆ హాలు సరిపోయేలా ఉండాలి.
    90. కనుక గదికి వసతి కలించాలా వద్దా అని మీరు నిర్ణయించుకోవాలి. 
    91. అంతే కాకుండా అక్కడ అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలు పనిచేస్తున్నాయా లేదా పరీక్షించాలి. సమావేశానికి కొంత ముందుగా కూడా పరీక్షించాలి. 
    92. అక్కడ కరెంట్ ఇంకా అన్ని ఎలక్ట్రికల్ పరికరాలు సరిగ్గా పని చేస్తున్నాయో లేదో చూడాలి. ఎండాకాలంలో సమావేశం జరిగితే, అక్కడ కూలర్స్, A/c వంటి సదుపాయాలు పనిచేస్తున్నాయో లేదో తెలుసుకోవాలి.
    93. సమాచారం పంపించేముందు మీ అజెండా క్రమపద్ధతిలో చక్కగా తయారు చేయబడిందో లేదో చూసుకోవాలి.
    94. అలాగే సమావేశం ప్రభావవంతంగా జరగాలంటే అక్కడికి వచ్చే ప్రతి సభ్యుడి కుర్చీ వద్ద అంటే 10-20 ఎంతమందైనా, ఒక పెన్ ప్యాడ్ ఉండేలా అమర్చాలి. ప్రతి సభ్యుడికి అందుబాటులో ఒక మైక్ ఉండేలా చూడాలి. తక్కువ లేదా ఎక్కువ సభ్యుల సంఖ్యని గమనించి అమర్చాలి.
    95. అoదరికీ ఉపాహార ,పానీయాల ఏర్పాట్లు మీ వద్ద ఉన్న డబ్బు మరియు శక్తిని బట్టి ఉంటాయి.
    96. సమావేశం మొదలైన తరువాత అజెండాను తప్పనిసరిగా అనుసరించాలి.
    97. అక్కడ ఉన్న నాయకుడు లేదా కార్యదర్శి ఈ సమావేశం అంశాలను వ్రాసుకుంటారు.
    98. ఎవరినైనా సమావేశ చర్చాంశాల విషయాలు వ్రాయడానికి లేదా రికార్డు చేయడానికి ఏర్పాటు చేసుకోవాలి. అయితే ఆ వ్యక్తికి ఏ విషయాలు రికార్డు చేయాలో, ఏవి చేయకూడదో తెలిసి ఉండాలి. ఎందుకంటే సమావేశం జరిగేటపుడు కొన్నిసార్లు చాలా అసాధారణ, అసంతోషకరమైన సందర్భాలు చోటుచేసుకుంటే వాటన్నిటినీ వ్రాయకూడదు. నిమిశాలు భాగం కాకూడదు.
    99. అలాగే సమావేశాన్ని సమయం ప్రకారం మొదలుపెట్టాలి.
    100. దయచేసి సమావేశాన్ని సమయానికి ప్రారంభించాలి. 
    101. ఎక్కువ మంది వచ్చినా, రాకపోయినా ముందుగా ప్రకటించిన సమయం ప్రకారం సమావేశం ప్రారంభమవాలి.
    102. కొంత మంది ఆలస్యంగా రావచ్చు.
    103. అజెండాని అనుసరించి పూర్తి భాగస్వామ్యాన్ని అనుమతించండి. 
    104. అoదరూ సమావేశంలో పాల్గొనేలా చూడటం నాయకునిగా మీ బాధ్యత.
    105. ఒక ప్రజాస్వామిక నాయకునిగా మీరు సభ్యులందరినీ నియమిస్తూ ఉంటే అందరూ సమావేశంలో పాల్గొంటారు.
    106. కొన్నిసార్లు చర్చ పక్కదారి పడుతుంది.
    107. ఒక నాయకునిగా లేదా విభాగపు అధిపతిగా సమావేశం విచలనం చెందాకుండా చూడటం మీ బాధ్యత.
    108. అలాగే సమావేశం సమయానికి ముగియాలి కూడా.
    109. ఎవరైతే సమావేశ అంశాలు వ్రాస్తారో వారు నిర్మాణాత్మక, పాజిటివ్ భాషని, స్వరాన్ని ఉపయోగించాలి. భాష తప్పక అధికారికంగా ఉండాలి.
    110. అంతేగాని అనధికారికంగా ఉండరాదు, ఎందుకంటే సమావేశం ఉద్దేశం పని సరిగ్గా జరిగేలా చూడటమే.
    111. సమావేశం మొదలైనాక అందులో పాల్గొనే సభ్యుడిగా మీరు మీ వంతు వచ్చేవరకు వేచి ఉండి అపుడే మాట్లాడాలి.
    112. ఒక నాయకునిగా, సమావేశంలో ఎవరైనా మాట్లాడకపోతే, పాల్గొనకపోతే గమనించి వారిని ప్రోత్సాహించి ఏదైనా మాట్లాడేలా చేయాలి. ఎవరైనా మాట్లాడిన విధానం, భాష నచ్చకపోయినా ఆ కోపాన్ని ప్రదర్శించరాదు.
    113. Mr.X, ఈ విషయంపై మీ అభిప్రాయం ఒక ఉద్యోగిగా చెప్పినా, మనమందరం ఈ సమావేశాన్ని విజయవంతం చేయాలి అని చెప్పాలి.
    114. కొన్ని మర్యాద పద్ధతులు పాటించాలి. అంటే ఈ కాలంలో మొబైల్ ఫోన్లు మన సమయాన్ని ఆక్రమించేస్తున్నాయి.
    115. కాబట్టి నాయకులే కాక ప్రతి ఒక్క సభ్యుడు తమ మొబైల్ ఫోన్ స్విఛాఫ్ చెయ్యాలి. సమావేశం సమయంలో వాడరాదు. అలాగే సమావేశాల్లో వ్యంగమైన భాష ఉపయోగించవద్దు.
    116. ఒకోసారి అజెండాలో ఉన్న విషయాలే కాకుండా ఇతర విషయాలు కూడా మాట్లాడటం వలన చర్చలో అనేక విషయాలు చోటు చేసుకుంటాయి.
    117. ఒకవేళ అలా విషయాలు చేయిదాటిపోతే, నాయకుడు ధూర్తమైన వ్యక్తిని నియoత్రణ చేయలేకపోతే, ఒక సభ్యునిగా మీరు "ఈ సమావేశం ముగిసిందా లేదా" అని అడగవచ్చు. అలా చెపితే వారికా సంకేతం అర్థమై సమావేశాన్ని ముగిస్తారు.
    118. సమావేశం ముగిసిన తరువాత, సమావేశ నాయకునికి ధన్యవాదాలు తెలపాలి. ఆ తరువాత సమావేశంలో చర్చించిన అన్ని అంశాల సారాంశం తీసుకొని భ్రదపరచాలి. అలాగే కార్యదర్శిగా అసాధారణ, అవాంఛనీయ ప్రవర్తన, విషయాలు రికార్డు చేయరాదు. సమావేశ అంశాలు అందరికీ ప్రసారం చేయబడతాయి అని సభ్యులకి ప్రకటించండి.
    119. కాబట్టి సమావేశ నాయకునిగా మీకు ముఖ్య పాత్ర ఉంది.
    120. సమావేశాన్ని ముగించడానికి ముందు అందరి వాదనలు విని, వాటి సారాంశం గ్రహించి, సమావేశ ఫలితాల్ని నిర్ధిష్టంగా గుర్తించాలి. అన్నీ పరిగణించి ఏదైనా చర్య తీసుకోవాలని అనుకుంటే ఆ బాధ్యతని కొంతమంది వ్యక్తులకు అప్పగించాలి.
    121. ఒక సమయ పరిమితినివ్వాలి. ఆ పనిని సరిగ్గా పూర్తి చేయడానికి సమయం కేటాయించాలి.
    122. ఆ పనిని సులభం చేయటానికి సమయ పరిమితి నిచ్చి, అది ఎలా జరుగుతుందో దర్యాప్తు చేయాలి.
    123. ఈ కాలంలో మనం ఏదో ఒక సంస్థలో, ఒక స్థాయిలో పనిచేయాలి. కాబట్టి మనకు ఈ నైపుణ్యాలని సమావేశం ప్రజ్ఞావంతంగా జరపటానికి అవసరమన్నది తెలుసుకోవాలి.
    124. అనేక వ్యక్తులు సమావేశమై, విషయాలు చర్చించి, చక్కగా ముగింపుకు వస్తే అది ఎల్లప్పుడూ మంచిది. ఏదైనా చర్య తీసుకోవాలంటే ఈ ముగింపులు అవసరం. కానీ కొన్నిసార్లు కష్టాలు ఏర్పడతాయి. అపుడు నాయకుడి పాత్ర మఖ్యం. 
    125. సమావేశంలో సభ్యులందరూ పాల్గొనేలా చూడటం, సమతుల్యం ఏర్పచడం నాయకుని బాధ్యత.
    126. ఎప్పుడైనా సమావేశంలో ఇద్దరు వ్యక్తుల మధ్య అసమ్మతి ఎక్కువై ఘర్షణకు దారితీస్తే నాయకుడు అది తెలుసుకొని, చర్చలో తటస్థత తెచ్చేందుకు ప్రయత్నించాలి. ఇదంతా పరుషమైన భాషలో కాకుండా మర్యాద పూర్వకమైన, ఒప్పించేలా, నచ్చేలా భాషను ఉపయోగించాలి.
    127. కొంతమంది సమావేశానికి ఆలస్యంగా వస్తారు.  
    128. వారిని ఏమీ అనకూడదు. వారికే ఆలస్యంగా వచ్చామని తెలుస్తుంది.
    129. నాయకులు మాట్లాడేటపుడు వారిని ఉద్దేశించి - మీరు లేకుండానే సమావేశం మొదలైంది. ఈ విషయాలు చర్చంచాము, ఇవి జరిగాయి అని చెప్తే చాలు.
    130. ఒక సఫలమైన, ప్రభావంతమైన సమావేశం జరగాలంటే ఆ బాధ్యత కేవలం నాయకుని పైనే కాక సభ్యులందరిపైనా ఉంటుంది.
    131. సభ్యుల మధ్య సమతుల్యత వలన ఫలవంతమైన చర్చలు జరిగి మంచి సూచనలు లభిస్తాయి. అర్థవంతంగా ఉంటుంది.
    132. మీరు అనేక సమావేశాల్లో పాల్గొనే అవకాశం వస్తుంది. అపుడు దయచేసి ఒక మూగ ప్రేక్షకునిగా, శ్రోతగా కాకుండా చలాకీ సభ్యునిగా పాల్గొంటే సమావేశ విజయానికి తోడ్పడగలరు.
    133. ధన్యవాదాలు !